PAGE四川大學(xué)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)四川大學(xué)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于四川大學(xué)各學(xué)院、部門(mén)及附屬單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)全校檔案的集中管理，各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化。2.真實(shí)性、完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造檔案。3.分類(lèi)科學(xué)、便于利用原則按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檔案的整理、保管和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）學(xué)校檔案館1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，對(duì)全校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。4.開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理和社會(huì)服務(wù)提供檔案資料支持。（二）各部門(mén)檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，對(duì)本部門(mén)檔案工作進(jìn)行日常管理，接受學(xué)校檔案館的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3.配合學(xué)校檔案館開(kāi)展檔案編研和利用工作，提供相關(guān)檔案資料和信息。（三）檔案工作人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，熱情接待查閱檔案的人員，及時(shí)提供所需檔案資料，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，提高檔案信息檢索和利用效率。6.配合學(xué)校檔案館開(kāi)展檔案編研工作，提供相關(guān)素材和線索，為學(xué)校發(fā)展提供歷史資料參考。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類(lèi)：包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織在工作中形成的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.行政管理類(lèi)：學(xué)校行政部門(mén)在行政管理工作中形成的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。3.教學(xué)管理類(lèi)：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、試卷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估材料等。4.科學(xué)研究類(lèi)：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、科研成果鑒定材料、專(zhuān)利證書(shū)等。5.學(xué)生管理類(lèi)：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)實(shí)習(xí)報(bào)告、學(xué)位論文等。6.基本建設(shè)類(lèi)：學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.儀器設(shè)備類(lèi)：儀器設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等。8.財(cái)會(huì)類(lèi)：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。9.外事類(lèi)：學(xué)校對(duì)外交流與合作活動(dòng)中形成的文件、協(xié)議、邀請(qǐng)函、出訪報(bào)告等。10.聲像類(lèi)：學(xué)校重大活動(dòng)、會(huì)議、教學(xué)科研成果等的照片、錄音、錄像資料。11.實(shí)物類(lèi)：學(xué)校獲得的各類(lèi)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、印章等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，載體及書(shū)寫(xiě)材料符合要求。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列，便于整理和保管。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的門(mén)類(lèi)和載體形式，將檔案分為文書(shū)檔案（紙質(zhì)）、科技檔案（紙質(zhì)、電子）、聲像檔案（照片、錄音、錄像）、實(shí)物檔案等類(lèi)別，再根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。2.編號(hào)文書(shū)檔案按照年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)；科技檔案按照項(xiàng)目編號(hào)檔案類(lèi)別流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)；聲像檔案按照形成時(shí)間主題流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)；實(shí)物檔案按照實(shí)物名稱(chēng)年度流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于檢索和利用。4.裝訂將紙質(zhì)檔案按照一定的規(guī)格進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等防護(hù)功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案柜、檔案架等。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案上架檔案上架應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行排列，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查閱。檔案上架時(shí)應(yīng)注意保持檔案的整齊、有序，避免檔案倒置、損壞等情況發(fā)生。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)學(xué)校具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。各部門(mén)應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，并及時(shí)向?qū)W校檔案館移交。（五）檔案鑒定學(xué)校檔案館應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員和相關(guān)專(zhuān)家組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案流失。（六）檔案統(tǒng)計(jì)學(xué)校檔案館應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)。檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)定期上報(bào)學(xué)校主管部門(mén)，并作為檔案工作考核的重要依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，可查閱、借閱學(xué)校檔案，但涉及學(xué)校機(jī)密的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.個(gè)人因特殊原因需要查閱本人檔案的，應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查詢(xún)檔案利用者可通過(guò)學(xué)校檔案館檔案信息管理系統(tǒng)或檔案目錄查詢(xún)所需檔案信息，也可直接到檔案館查閱紙質(zhì)檔案。檔案館應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，方便利用者查閱檔案。2.借閱因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，并注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案館辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案，不得在檔案上圈劃、批注，確保檔案的安全和完整。（三）利用登記學(xué)校檔案館應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱(chēng)和數(shù)量等信息。利用登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（四）檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，利用者應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的內(nèi)容、用途、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案館辦理復(fù)制手續(xù)。檔案館應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案復(fù)制，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制檔案應(yīng)收取一定的費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）檔案保密學(xué)校檔案館應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保檔案信息不泄露。利用者查閱、借閱涉及機(jī)密的檔案時(shí)應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)檔案內(nèi)容予以保密。在檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）系統(tǒng)功能1.檔案收集管理功能實(shí)現(xiàn)檔案收集信息的在線錄入、審核、提交等功能，方便各部門(mén)及時(shí)報(bào)送檔案信息，提高檔案收集工作的效率和準(zhǔn)確性。2.檔案整理編目功能對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，生成電子目錄，便于檔案的檢索和查詢(xún)。3.檔案存儲(chǔ)管理功能將檔案數(shù)字化副本存儲(chǔ)在服務(wù)器上，實(shí)現(xiàn)檔案的集中存儲(chǔ)和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。4.檔案檢索利用功能提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、年度、保管期限、檔案類(lèi)別等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案信息。同時(shí)，支持在線查閱、借閱、復(fù)制檔案等功能，提高檔案利用效率。5.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.系統(tǒng)安全管理功能設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）數(shù)字化工作1.檔案數(shù)字化流程包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。掃描應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保掃描圖像清晰、完整；圖像處理應(yīng)對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理；數(shù)據(jù)掛接應(yīng)將數(shù)字化檔案與對(duì)應(yīng)的電子目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索；存儲(chǔ)應(yīng)將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.數(shù)字化質(zhì)量控制建立檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系，對(duì)數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。對(duì)掃描圖像的清晰度、完整性、色彩還原度等進(jìn)行抽檢，對(duì)圖像處理效果進(jìn)行審核，對(duì)數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)等。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.數(shù)據(jù)安全采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，保障檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全。對(duì)用戶(hù)訪問(wèn)進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理