PAGE統(tǒng)計(jì)工作檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司統(tǒng)計(jì)工作檔案管理，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)資料在公司決策、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及分支機(jī)構(gòu)在統(tǒng)計(jì)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋統(tǒng)計(jì)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、歸檔和保管，便于查閱和利用。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的統(tǒng)計(jì)檔案嚴(yán)格保密，防止泄露。二、統(tǒng)計(jì)工作檔案的分類與歸檔（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案1.各類定期報(bào)表包括月度、季度、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。按照?qǐng)?bào)表名稱、時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔，每份報(bào)表應(yīng)注明填報(bào)部門、填報(bào)人、審核人等信息。對(duì)于報(bào)表中的數(shù)據(jù)變動(dòng)情況，應(yīng)附有相應(yīng)的說明和分析報(bào)告，一并歸檔保存。2.臨時(shí)性報(bào)表因特殊需求或上級(jí)部門要求臨時(shí)編制的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，單獨(dú)建立檔案。歸檔時(shí)需注明報(bào)表的來源、目的、編制時(shí)間和相關(guān)要求。對(duì)臨時(shí)性報(bào)表的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和報(bào)送及時(shí)性進(jìn)行跟蹤記錄，相關(guān)資料也應(yīng)納入檔案。（二）統(tǒng)計(jì)調(diào)查檔案1.調(diào)查方案每次統(tǒng)計(jì)調(diào)查前制定的詳細(xì)方案，包括調(diào)查目的、對(duì)象、范圍、方法、時(shí)間安排等內(nèi)容。按照調(diào)查項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，一個(gè)項(xiàng)目的調(diào)查方案作為一個(gè)獨(dú)立的檔案單元。調(diào)查方案應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，其審批文件也應(yīng)一并歸檔。2.調(diào)查問卷設(shè)計(jì)的各類調(diào)查問卷，包括紙質(zhì)問卷和電子問卷。按照問卷類型、調(diào)查對(duì)象進(jìn)行分類，每份問卷應(yīng)注明編號(hào)、調(diào)查時(shí)間、調(diào)查人員等信息。對(duì)回收的問卷進(jìn)行整理和分析，相關(guān)的原始記錄、統(tǒng)計(jì)匯總表等應(yīng)與問卷一同歸檔。3.調(diào)查數(shù)據(jù)及分析報(bào)告調(diào)查過程中收集到的數(shù)據(jù)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行整理和存儲(chǔ)。分析報(bào)告應(yīng)包括調(diào)查背景、目的、方法、主要結(jié)果及結(jié)論等內(nèi)容，按照調(diào)查項(xiàng)目進(jìn)行分類歸檔。調(diào)查數(shù)據(jù)及分析報(bào)告應(yīng)經(jīng)審核確認(rèn)，審核人員的意見和簽名應(yīng)記錄在案。（三）統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬檔案1.生產(chǎn)經(jīng)營臺(tái)賬記錄公司生產(chǎn)、銷售、采購、庫存等方面日常數(shù)據(jù)的臺(tái)賬。按照業(yè)務(wù)類型分別建立臺(tái)賬，如生產(chǎn)臺(tái)賬、銷售臺(tái)賬、采購臺(tái)賬等。臺(tái)賬應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行核對(duì)和更新。每月或每季度應(yīng)對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，相關(guān)的匯總表和分析報(bào)告應(yīng)與臺(tái)賬一并歸檔。2.人員統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬關(guān)于公司員工基本信息、考勤、績效、培訓(xùn)等方面的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。按照員工類別、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行分類，詳細(xì)記錄員工的各項(xiàng)信息和變動(dòng)情況。人員統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬應(yīng)與公司人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)保持一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄。相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果可作為公司人力資源決策的依據(jù)，一并歸檔保存。（四）統(tǒng)計(jì)資料匯編檔案1.年度統(tǒng)計(jì)資料匯編將公司全年的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等進(jìn)行整理匯編，形成年度統(tǒng)計(jì)資料集。按照年份進(jìn)行分類，每份匯編資料應(yīng)編制目錄，便于查閱。年度統(tǒng)計(jì)資料匯編應(yīng)反映公司年度生產(chǎn)經(jīng)營狀況、發(fā)展趨勢等方面的綜合信息，為公司管理層提供全面的數(shù)據(jù)支持。2.專題統(tǒng)計(jì)資料匯編根據(jù)公司特定需求或?qū)ｍ?xiàng)工作編制的專題統(tǒng)計(jì)資料，如市場調(diào)研報(bào)告匯編、項(xiàng)目進(jìn)展情況統(tǒng)計(jì)匯編等。按照專題名稱進(jìn)行分類，詳細(xì)記錄專題研究的背景、目的、方法、主要結(jié)論等內(nèi)容。專題統(tǒng)計(jì)資料匯編應(yīng)突出針對(duì)性和專業(yè)性，為公司相關(guān)部門的決策和工作開展提供深入的數(shù)據(jù)分析和參考依據(jù)。（五）其他統(tǒng)計(jì)檔案1.統(tǒng)計(jì)工作會(huì)議記錄公司內(nèi)部召開的統(tǒng)計(jì)工作會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議等的記錄，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議等信息。按照會(huì)議時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔，重要會(huì)議的記錄應(yīng)單獨(dú)成冊(cè)。統(tǒng)計(jì)工作會(huì)議記錄可作為傳達(dá)統(tǒng)計(jì)工作要求、交流經(jīng)驗(yàn)、解決問題的重要資料，對(duì)指導(dǎo)公司統(tǒng)計(jì)工作具有重要意義。