PAGE文聯(lián)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)文聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于文聯(lián)機(jī)關(guān)各部門、下屬各單位以及與文聯(lián)相關(guān)的各類活動和項目所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文聯(lián)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確地反映文聯(lián)各項工作和活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集和保存文聯(lián)在工作過程中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及文聯(lián)機(jī)密和敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為文聯(lián)工作人員和社會各界提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置文聯(lián)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)文聯(lián)檔案管理的日常工作。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善文聯(lián)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、上架文聯(lián)各類檔案，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。6.組織開展檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.負(fù)責(zé)向文聯(lián)工作人員和社會各界提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。8.參與文聯(lián)重大活動和項目的檔案管理工作，對活動和項目檔案進(jìn)行全程跟蹤和指導(dǎo)。9.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高文聯(lián)工作人員的檔案意識和檔案管理水平。10.完成文聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.黨群工作類：包括文聯(lián)黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋文聯(lián)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤保障、安全保衛(wèi)等方面的檔案。3.業(yè)務(wù)工作類：主要是文聯(lián)組織開展的各類文藝創(chuàng)作、展覽展示、文藝演出、文化交流等業(yè)務(wù)活動形成的檔案。4.聲像檔案類：記錄文聯(lián)重要活動、會議、文藝作品等的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.實物檔案類：文聯(lián)在工作中獲得的獎杯、獎牌、證書、紀(jì)念品等實物檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。例如：2023DQ001，表示2023年黨群工作類的第1份檔案。2.年度：以公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如2023年。3.類別：按照檔案分類的類別，用大寫字母縮寫表示，如DQ表示黨群工作類，XZ表示行政管理類，YW表示業(yè)務(wù)工作類，SX表示聲像檔案類，SW表示實物檔案類。4.流水號：按檔案形成時間先后順序，從001開始依次編號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文聯(lián)機(jī)關(guān)各部門在履行職責(zé)過程中形成的文件、報告、請示、批復(fù)及各類工作記錄等。2.下屬各單位報送的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、重要文件等。3.文聯(lián)組織開展的各類文藝活動、會議、培訓(xùn)、調(diào)研等形成的文件材料、會議紀(jì)要、活動方案、活動總結(jié)、宣傳資料等。4.文聯(lián)工作人員個人在工作中形成的具有保存價值的文件、手稿、筆記等。5.文聯(lián)獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等實物檔案。6.與文聯(lián)工作相關(guān)的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）收集要求1.各部門和單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，對本部門和單位形成的檔案進(jìn)行定期清理和收集，不得遺漏重要檔案。3.對于重要活動和項目，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集相關(guān)檔案材料，并進(jìn)行整理歸檔。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意保持檔案材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。3.每份檔案應(yīng)編制頁碼，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。4.檔案整理完成后，應(yīng)按照檔案編號順序進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，不同類別和年度的檔案應(yīng)分開存放。2.聲像檔案和實物檔案應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。3.檔案存放應(yīng)便于查找和利用，同時要保證檔案的安全。（四）檔案清點與核對1.定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清點工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合文聯(lián)檔案的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否涉及文聯(lián)的重要工作、歷史事件、文藝創(chuàng)作成果等。2.檔案的保存價值，包括對文聯(lián)工作的查考利用價值、歷史研究價值、憑證價值等。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保存價值。2.綜合評估法：綜合考慮檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、名稱、年度、類別、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.將《檔案銷毀清冊》報文聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期和銷毀方式，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的利用（一）利用范圍1.文聯(lián)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位及社會各界因工作需要查閱文聯(lián)檔案。3.涉及文聯(lián)歷史研究、文藝創(chuàng)作等方面的人員查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.文聯(lián)工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、利用目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理。2.上級主管部門、相關(guān)單位及社會各界查閱文聯(lián)檔案，應(yīng)出具單位介紹信或有效證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)文聯(lián)辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理。3.檔案管理部門對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)服務(wù)。4.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散檔案原件。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。3.每年年底，檔案管理部門應(yīng)將本年度檔案統(tǒng)計情況進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計年報，報文聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。（二）移交工作1.文聯(lián)機(jī)構(gòu)變動或撤銷時，應(yīng)按照國家