PAGE九小場所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)九小場所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在九小場所經(jīng)營管理、安全防范、應(yīng)急處置等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的各類九小場所，包括但不限于小型商場、小餐飲場所、小旅館、小歌舞娛樂場所、小網(wǎng)吧、小美容美發(fā)店、小浴室、小診所、小生產(chǎn)加工企業(yè)等。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指九小場所經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)九小場所檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映九小場所的經(jīng)營活動和實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的九小場所檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)九小場所檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為九小場所的經(jīng)營管理、安全防范、應(yīng)急處置等提供檔案信息支持。5.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在九小場所經(jīng)營活動中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.配合檔案管理部門做好檔案管理工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的整齊、有序。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為九小場所的經(jīng)營管理提供檔案信息服務(wù)。5.按照規(guī)定做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計(jì)報表。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，報經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。三、檔案收集（一）收集范圍1.九小場所的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、消防許可證等各類證照文件。2.場所的租賃合同、產(chǎn)權(quán)證明等相關(guān)合同協(xié)議。3.安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、隱患整改記錄等安全管理檔案。4.消防設(shè)施設(shè)備的檢測報告、維護(hù)保養(yǎng)記錄等消防檔案。5.食品經(jīng)營許可證、食品采購索證索票記錄、食品檢驗(yàn)報告等食品安全檔案。6.從業(yè)人員的健康證明、培訓(xùn)記錄等人員管理檔案。7.場所的裝修設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備清單等工程建設(shè)檔案。8.經(jīng)營活動中的財(cái)務(wù)報表、發(fā)票存根、納稅記錄等財(cái)務(wù)檔案。9.消費(fèi)者投訴處理記錄、糾紛調(diào)解記錄等客戶服務(wù)檔案。10.其他與九小場所經(jīng)營管理有關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在九小場所經(jīng)營活動中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。4.檔案兼職管理人員應(yīng)定期對本部門的文件材料進(jìn)行清理和核對，及時將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)，分為證照類、合同協(xié)議類、安全管理類、消防管理類、食品安全類、人員管理類、工程建設(shè)類、財(cái)務(wù)管理類、客戶服務(wù)類等類別。2.每一大類下可根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類，如安全管理類可分為安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查、隱患整改等小類。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊牢固。2.分類：按照分類方法對文件材料進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料放在一起。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項(xiàng)目，以便于查找和管理。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料移交檔案管理部門。2.對于一些重要的臨時性文件材料，應(yīng)在文件辦理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案兼職管理人員將整理好的文件材料按照檔案管理部門的要求進(jìn)行初步整理和編目，填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.審核通過后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，將檔案正式歸檔，并按照檔案分類上架存放。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括九小場所的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、消防許可證等各類證照文件，以及涉及重大安全事故、違法違規(guī)行為等具有重要?dú)v史價值和憑證作用的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、隱患整改記錄等安全管理檔案，以及食品經(jīng)營許可證、食品采購索證索票記錄、食品檢驗(yàn)報告等食品安全檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括場所的租賃合同、產(chǎn)權(quán)證明等相關(guān)合同協(xié)議，以及從業(yè)人員的健康證明、培訓(xùn)記錄等人員管理檔案等。（四）檔案檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況（如是否損壞、霉變、蟲蛀等）、檔案的數(shù)量和完整性、檔案的分類和編目是否準(zhǔn)確等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如對損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、對丟失的檔案進(jìn)行查找補(bǔ)充等。3.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.服務(wù)經(jīng)營原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞九小場所的經(jīng)營管理活動，為提高經(jīng)營效益和服務(wù)質(zhì)量提供支持。3.嚴(yán)格審批原則：檔案利用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案信息的安全和合理使用。（二）利用范圍1.為九小場所的經(jīng)營決策提供參考依據(jù)，如查閱歷史經(jīng)營數(shù)據(jù)、市場分析報告等。2.用于安全檢查、隱患排查等工作，如查閱安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案等。3.配合政府部門的監(jiān)管檢查，提供相關(guān)檔案資料。4.處理消費(fèi)者投訴、糾紛等，查閱客戶服務(wù)檔案。5.其他經(jīng)批準(zhǔn)的檔案利用事項(xiàng)。（三）利用程序1.利用部門填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用檔案的名稱和數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將檔案利用申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，符合利用條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人提供檔案服務(wù)。3.利用人員在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.利用完畢后，利用人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案的完整和安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際保存價值，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)及時予以銷毀；對仍具有一定保存價值的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