PAGE施工現(xiàn)場(chǎng)檔案制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)施工現(xiàn)場(chǎng)檔案管理，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、有效，便于工程建設(shè)過(guò)程中的查閱、利用和工程竣工后的歸檔保存，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類工程項(xiàng)目。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。各工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的具體收集、整理、保管等工作，并接受公司檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。2.同步管理原則檔案管理工作應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步，從項(xiàng)目策劃、施工準(zhǔn)備、施工過(guò)程到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要做好檔案資料的形成、積累、整理和歸檔工作。3.真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。二、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司施工現(xiàn)場(chǎng)檔案管理制度和工作規(guī)范。2.對(duì)各工程項(xiàng)目部的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案管理培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動(dòng)。3.負(fù)責(zé)接收、保管和利用公司重要的施工現(xiàn)場(chǎng)檔案資料，建立公司級(jí)的施工現(xiàn)場(chǎng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.參與工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，確保工程檔案符合歸檔要求。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.建立健全本項(xiàng)目的檔案管理工作小組，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作有組織、有計(jì)劃地開(kāi)展。2.按照本制度及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，建立項(xiàng)目檔案臺(tái)賬，便于查詢和管理。4.配合公司檔案管理機(jī)構(gòu)做好檔案的移交、歸檔等工作，在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的項(xiàng)目檔案提交公司審核。（三）各部門(mén)及人員職責(zé)1.工程技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)提供工程技術(shù)文件、施工圖紙、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、工程變更等檔案資料，并確保其準(zhǔn)確性和完整性。2.物資設(shè)備部門(mén)負(fù)責(zé)收集物資采購(gòu)計(jì)劃、物資驗(yàn)收單、設(shè)備租賃合同、設(shè)備維修記錄等檔案資料，記錄物資設(shè)備的采購(gòu)、租賃、使用和維護(hù)情況。3.質(zhì)量安全部門(mén)負(fù)責(zé)整理工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等檔案資料，反映工程質(zhì)量和安全管理情況。4.施工班組負(fù)責(zé)將施工過(guò)程中形成的施工日志、原始記錄等資料及時(shí)提交給項(xiàng)目部檔案管理人員，并保證資料的真實(shí)性。5.其他部門(mén)根據(jù)各自職責(zé)范圍，負(fù)責(zé)提供與工程建設(shè)相關(guān)的各類文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件等。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.工程技術(shù)文件施工圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)交底記錄、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、工程洽商記錄、技術(shù)核定單等。3.物資設(shè)備文件物資采購(gòu)計(jì)劃、物資采購(gòu)合同、物資驗(yàn)收單、設(shè)備租賃合同、設(shè)備采購(gòu)發(fā)票、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄等。4.工程質(zhì)量文件工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量評(píng)定記錄、質(zhì)量事故處理報(bào)告等。5.工程安全文件安全管理制度、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故應(yīng)急預(yù)案及處理報(bào)告等。6.施工過(guò)程記錄施工日志、原始記錄、工程照片、錄像資料等。7.工程進(jìn)度文件工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程進(jìn)度分析報(bào)告等。8.工程結(jié)算文件工程預(yù)算書(shū)、工程結(jié)算書(shū)、工程款支付憑證等。9.其他文件與工程建設(shè)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件、協(xié)議書(shū)等。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門(mén)及人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的檔案資料收集整理，移交項(xiàng)目部檔案管理人員，不得拖延積壓。2.完整性檔案資料應(yīng)齊全完整，涵蓋工程建設(shè)的各個(gè)方面，不得遺漏重要文件。3.準(zhǔn)確性檔案資料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類按照檔案資料的性質(zhì)和內(nèi)容，分為工程前期文件、工程技術(shù)文件、物資設(shè)備文件、工程質(zhì)量文件、工程安全文件、施工過(guò)程記錄、工程進(jìn)度文件、工程結(jié)算文件、其他文件等九大類。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)格式可采用“項(xiàng)目名稱類別順序號(hào)”，例如：“[項(xiàng)目名稱]JT001”表示項(xiàng)目前期文件中的立項(xiàng)批復(fù)。3.裝訂對(duì)紙張規(guī)格較大或較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊美觀，便于保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案資料。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。2.工程項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)置檔案專柜，用于存放本項(xiàng)目的檔案資料，并保持專柜的清潔、干燥和通風(fēng)良好。（二）保管期限1.永久保存凡是反映公司重要?dú)v史事件、重大工程建設(shè)成果、具有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保存保存期限為[X]年的檔案資料，主要包括工程建設(shè)過(guò)程中的重要文件、工程質(zhì)量驗(yàn)收資料、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄等。3.短期保存保存期限為[X]年的檔案資料，如一般性的施工記錄、工程進(jìn)度報(bào)表等。（三）保管要求1.定期檢查公司檔案管理機(jī)構(gòu)和工程項(xiàng)目部應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案資料不受損壞。3.數(shù)字化管理對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于遠(yuǎn)程查閱和利用。同時(shí)，要做好電子檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.工程建設(shè)過(guò)程中，各部門(mén)及人員因工作需要查閱檔案資料的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.工程竣工驗(yàn)收、審計(jì)、結(jié)算等工作需要查閱檔案資料的，相關(guān)部門(mén)可直接查閱。3.外部單位因工作需要查閱本公司施工現(xiàn)場(chǎng)檔案資料的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到項(xiàng)目部檔案管理人員處查閱。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容。2.外部查閱外部單位查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)提交單位介紹信和查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的范圍、目的等內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司檔案管理機(jī)構(gòu)安排專人陪同查閱，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱過(guò)程中，外部單位人員不得擅自拍照、復(fù)印、摘錄檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用記錄檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用記錄臺(tái)賬，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱檔案名稱及編號(hào)查閱目的、查閱結(jié)果等內(nèi)容，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的移交與歸檔（一）移交時(shí)間1.工程項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目部應(yīng)在[X]個(gè)月內(nèi)將整理好的項(xiàng)目檔案移交公司檔案管理機(jī)構(gòu)。2.對(duì)于分期建設(shè)的工程項(xiàng)目，在每期工程竣工后，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)將該期工程的檔案移交公司檔案管理機(jī)構(gòu)。（二）移交要求1.項(xiàng)目部應(yīng)按照本制度及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面整理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.移交的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.檔案移交時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)向公司檔案管理機(jī)構(gòu)提供檔案的電子版本，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）歸檔程序1.公司檔案管理機(jī)構(gòu)收到項(xiàng)目部移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和審查，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目部進(jìn)行整改。2.經(jīng)審查合格的檔案，由公司檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，并按照檔案保管期限的要求，將檔案存入相應(yīng)的檔案庫(kù)房。3.公司檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的移交時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，便于對(duì)檔案歸檔情況進(jìn)行管理和查詢。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無(wú)法修復(fù)，且無(wú)備份的。3.其他經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.由項(xiàng)目部或公司檔案管理機(jī)構(gòu)提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并說(shuō)明銷毀原因。2.申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司檔案管理機(jī)構(gòu)審核。公司檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合銷毀條件后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，