PAGE設(shè)計(jì)一套會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管和移交等工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)具體管理。2.公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔和保管，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱等進(jìn)行監(jiān)督和管理。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類(lèi)科目開(kāi)設(shè)賬戶(hù)，用來(lái)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類(lèi)核算，提供總括核算資料的分類(lèi)賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類(lèi)科目開(kāi)設(shè)賬戶(hù)，用來(lái)登記某一類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行明細(xì)分類(lèi)核算，提供明細(xì)核算資料的分類(lèi)賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是指登記固定資產(chǎn)各種資料的卡片，是固定資產(chǎn)進(jìn)行明細(xì)分類(lèi)核算的一種賬簿形式。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是指企業(yè)對(duì)外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及其附注和其他應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中披露的相關(guān)信息和資料。（四）其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂1.每月終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將當(dāng)月的會(huì)計(jì)憑證按照編號(hào)順序進(jìn)行整理，檢查憑證的日期、編號(hào)、摘要、金額等是否齊全，附件是否完整。2.對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證號(hào)碼寫(xiě)在折疊后的角上，以便查閱。3.對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，可先按一定次序和類(lèi)別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)宜用膠水。小票應(yīng)分張排列，同類(lèi)同金額的單據(jù)盡量粘在一起，同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證（如火車(chē)票），可以將票面票底輕輕撕開(kāi)，厚紙板棄之不用。4.對(duì)于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證，可先用回形針或大頭針別在記賬憑證后面，待裝訂時(shí)再抽去回形針或大頭針。5.整理好的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序，外加封面、封底進(jìn)行裝訂。封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。6.裝訂會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個(gè)針眼，實(shí)行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大角度的顯露，以便于事后查閱。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。2.會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶(hù)賬頁(yè)是否齊全，是否按順序排列。3.對(duì)于活頁(yè)賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁(yè)，再將已使用的賬頁(yè)按順序號(hào)排列，撤去賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、年度、月份、起止日期及賬簿頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。4.多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數(shù)量金額式活頁(yè)賬等不得混裝，應(yīng)按同類(lèi)業(yè)務(wù)、同類(lèi)賬頁(yè)裝訂在一起。5.在裝訂會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，應(yīng)注意賬簿的整齊牢固，對(duì)于紙張規(guī)格不一致的賬頁(yè)，應(yīng)將其裁切成統(tǒng)一規(guī)格后再進(jìn)行裝訂。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理與裝訂1.年度終了，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將全年的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行整理。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括封面、目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等內(nèi)容。封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、月份、報(bào)表種類(lèi)等信息。3.會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等順序排列，會(huì)計(jì)報(bào)表附注應(yīng)與相應(yīng)的會(huì)計(jì)報(bào)表對(duì)應(yīng)裝訂。4.裝訂后的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。（四）其他會(huì)計(jì)資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)按月或按季整理成冊(cè)，并注明日期、金額等內(nèi)容。2.納稅申報(bào)表應(yīng)按稅種、所屬期間等進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)等應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)和整理，裝訂成冊(cè)。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會(huì)計(jì)檔案包括：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。2.保管期限為30年的會(huì)計(jì)檔案包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。3.保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案包括：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表。（二）保管地點(diǎn)公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室），配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，無(wú)關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照保管期限和類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，便于查找和調(diào)閱。2.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)注明備份日期、內(nèi)容等信息。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)與原存儲(chǔ)設(shè)備分開(kāi)存放，并異地保管。3.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.會(huì)計(jì)檔案在保管期間，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得隨意拆封。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的、歸還日期等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出保管庫(kù)（室）。如需復(fù)印或摘錄會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由保管人員負(fù)責(zé)辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。（二）借閱程序1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本公司會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱目的、歸還日期等信息，并經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專(zhuān)人陪同借閱，并做好借閱記錄。借閱記錄應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、所在單位、借閱內(nèi)容、借閱目的、歸還日期等信息。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借閱的會(huì)計(jì)檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)，保管人員應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制及保密要求1.查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案的人員，必須遵守會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)（室），不得在會(huì)計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得抽換會(huì)計(jì)憑證、賬頁(yè)等。2.涉及公司商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)機(jī)密的會(huì)計(jì)檔案，查閱或借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。如有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究其責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.公司內(nèi)部各部門(mén)之間因工作需要轉(zhuǎn)移會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部移交清單》，注明移交日期、移交檔案名稱(chēng)、數(shù)量、起止日期等內(nèi)容，并由移交部門(mén)和接收部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.移交清單一式兩份，移交部門(mén)和接收部門(mén)各執(zhí)一份，作為會(huì)計(jì)檔案移交的憑證。接收部門(mén)應(yīng)按照移交清單的內(nèi)容對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)和簽收，并妥善保管。（二）外部移交1.公司因合并或者分立等原因變更單位名稱(chēng)及其財(cái)務(wù)隸屬關(guān)系時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)。2.公司向其他單位移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案外部移交清單》，注明移交日期、移交檔案名稱(chēng)、數(shù)量、起止日期、接收單位名稱(chēng)等內(nèi)容，并由移交單位和接收單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.移交清單一式三份，移交單位、接收單位各執(zhí)一份，另一份由雙方共同指定的監(jiān)交人留存。移交單位應(yīng)按照移交清單的內(nèi)容對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保會(huì)計(jì)檔案的完整和準(zhǔn)確。接收單位應(yīng)按照規(guī)定對(duì)接收后的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管。七、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本公司檔案管理部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）銷(xiāo)毀程序1.《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)本公司負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)和同級(jí)財(cái)政部門(mén)備案。2.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)共同派人監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。3.保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》和《會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)》中列明。（三）特殊情況處理1.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。2.單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)