PAGE檔案行政規(guī)章制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個(gè)時(shí)期形成的各類檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理和分類。2.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱和利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政公文、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.人事檔案類：員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等人事資料，員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。5.合同檔案類：各類合同協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。6.基建檔案類：公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。7.設(shè)備檔案類：公司/組織固定資產(chǎn)設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等文件資料。8.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等資料，反映公司/組織重大活動(dòng)、重要事件、工程建設(shè)等情況。9.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件資料，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。例如：2023XZ001，表示2023年行政檔案類第1份檔案。2.年度：以公元紀(jì)年表示，如2023年。3.類別：按照上述檔案分類，用兩個(gè)大寫字母表示，如XZ表示行政檔案，RS表示人事檔案等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.公司/組織與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、函件等。3.公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、報(bào)告、成果總結(jié)等。4.反映公司/組織歷史沿革、重大活動(dòng)、重要事件的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.其他與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制管理，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，如按時(shí)間順序、問題、項(xiàng)目等。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。4.裝訂：將卷內(nèi)檔案材料進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整齊。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫盒號、年度、類別、起止卷號等信息。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.具體檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同介質(zhì)，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司/組織檔案的，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，須經(jīng)公司/組織保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定查閱。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案原件的，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督。2.對于重要檔案的查閱，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱人員查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員如需對檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對每一次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱及卷號、查閱目的、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及歷史查考價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評估。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，在鑒定時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保機(jī)密信息不被泄露。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、卷號、年度、類別、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)定期上報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)，并抄送相關(guān)部門。（二）移交工作1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要對檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，移