PAGE企業(yè)統(tǒng)計檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司統(tǒng)計檔案管理，確保統(tǒng)計檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮統(tǒng)計檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在統(tǒng)計工作中形成的各類檔案的保管管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司統(tǒng)計檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責統(tǒng)計檔案的收集、整理、保管、查閱、利用和銷毀等工作，確保統(tǒng)計檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實準確原則統(tǒng)計檔案應如實反映公司統(tǒng)計工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，不得篡改、偽造統(tǒng)計檔案。3.安全保密原則加強統(tǒng)計檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止統(tǒng)計檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及公司商業(yè)秘密和國家機密的統(tǒng)計檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.便于利用原則統(tǒng)計檔案的管理應便于查閱和利用，提高統(tǒng)計檔案的使用效率，為公司經(jīng)營決策提供及時、有效的信息支持。二、統(tǒng)計檔案的范圍（一）統(tǒng)計報表1.各類定期統(tǒng)計報表，包括月度、季度、年度統(tǒng)計報表等，反映公司生產(chǎn)經(jīng)營、財務狀況、市場銷售、人力資源等方面的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。2.臨時性統(tǒng)計報表，根據(jù)公司特定需求或上級部門要求編制的一次性統(tǒng)計報表。（二）統(tǒng)計調(diào)查資料1.普查資料，如人口普查、經(jīng)濟普查、農(nóng)業(yè)普查等涉及公司相關內(nèi)容的普查數(shù)據(jù)及資料。2.抽樣調(diào)查資料，通過抽樣方法獲取的關于公司產(chǎn)品質(zhì)量、客戶滿意度、市場需求等方面的調(diào)查數(shù)據(jù)和分析報告。3.重點調(diào)查資料，針對公司重點業(yè)務、重點項目、重點客戶等開展的專項調(diào)查所形成的資料。（三）統(tǒng)計分析報告1.月度、季度、年度統(tǒng)計分析報告，對公司各項經(jīng)濟指標完成情況進行分析評價，提出存在的問題和改進建議。2.專題統(tǒng)計分析報告，針對公司特定業(yè)務領域、重大決策事項等進行深入分析研究形成的報告，如市場趨勢分析、成本效益分析、項目可行性分析等。（四）統(tǒng)計臺賬1.生產(chǎn)經(jīng)營臺賬，記錄公司每日、每月的生產(chǎn)產(chǎn)量、銷售量、原材料消耗、設備運行等生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)。2.財務統(tǒng)計臺賬，反映公司財務收支、資產(chǎn)負債、利潤分配等財務指標的詳細記錄。3.人員統(tǒng)計臺賬，包括員工基本信息、考勤記錄、工資發(fā)放、培訓情況等人員相關數(shù)據(jù)的臺賬。（五）統(tǒng)計原始記錄1.生產(chǎn)記錄，如生產(chǎn)車間的生產(chǎn)日報表、工時記錄、產(chǎn)品檢驗記錄等。2.銷售記錄，包括銷售訂單、發(fā)貨單、客戶反饋記錄等。3.采購記錄，如采購合同、入庫單、供應商評價記錄等。4.設備運行記錄，設備維修保養(yǎng)記錄、設備故障記錄、設備運行參數(shù)記錄等。三、統(tǒng)計檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責統(tǒng)計檔案的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的統(tǒng)計檔案移交至公司綜合管理部門。2.統(tǒng)計檔案的收集應做到全面、完整，不得遺漏重要的統(tǒng)計資料。對于電子統(tǒng)計檔案，應同時收集相關的存儲介質(zhì)，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.收集的統(tǒng)計檔案應保持原始記錄的真實性和準確性，不得擅自修改、刪除或補充數(shù)據(jù)。（二）整理標準1.綜合管理部門收到統(tǒng)計檔案后，應按照檔案管理的基本原則和方法進行整理。整理工作包括分類、編號、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。2.統(tǒng)計檔案應按照年度、類別、保管期限等進行分類。例如，統(tǒng)計報表可按年度分為年度報表、季度報表、月度報表等類別；統(tǒng)計分析報告可按業(yè)務領域分為生產(chǎn)經(jīng)營分析報告、財務分析報告、市場分析報告等。3.對每一類統(tǒng)計檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式。4.編目工作應詳細記錄統(tǒng)計檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，形成檔案目錄。檔案目錄應打印成冊，并建立電子文檔，便于查詢和利用。5.對于紙質(zhì)統(tǒng)計檔案，應進行裝訂。裝訂應整齊、牢固，不得壓字、掉頁。對于電子統(tǒng)計檔案，應按照存儲要求進行整理存儲，確保數(shù)據(jù)的安全和可訪問性。