2.統(tǒng)計(jì)工作制度文件公司制定的與統(tǒng)計(jì)工作相關(guān)的制度、規(guī)定、辦法等文件，以及上級(jí)部門下發(fā)的涉及統(tǒng)計(jì)工作的政策法規(guī)文件。按照文件類型和發(fā)布時(shí)間進(jìn)行分類，確保文件的完整性和時(shí)效性。統(tǒng)計(jì)工作制度文件是規(guī)范公司統(tǒng)計(jì)工作流程、明確職責(zé)權(quán)限的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保管，便于查閱和執(zhí)行。3.統(tǒng)計(jì)人員資質(zhì)證書及培訓(xùn)資料公司統(tǒng)計(jì)人員的資質(zhì)證書、學(xué)歷證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等相關(guān)資料，以及統(tǒng)計(jì)人員參加各類培訓(xùn)的教材、講義、考試成績等記錄。按照人員姓名進(jìn)行分類，建立個(gè)人檔案。統(tǒng)計(jì)人員資質(zhì)證書及培訓(xùn)資料反映了統(tǒng)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，對(duì)保證統(tǒng)計(jì)工作質(zhì)量具有重要作用。三、統(tǒng)計(jì)工作檔案的整理與保管（一）整理要求1.分類清晰：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)統(tǒng)計(jì)工作檔案進(jìn)行細(xì)致分類，確保各類檔案之間界限分明，便于查找和管理。2.編號(hào)規(guī)范：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序等信息，便于識(shí)別和檢索。例如，統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案的編號(hào)可采用“TB[年份][序號(hào)]”的格式。3.目錄編制：為每類檔案編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、內(nèi)容摘要等信息，方便查閱時(shí)快速定位所需檔案。4.裝訂整齊：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保頁面整齊、牢固，不易散落。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容的完整性，避免損壞或丟失。（二）保管期限1.長期保存檔案涉及公司重要決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)審計(jì)等方面的統(tǒng)計(jì)檔案，保管期限為永久。例如，年度統(tǒng)計(jì)資料匯編、統(tǒng)計(jì)工作制度文件等。永久保存的檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和鑒定，確保檔案的安全性和完整性。2.定期保存檔案一般的統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案、統(tǒng)計(jì)調(diào)查檔案、統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬檔案等，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。在定期保存期間，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和清查，確保檔案的妥善保管。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)統(tǒng)計(jì)工作中的電子文檔進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)注。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期檢查電子檔案的可讀性和完整性，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。四、統(tǒng)計(jì)工作檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱統(tǒng)計(jì)檔案的，需填寫《統(tǒng)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。涉及多個(gè)部門的統(tǒng)計(jì)檔案查閱，需經(jīng)相關(guān)部門共同協(xié)商，并由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.外部查閱因政府部門檢查、審計(jì)、合作項(xiàng)目等原因需要外部單位查閱公司統(tǒng)計(jì)檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。外部查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄統(tǒng)計(jì)檔案內(nèi)容，如有特殊需要，需另行辦理審批手續(xù)。（二）利用規(guī)定1.統(tǒng)計(jì)檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵循保密原則，不得泄露公司商業(yè)秘密和敏感信息。查閱人員應(yīng)對(duì)查閱過程中接觸到的檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員透露。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、歸還日期等。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還所查閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或帶出檔案管理部門。如因特殊情況需要延長查閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱人員的責(zé)任。五、統(tǒng)計(jì)工作檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立統(tǒng)計(jì)工作檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、統(tǒng)計(jì)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營、決策管理等方面的重要程度進(jìn)行鑒定。重要的統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)繼續(xù)保存，一般的檔案可考慮銷毀。2.完整性標(biāo)準(zhǔn)：檢查檔案是否完整無缺，如有缺失或損壞嚴(yán)重影響檔案價(jià)值的，應(yīng)謹(jǐn)慎鑒定。3.時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)檔案，如臨時(shí)性報(bào)表、短期調(diào)查數(shù)據(jù)等，在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的可予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：鑒定小組對(duì)擬銷毀的統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行逐一登記，編制《統(tǒng)計(jì)檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等詳細(xì)信息。2.審批簽字：《統(tǒng)計(jì)檔案銷毀清單》經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。