PAGE員工手冊(cè)檔案管理制度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，為公司的運(yùn)營(yíng)管理、決策支持、歷史研究等提供有力依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個(gè)人在公司形成或涉及的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司員工和相關(guān)單位提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，作為公司檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司各類檔案。檔案管理中心可根據(jù)檔案類別和業(yè)務(wù)需要，設(shè)置相應(yīng)的檔案管理崗位，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和修訂公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織公司各部門和人員及時(shí)收集、整理各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的實(shí)體安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.檔案檢索與利用建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，為公司員工和相關(guān)單位提供檔案查閱和利用服務(wù)。根據(jù)利用需求，及時(shí)提供檔案原件或復(fù)印件，并做好利用登記工作。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)公司檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等公司治理文件，行政辦公文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人力資源類涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事任免、獎(jiǎng)懲等方面的文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類涉及市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、客戶信息、銷售合同、廣告宣傳等資料。5.技術(shù)研發(fā)類包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、研發(fā)過程記錄、技術(shù)成果、專利申請(qǐng)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等文件。6.生產(chǎn)管理類有生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、物資采購、供應(yīng)鏈管理等方面的檔案。7.質(zhì)量管理類如質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證文件、質(zhì)量事故處理等資料。8.法務(wù)合規(guī)類包含合同審查、法律糾紛處理、合規(guī)檢查、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等相關(guān)文件。9.項(xiàng)目管理類涉及項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。10.其他類上述各類未涵蓋的其他重要文件和資料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“大類代碼+年度+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.大類代碼：用兩位數(shù)字表示檔案類別，如“01”代表行政管理類，“02”代表人力資源類等。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制唯一的流水號(hào)，用五位數(shù)字表示，從“00001”開始依次遞增。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“01202300001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)公司各部門負(fù)責(zé)本部門形成的各類檔案的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的整理和移交，并按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理中心。2.收集范圍各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于以下內(nèi)容：部門工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件。部門內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要。部門與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等。部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)查資料等。部門員工的個(gè)人檔案材料，如入職登記表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、獎(jiǎng)懲材料等。其他與部門工作相關(guān)的重要文件和資料。3.收集要求檔案收集應(yīng)及時(shí)、完整，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、銷毀或丟失。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保文件的可讀性和可保存性。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、易于識(shí)別。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或粘貼。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.保管場(chǎng)所檔案管理中心應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.保管設(shè)施配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、照明設(shè)備等，確保檔案的實(shí)體安全。同時(shí)，應(yīng)建立檔案保管設(shè)備的維護(hù)管理制度，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、公司年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目文件、公司歷史沿革資料等。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。主要包括公司年度工作計(jì)劃與總結(jié)、一般性合同協(xié)議、員工人事檔案、部門業(yè)務(wù)文件等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。主要包括臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表、短期會(huì)議記錄等。（三）檔案保管要求1.檔案存放檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。檔案密集架應(yīng)按照編號(hào)順序排列，檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。2.檔案標(biāo)識(shí)在檔案盒、檔案柜、檔案密集架等顯著位置標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、保管期限等信息，便于識(shí)別和查找。3.檔案清點(diǎn)與檢查定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息是否準(zhǔn)確無誤，檢查檔案的保管狀況，如是否有損壞、丟失、霉變等情況。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。4.檔案修復(fù)與保護(hù)對(duì)破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則，使用適宜的修復(fù)材料和方法，確保檔案的完整性和可讀性。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定具體的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式、時(shí)間等因素，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.鑒定程序初步審查：檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，提出初步鑒定意見，確定需要鑒定的檔案清單。詳細(xì)審查：檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，逐份分析檔案的價(jià)值，提出鑒定意見。形成鑒定報(bào)告：根據(jù)鑒定意見，形成檔案鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀意見。（二）檔案銷毀1.銷毀審批經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可組織檔案銷毀。2.銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎的方式銷毀，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.銷毀記錄檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｆ?、檔案檢索與利用（一）檔案檢索1.檢索工具編制建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，如檔案目錄、索引、指南等，為檔案的查閱和利用提供便利。檔案檢索工具應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、存放位置等信息，便于快速準(zhǔn)確地查找檔案。2.檢索途徑提供多種檔案檢索途徑，如按檔案編號(hào)檢索、按題名檢索、按日期檢索、按責(zé)任者檢索、按保管期限檢索、按關(guān)鍵詞檢索等，滿足不同用戶的檢索需求。同時(shí)，可利用電子檔案管理系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和定位。（二）檔案利用1.利用申請(qǐng)公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。外部單位和個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可查閱檔案。2.利用方式檔案管理部門根據(jù)利用申請(qǐng)，為利用者提供檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記表上登記，注明查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。利用者不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.利用登記與統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、復(fù)印、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用者姓名、利用部門、利用目的、查閱檔案名稱及編號(hào)、利用方式等信息。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，確保電子檔案的管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（二）電子檔案收集與整理1.收集范圍電子檔案收集范圍與紙質(zhì)檔案一致，包括公司各部門形成的各類電子文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像等。2.收集要求電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，確保文件的可讀性和可保存性。電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件題名、日期、責(zé)任者、格式、大小、密級(jí)等信息，以便于電子檔案的管理和利用。電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與電子檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，確保電子檔案的安全性。（三）電子檔案保管與利用1.保管要求電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份和維護(hù)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等功能，確保電子檔案的安全保管。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案保管設(shè)備的維護(hù)管理制度，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.利用要求電子檔案利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的利用申請(qǐng)、審批、登記等程序。利用者可通過電子檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案，如需打印或復(fù)制電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。電子檔案利用過程中應(yīng)注意保護(hù)電子檔案的信息安全，防止電子檔案被篡改、泄露等。九、檔案保密管理（一）保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和利用者的保密教育，提高保密意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案保管場(chǎng)所保密檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，并安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管場(chǎng)所的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.檔案信息保密對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案信息，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，并嚴(yán)格限