PAGE學(xué)校食堂檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校食堂檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在食堂管理、運營、監(jiān)督等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校食堂的所有檔案管理工作，包括但不限于食材采購檔案、食品安全檔案、人員管理檔案、財務(wù)管理檔案、日常運營檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映食堂各項工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與食堂相關(guān)的各類檔案，確保無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門（可根據(jù)實際情況確定具體部門，如后勤管理部門等），負責(zé)統(tǒng)籌食堂檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案的收集、整理、歸檔和保管等工作。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉食堂業(yè)務(wù)工作。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案整齊有序。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。4.對檔案的安全保管負責(zé)，定期檢查檔案保管狀況，及時處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。（三）各部門職責(zé)1.食堂各部門負責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確各部門兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和保管，協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）食材采購檔案1.供應(yīng)商檔案收集供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證等資質(zhì)證明文件。記錄供應(yīng)商的聯(lián)系方式、地址、聯(lián)系人等信息。保存與供應(yīng)商簽訂的采購合同、合作協(xié)議等。整理供應(yīng)商的供貨記錄，包括供貨品種、數(shù)量、價格、質(zhì)量情況等。2.采購訂單檔案收集采購訂單原件，包括訂單編號、采購日期、采購品種、數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨日期等信息。整理采購訂單的審批流程記錄，如審批人簽字、審批時間等。保存與采購訂單相關(guān)的補充協(xié)議、變更記錄等。3.食材驗收檔案收集食材驗收單，記錄驗收日期、食材名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收人員簽字等信息。整理驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理記錄，如不合格食材的退貨、換貨情況等。保存食材檢驗報告、檢疫證明等相關(guān)文件。（二）食品安全檔案1.食品安全管理制度檔案收集學(xué)校食堂食品安全管理制度文件，包括食品安全責(zé)任制度、食品采購索證索票制度、食品加工操作規(guī)范、食品留樣制度、餐具清洗消毒保潔制度等。整理制度的修訂記錄，如修訂時間、修訂內(nèi)容、審批記錄等。2.食品安全檢查檔案收集食品安全自查記錄，包括自查時間、自查人員、自查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。整理上級部門食品安全檢查記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查結(jié)果、整改要求及整改落實情況等。保存食品安全事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。3.食品添加劑使用檔案記錄食品添加劑的采購記錄，包括采購日期、品種、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。整理食品添加劑的使用記錄，如使用時間、使用食品品種、使用量等。保存食品添加劑的庫存記錄，包括庫存數(shù)量、存放位置等。（三）人員管理檔案1.員工檔案收集員工個人簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、健康證明、培訓(xùn)記錄等資料。整理員工入職、離職手續(xù)辦理記錄，包括入職日期、離職日期、離職原因等。保存員工考勤記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等。2.人員培訓(xùn)檔案記錄員工參加食品安全培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等的培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)講師等信息。整理員工培訓(xùn)考核成績記錄，包括考核方式、考核結(jié)果等。保存員工培訓(xùn)證書復(fù)印件等相關(guān)資料。（四）財務(wù)管理檔案1.財務(wù)收支檔案收集食堂財務(wù)收支憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單等，按照時間順序進行整理。整理財務(wù)報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，確保報表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。保存財務(wù)預(yù)算編制及執(zhí)行情況記錄，包括預(yù)算方案、預(yù)算調(diào)整記錄、預(yù)算執(zhí)行分析報告等。2.成本核算檔案記錄食材成本核算數(shù)據(jù)，包括采購成本、加工成本、損耗成本等的計算過程和結(jié)果。整理食堂運營成本分析報告，分析成本變動原因，提出成本控制措施和建議。保存與成本核算相關(guān)的其他資料，如成本核算方法、成本核算軟件使用記錄等。（五）日常運營檔案1.食堂工作計劃與總結(jié)檔案收集食堂年度、季度、月度工作計劃，明確工作目標(biāo)、任務(wù)和措施。整理食堂年度、季度、月度工作總結(jié)，總結(jié)工作完成情況、取得的成績、存在的問題及改進措施。保存食堂工作計劃和總結(jié)的審批記錄。2.食堂設(shè)施設(shè)備檔案記錄食堂設(shè)施設(shè)備的采購合同、發(fā)票、驗收報告等資料，包括設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格等信息。整理設(shè)施設(shè)備的安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等。保存設(shè)施設(shè)備的報廢申請及審批記錄，設(shè)備報廢后及時將相關(guān)檔案整理歸檔。3.食堂環(huán)境衛(wèi)生檔案收集食堂環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄，包括檢查時間、檢查區(qū)域、檢查人員、檢查結(jié)果等。整理食堂清潔消毒記錄，如餐具消毒記錄、環(huán)境消毒記錄等，記錄消毒時間、消毒方式、消毒人員等信息。保存食堂衛(wèi)生許可證復(fù)印件及年審記錄。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進行進一步審核和整理，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.按照檔案分類方案對檔案進行分類歸檔，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系。（二）保管期限1.永久保管檔案學(xué)校食堂食品安全事故應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)重大食品安全事件檔案。食堂整體改造、擴建等涉及重大資產(chǎn)變動的相關(guān)檔案。食堂長期發(fā)展規(guī)劃及重要決策文件檔案。2.定期保管檔案食材采購檔案、食品安全檢查檔案、人員管理檔案、財務(wù)管理檔案、日常運營檔案等一般保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可銷毀或繼續(xù)保存。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和實際需要確定，在檔案整理歸檔時明確標(biāo)注。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題及時采取措施處理。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，設(shè)置權(quán)限管理，確保電子檔案的安全。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。對電子檔案的格式、元數(shù)據(jù)等進行規(guī)范管理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于學(xué)校食堂的管理、運營、監(jiān)督等工作需要，為解決實際問題提供依據(jù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)。利用者可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱時應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.復(fù)制：對于確需復(fù)制的檔案，利用者應(yīng)填寫復(fù)制申請單，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的方式進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大利用范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。4.檔案管理人員應(yīng)對借閱檔案進行跟蹤管理，借閱期滿后及時收回檔案，并檢查檔案的完整性和安全性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核通過后，予以銷毀。3.對仍有一定保存價值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實際情況延長保管期限或進行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的值，包括檔案名稱、編號、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，