PAGE學(xué)校疫情檔案匯編制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對(duì)學(xué)校疫情防控工作，規(guī)范疫情檔案管理，確保疫情防控期間各類文件、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)保存，為學(xué)校疫情防控決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校在疫情防控期間所形成的各類文件、資料、記錄等檔案的匯編管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校疫情防控工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理疫情防控過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：檔案整理、匯編應(yīng)符合國(guó)家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，遵循統(tǒng)一的格式和規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校疫情檔案匯編工作，制定檔案管理工作方針、政策和總體目標(biāo)。2.審核重要疫情檔案資料，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)疫情防控文件資料的收集、整理、初步審核，并按時(shí)移交至學(xué)校檔案管理部門(mén)。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)疫情檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。（三）檔案管理部門(mén)1.具體負(fù)責(zé)學(xué)校疫情檔案的匯編工作，包括文件資料的接收、分類、整理、編目、裝訂、存儲(chǔ)等。2.建立健全疫情檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保檔案的安全與完整。3.為學(xué)校各部門(mén)提供疫情檔案查詢、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定做好檔案利用登記工作。三、檔案收集范圍（一）上級(jí)文件1.國(guó)家、省、市等各級(jí)政府及教育主管部門(mén)發(fā)布的關(guān)于學(xué)校疫情防控工作的政策文件、通知、指令等。2.上級(jí)部門(mén)對(duì)學(xué)校疫情防控工作的檢查、指導(dǎo)意見(jiàn)及反饋材料。（二）學(xué)校文件1.學(xué)校疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組制定的各項(xiàng)工作方案、應(yīng)急預(yù)案、管理制度等。2.學(xué)校發(fā)布的關(guān)于疫情防控工作的通知、通告、公告等。3.學(xué)校在疫情防控期間召開(kāi)的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要，包括疫情防控工作部署會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、推進(jìn)會(huì)等。（三）師生健康信息1.師生每日健康打卡記錄，包括體溫、癥狀等信息。2.師生核酸檢測(cè)報(bào)告、疫苗接種情況記錄。3.師生因病缺勤、追蹤登記記錄。（四）防控物資管理資料1.防控物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、發(fā)票等。2.防控物資出入庫(kù)登記記錄，包括物資名稱、數(shù)量、領(lǐng)取人等信息。3.防控物資庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄。（五）教學(xué)與學(xué)生管理資料1.疫情期間教學(xué)工作調(diào)整方案，如線上教學(xué)安排、教學(xué)資源準(zhǔn)備等相關(guān)資料。2.學(xué)生管理工作資料，包括學(xué)生疫情防控教育記錄、學(xué)生活動(dòng)管理記錄等。（六）校園防控措施資料1.校園封閉管理方案及執(zhí)行記錄，包括人員出入登記、車輛管控等情況。2.校園環(huán)境衛(wèi)生清潔、消毒記錄，包括消毒時(shí)間、區(qū)域、消毒人員等信息。3.校園通風(fēng)換氣記錄。（七）疫情防控宣傳資料1.學(xué)校制作的疫情防控宣傳海報(bào)、手冊(cè)、視頻等資料。2.學(xué)校通過(guò)各種媒體平臺(tái)發(fā)布的疫情防控宣傳信息記錄。（八）疫情防控工作動(dòng)態(tài)與總結(jié)1.學(xué)校疫情防控工作每日動(dòng)態(tài)記錄，包括工作進(jìn)展、存在問(wèn)題及解決措施等。2.《學(xué)校疫情防控工作日?qǐng)?bào)》《周報(bào)》《月報(bào)》等工作匯報(bào)材料。3.學(xué)校疫情防控工作總結(jié)報(bào)告，包括工作成效、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)措施等內(nèi)容。四、檔案收集要求（一）及時(shí)性各部門(mén)應(yīng)在文件資料形成或事件結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交至學(xué)校檔案管理部門(mén)。一般情況下，臨時(shí)性文件應(yīng)在一周內(nèi)移交，重要文件應(yīng)在三天內(nèi)移交，緊急文件應(yīng)隨辦隨交。（二）完整性檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、簽批單、會(huì)議記錄等相關(guān)材料，確保能夠全面反映疫情防控工作的全貌。（三）準(zhǔn)確性檔案資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。對(duì)于文件中的關(guān)鍵信息，如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件經(jīng)過(guò)等，必須進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)，確保準(zhǔn)確記錄。（四）規(guī)范性1.檔案資料應(yīng)使用統(tǒng)一格式的紙張，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。