四、統(tǒng)計檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的統(tǒng)計檔案庫房，用于存放統(tǒng)計檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保統(tǒng)計檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.統(tǒng)計檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保管的方式。紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.對于重要的統(tǒng)計檔案，應采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。涉及公司商業(yè)秘密和國家機密的統(tǒng)計檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行保管，限制查閱權(quán)限。（三）保管期限1.統(tǒng)計檔案的保管期限應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。一般分為永久保管、定期保管兩種。2.永久保管的統(tǒng)計檔案主要包括涉及公司長遠發(fā)展和重大決策的統(tǒng)計資料、重要的統(tǒng)計分析報告、普查資料等。3.定期保管的統(tǒng)計檔案期限分為3年、5年、10年等。定期保管的統(tǒng)計檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。（四）檔案清查1.公司綜合管理部門應定期對統(tǒng)計檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應及時采取措施進行修復、補充或處理。同時，應查明原因，追究相關人員的責任。3.清查結(jié)束后，應形成清查報告，記錄清查情況和發(fā)現(xiàn)的問題，并提出改進措施和建議。清查報告應歸檔保存。五、統(tǒng)計檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱統(tǒng)計檔案，應填寫《統(tǒng)計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到綜合管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密和國家機密的統(tǒng)計檔案，查閱人員必須經(jīng)公司保密管理部門批準，并簽署保密協(xié)議后，方可查閱。查閱過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱公司統(tǒng)計檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領導批準。查閱時，應安排專人陪同，查閱范圍和方式應嚴格按照公司規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人員持審批后的《統(tǒng)計檔案查閱申請表》到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門工作人員應根據(jù)申請表內(nèi)容，核對查閱人員身份，并提供相應的統(tǒng)計檔案。2.查閱人員應在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將統(tǒng)計檔案帶出查閱場所。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將統(tǒng)計檔案歸還綜合管理部門，并在《統(tǒng)計檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用管理1.公司鼓勵各部門充分利用統(tǒng)計檔案，為公司經(jīng)營決策、業(yè)務發(fā)展、管理創(chuàng)新等提供支持。各部門如需利用統(tǒng)計檔案進行數(shù)據(jù)分析、撰寫報告等工作，應向綜合管理部門提出申請，并說明利用目的和用途。2.綜合管理部門應根據(jù)申請內(nèi)容，合理提供統(tǒng)計檔案，并協(xié)助查閱人員進行數(shù)據(jù)提取、分析等工作。查閱人員應妥善保管利用統(tǒng)計檔案過程中形成的相關資料，不得擅自傳播或用于其他非公司規(guī)定的用途。3.對于利用統(tǒng)計檔案形成的分析報告、研究成果等，如需對外發(fā)布或公開，應經(jīng)公司相關部門審核批準，并注明數(shù)據(jù)來源和出處，確保統(tǒng)計檔案的合法使用。六、統(tǒng)計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.統(tǒng)計檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。2.因保管不善等原因?qū)е陆y(tǒng)計檔案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)相關部門審核批準后，可進行銷毀。3.涉及公司商業(yè)秘密和國家機密的統(tǒng)計檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)保密管理部門審核批準，并采取必要的保密措施后，方可進行銷毀。（二）銷毀程序1.統(tǒng)計檔案銷毀前，綜合管理部門應會同相關部門組成鑒定小組，對擬銷毀的統(tǒng)計檔案進行鑒定。鑒定小組應根據(jù)檔案保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案是否需要銷毀。2.經(jīng)鑒定需要銷毀的統(tǒng)計檔案，應填寫《統(tǒng)計檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司主管領導審批后，方可進行銷毀。3.統(tǒng)計檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息，確保銷毀工作的準確性和徹底性。銷毀過程中，應采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。