PAGE縣局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合縣局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣局各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則?？h局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由縣局檔案管理部門負(fù)責(zé)集中保管各類檔案，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映縣局各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則。全面收集、整理縣局在工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.規(guī)范性原則。檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。5.安全性原則。采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）職責(zé)分工1.縣局檔案管理部門貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定縣局檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管縣局各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做好檔案的借閱、歸還等管理工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。對(duì)縣局各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。2.縣局各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案的齊全完整，并按照規(guī)定時(shí)間向縣局檔案管理部門移交。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合縣局檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，規(guī)范本部門檔案的形成、積累、整理和保管等工作，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。根據(jù)工作需要，向縣局檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管借閱的檔案。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍縣局各部門應(yīng)按照以下范圍收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案：1.行政管理類檔案：包括縣局制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、文件收發(fā)、請示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案：根據(jù)縣局各業(yè)務(wù)部門的工作特點(diǎn)，收集與業(yè)務(wù)工作相關(guān)的文件、資料、合同、協(xié)議、項(xiàng)目申報(bào)材料、驗(yàn)收報(bào)告、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。3.黨群工作類檔案：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件、資料、活動(dòng)記錄等。4.聲像檔案：包括縣局在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等資料。5.電子檔案：縣局在辦公自動(dòng)化、信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門的檔案材料，確保檔案的形成與工作活動(dòng)同步進(jìn)行。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求，能夠長期保存。3.對(duì)于重要的文件、資料和實(shí)物檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和登記，確保不丟失、不損壞。4.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案的收集同步進(jìn)行，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類行政管理類檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)工作類檔案按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，可進(jìn)一步按照年度項(xiàng)目保管期限進(jìn)行細(xì)分。黨群工作類檔案按照黨群工作的類別進(jìn)行分類，如黨組織建設(shè)、黨員管理等，再按照年度保管期限進(jìn)行排列。聲像檔案按照載體形式（照片、錄音、錄像）進(jìn)行分類，再按照年度內(nèi)容進(jìn)行排列。電子檔案按照文件類型、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.編號(hào)檔案分類后，應(yīng)按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)應(yīng)包含分類號(hào)、年度號(hào)、順序號(hào)等信息，便于檔案的檢索和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。對(duì)于電子檔案，應(yīng)編制電子檔案目錄，注明電子文件的存儲(chǔ)位置、文件名、文件格式、大小等信息。4.裝訂紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字，便于翻閱和保管。對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其尺寸符合檔案裝訂要求。三、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所縣局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管情況，定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬目與實(shí)物相符。3.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保護(hù)措施1.防火檔案庫房應(yīng)安裝防火報(bào)警裝置，配備滅火器材，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。對(duì)電氣設(shè)備和線路進(jìn)行定期檢查，確保安全無隱患。2.防潮檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，控制庫房內(nèi)的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮措施，如放置干燥劑、使用密封檔案盒等。3.防蟲在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品，定期更換，防止檔案被蟲蛀。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.防盜檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保庫房安全。嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。5.防光檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免光線直接照射檔案。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)避免長時(shí)間暴露在陽光下，防止紙張老化褪色。6.防塵檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵積累。對(duì)檔案進(jìn)行整理和查閱時(shí)，應(yīng)在清潔的環(huán)境中進(jìn)行，避免灰塵污染檔案。7.防有害氣體檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，避免有害氣體對(duì)檔案的侵蝕。對(duì)庫房內(nèi)的空氣進(jìn)行定期檢測，確保空氣質(zhì)量符合要求。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織縣局成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門檔案管理人員以及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀建議。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合縣局的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面的因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)予以永久保存；對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)確定相應(yīng)的保管期限，如長期（16年50年）或短期（15年以下）保存；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，并填寫檔案鑒定表。3.鑒定工作小組根據(jù)審查結(jié)果，提出鑒定意見和銷毀建議，報(bào)縣局領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)縣局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊登記，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。（五）銷毀程序1.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。2.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。3.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，在確保檔案安全的前提下，為縣局各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍1.縣局內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱縣局檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和程序，經(jīng)縣局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)指定專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，并嚴(yán)格遵守檔案查閱的保密規(guī)定。（三）利用方式1.查閱縣局內(nèi)部人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.借閱縣局內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)借閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并將檔案借閱給借閱人員。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制縣局內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)復(fù)制申請表，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明復(fù)制日期和份數(shù)。復(fù)制的檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管和使用。（四）服務(wù)措施1.建立檔案利用服務(wù)