2.文件資料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，編號(hào)連續(xù)，目錄清晰。五、檔案整理與分類（一）分類原則根據(jù)學(xué)校疫情防控工作的實(shí)際情況，按照文件的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，確保檔案分類科學(xué)合理，便于查找和利用。（二）具體分類1.綜合類：包括上級(jí)文件、學(xué)校文件、疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議記錄等綜合性文件資料。2.師生健康管理類：師生健康信息相關(guān)檔案。3.防控物資管理類：防控物資采購(gòu)、出入庫(kù)、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)等資料。4.教學(xué)與學(xué)生管理類：疫情期間教學(xué)工作調(diào)整及學(xué)生管理相關(guān)資料。5.校園防控措施類：校園封閉管理、環(huán)境衛(wèi)生清潔消毒、通風(fēng)換氣等記錄。6.疫情防控宣傳類：學(xué)校制作的疫情防控宣傳資料及發(fā)布的宣傳信息記錄。7.疫情防控工作動(dòng)態(tài)與總結(jié)類：疫情防控工作每日動(dòng)態(tài)、工作匯報(bào)材料及工作總結(jié)報(bào)告等。（三）整理方法1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件資料進(jìn)行排序，同一類別的文件按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。4.編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。5.對(duì)文件資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。六、檔案編目與編號(hào)（一）編目要求1.檔案編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，便于檢索和利用。2.編目信息應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。（二）編號(hào)規(guī)則1.學(xué)校疫情檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。例如，2022年綜合類檔案的編號(hào)為2022ZH001，其中“2022”表示年份，“ZH”表示綜合類，“001”為流水號(hào)。2.類別代碼按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，具體如下：綜合類：ZH師生健康管理類：JK防控物資管理類：WZ教學(xué)與學(xué)生管理類：JX校園防控措施類：KF疫情防控宣傳類：XC疫情防控工作動(dòng)態(tài)與總結(jié)類：ZT3.流水號(hào)從001開(kāi)始依次遞增，每個(gè)類別單獨(dú)編號(hào)。七、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門(mén)的疫情檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防磁等功能。2.檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.學(xué)校疫情檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：上級(jí)重要文件、學(xué)校疫情防控工作重大決策文件、疫情防控工作總結(jié)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案：師生健康信息、防控物資管理資料、教學(xué)與學(xué)生管理資料等，保管期限為10年。短期保管的檔案：疫情防控工作動(dòng)態(tài)記錄、校園防控措施記錄等，保管期限為3年。2.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)得到妥善保存。（三）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)疫情檔案進(jìn)行檢查維護(hù)，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，每月進(jìn)行一次局部抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（四）電子檔案管理1.對(duì)于學(xué)校疫情防控工作中形成的電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、整理、歸檔和存儲(chǔ)。2.電子檔案應(yīng)采用光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。八、檔案利用與借閱（一）利用范圍學(xué)校疫情檔案主要供學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)在疫情防控工作中查閱使用，為工作決策、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等提供參考依據(jù)。（二）借閱流程1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)因工作需要借閱疫情檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《疫情檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱時(shí)間等信息。2.《疫情檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至學(xué)校檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，向借閱部門(mén)發(fā)放檔案，并做好借閱登記工作。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。九、檔案保密與安全（一）保密制度1.學(xué)校疫情檔案涉及師生個(gè)人隱私、學(xué)校疫情防控工作機(jī)密等信息，必須嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在檔案封面或目錄上標(biāo)注密級(jí)，并按照相應(yīng)的保密要求