PAGE會(huì)計(jì)檔案管理制度設(shè)計(jì)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。總賬是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來(lái)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來(lái)對(duì)某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行明細(xì)核算的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是指企業(yè)對(duì)外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和其他應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中披露的相關(guān)信息和資料。（四）其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本公司檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。（二）歸檔要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證編號(hào)順序，連同所附的原始憑證一并整理立卷，裝訂成冊(cè)。記賬憑證應(yīng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號(hào)順序，折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起訖日期、憑證種類、起訖號(hào)碼，由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。對(duì)于數(shù)量過(guò)多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)當(dāng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，將各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，在下一會(huì)計(jì)年度新建有關(guān)會(huì)計(jì)賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。總賬、明細(xì)賬、日記賬應(yīng)每年更換一次新賬，但固定資產(chǎn)明細(xì)賬或固定資產(chǎn)卡片可以繼續(xù)使用。年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一管理。會(huì)計(jì)賬簿暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)移交本單位的檔案部門保管。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定期限和要求編制，做到數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、說(shuō)明清楚。月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告通常僅指會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)報(bào)表至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表。半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制完成并及時(shí)報(bào)出后，留存的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，謹(jǐn)防丟失。月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)于月度終了后6天內(nèi)（節(jié)假日順延，下同）對(duì)外提供；季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)于季度終了后15天內(nèi)對(duì)外提供；半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)于半年度終了后60天內(nèi)對(duì)外提供；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)于年度終了后4個(gè)月內(nèi)對(duì)外提供。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、分類，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單應(yīng)按月或按季收集整理，與相關(guān)會(huì)計(jì)憑證、賬簿等核對(duì)一致后歸檔保管。納稅申報(bào)表應(yīng)按納稅期限整理歸檔，保存期限按照稅收法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書等應(yīng)在相關(guān)工作完成后及時(shí)編制，一式多份，分別由檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)等保管。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會(huì)計(jì)檔案包括：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)；會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書。2.保管期限為30年的會(huì)計(jì)檔案包括：會(huì)計(jì)憑證；會(huì)計(jì)賬簿；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。3.保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案包括：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；銀行存款余額調(diào)節(jié)表；銀行對(duì)賬單；納稅申報(bào)表。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存放。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別，分別設(shè)置檔案柜或檔案架，并進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)。不同保管期限的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照規(guī)定的格式和編碼進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子會(huì)計(jì)檔案的可讀性和可利用性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)于重要的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)檢查，確保其安全保管。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，檔案管理人員應(yīng)妥善保管庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。進(jìn)入庫(kù)房查閱檔案時(shí)，應(yīng)辦理相關(guān)登記手續(xù)，由檔案管理人員陪同，并遵守庫(kù)房管理制度。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱和借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并安排專人負(fù)責(zé)陪同查閱。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案管理部門。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得抽換會(huì)計(jì)憑證、賬頁(yè)等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱程序1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本公司會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)本公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本公司檔案管理部門會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司分管領(lǐng)導(dǎo)。3.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》和《會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)》中列明。4.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。七、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的形成1.公司應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，及時(shí)將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料進(jìn)行電子化處理，形成電子會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案同時(shí)形成，并保持內(nèi)容一致。2.電子會(huì)計(jì)檔案的格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保其可讀性和可利用性。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、備份等技術(shù)手段，保證其安全性和完整性。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的管理1.公司應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，明確電子會(huì)計(jì)檔案的管理職責(zé)、存儲(chǔ)方式、備份要求、查閱和借閱程序、銷毀條件和程序等內(nèi)容。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照規(guī)定的格式和編碼進(jìn)行存儲(chǔ)。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案索引目錄，便于查找和利用。電子會(huì)計(jì)檔案的查閱和借閱應(yīng)按照本制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保其安全性和保密性。4.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行，銷毀前應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的可追溯性。銷毀電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，并在銷毀后進(jìn)行記錄和報(bào)告。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合制度規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料是否齊全、完整，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。3.會(huì)計(jì)檔案的保管條件，檢查保管庫(kù)房的設(shè)施是否完好，溫度、濕度是否符合要求，檔案是否分類存放、標(biāo)識(shí)清晰。4.電子會(huì)計(jì)檔案的管理情況，包括電子會(huì)計(jì)檔案的形成、存儲(chǔ)、備份、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定，數(shù)據(jù)是否安全、完整。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出