PAGE堤防所檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)堤防所檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在堤防工程建設(shè)、管理、維護(hù)及防汛抗洪等工作中的作用，特制定本檔案收集制度。（二）適用范圍本制度適用于堤防所各部門及全體工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案資料的收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則堤防所檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免檔案分散保存造成的管理不便和信息丟失。2.真實準(zhǔn)確原則收集的檔案資料應(yīng)真實反映堤防所各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁虛假和錯誤信息進(jìn)入檔案。3.及時收集原則各部門及工作人員應(yīng)及時將工作中形成的檔案資料收集整理，按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門，防止檔案資料的積壓和散失。4.分類科學(xué)原則依據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。二、檔案收集范圍（一）工程建設(shè)檔案1.堤防工程規(guī)劃設(shè)計文件包括流域規(guī)劃、區(qū)域防洪規(guī)劃、堤防工程可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。2.工程建設(shè)前期文件項目建議書、環(huán)境影響評價報告、水土保持方案、建設(shè)用地批準(zhǔn)文件、工程招投標(biāo)文件等。3.工程施工過程文件施工組織設(shè)計、施工日志、工程變更通知、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分部分項工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量評定資料等。4.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃（細(xì)則）、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量監(jiān)理通知、工程進(jìn)度監(jiān)理報告等。5.工程竣工驗收文件竣工驗收申請報告、竣工驗收鑒定書、工程竣工決算報告、工程竣工圖等。（二）工程管理檔案1.堤防巡查記錄日常巡查記錄、專項巡查記錄、節(jié)假日巡查記錄等，包括巡查時間、巡查人員、巡查范圍、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等。2.工程養(yǎng)護(hù)資料養(yǎng)護(hù)計劃、養(yǎng)護(hù)記錄、養(yǎng)護(hù)工程驗收資料等，涵蓋堤防維修、加固、綠化、清障等養(yǎng)護(hù)工作的相關(guān)內(nèi)容。3.工程觀測資料水位觀測記錄、流量觀測記錄、位移觀測記錄、滲流觀測記錄等，以及觀測數(shù)據(jù)分析報告。4.工程安全鑒定資料安全鑒定報告、安全評價報告、安全監(jiān)測資料分析報告等，用于評估堤防工程的安全狀況。5.工程運(yùn)行調(diào)度資料調(diào)度指令、調(diào)度方案、運(yùn)行記錄等，涉及堤防工程在不同水位情況下的運(yùn)行調(diào)度操作。（三）防汛抗洪檔案1.防汛預(yù)案堤防所防汛應(yīng)急預(yù)案、洪水調(diào)度方案、搶險應(yīng)急預(yù)案等，明確防汛組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、搶險措施、物資儲備等內(nèi)容。2.防汛值班記錄汛期值班表、值班日志，記錄值班人員、值班時間、雨情、水情、工情及值班期間的工作情況。3.防汛物資管理資料防汛物資采購計劃、采購合同、入庫驗收記錄、物資臺賬、物資調(diào)配記錄、物資損耗記錄等。4.防汛搶險資料搶險隊伍組建情況、搶險演練記錄、搶險過程照片、錄像、搶險物資使用記錄、搶險工作總結(jié)等。5.洪水災(zāi)害損失及恢復(fù)情況資料洪水災(zāi)害調(diào)查報告、受災(zāi)情況統(tǒng)計報表、災(zāi)害損失評估報告、災(zāi)后恢復(fù)重建計劃及實施情況等。（四）行政管理檔案1.機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員編制文件上級批準(zhǔn)的機(jī)構(gòu)設(shè)置文件、人員編制方案、人員任免文件等。2.會議文件各類工作會議、專題會議的通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。3.規(guī)章制度文件堤防所制定的各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等。4.工作計劃與總結(jié)年度工作計劃、季度工作計劃、專項工作計劃以及年度工作總結(jié)、季度工作總結(jié)、專項工作總結(jié)等。5.行政事務(wù)文件公文收發(fā)登記、文件傳閱記錄、印章使用記錄、辦公用品采購與發(fā)放記錄、車輛使用記錄等。（五）黨群工作檔案1.黨組織建設(shè)文件黨組織設(shè)置文件、黨員名冊、入黨申請書、黨員轉(zhuǎn)正材料、黨組織活動記錄等。2.黨風(fēng)廉政建設(shè)文件廉政教育計劃、廉政建設(shè)制度、廉政風(fēng)險防控資料、違紀(jì)違法案件查處材料等。3.工會工作文件工會組織建設(shè)文件、工會會員名冊、工會活動記錄、職工權(quán)益維護(hù)資料等。4.共青團(tuán)工作文件團(tuán)組織建設(shè)文件、團(tuán)員名冊、團(tuán)的活動記錄、青年志愿者活動資料等。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案收集制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集工作。2.定期組織檔案收集工作培訓(xùn)，提高工作人員的檔案意識和收集技能。3.對各部門移交的檔案資料進(jìn)行審核、整理、分類、編號、裝訂等初步加工，確保檔案資料的質(zhì)量。4.建立檔案收集臺賬，記錄檔案資料的收集情況，包括移交部門、移交時間、檔案名稱、數(shù)量等信息。5.負(fù)責(zé)檔案資料的存儲、保管和利用，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.明確本部門檔案收集工作的責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案資料的收集、整理和移交工作。2.按照檔案收集范圍和要求，及時收集本部門工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對收集的檔案資料進(jìn)行初步分類和整理，編制檔案目錄，便于檔案管理部門接收和管理。4.在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）工作人員職責(zé)1.各崗位工作人員在工作過程中應(yīng)及時將形成的檔案資料進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的真實、完整和及時。2.嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求，妥善保管好自己手中的檔案資料，防止檔案資料的丟失、損壞或泄密。3.積極配合檔案管理部門的工作，按照要求提供檔案資料的補(bǔ)充信息和相關(guān)說明。四、檔案收集流程（一）文件材料形成與積累1.各部門及工作人員在日常工作中，應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時形成并積累各類文件材料。對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案資料的安全性。2.對于正在辦理的文件材料，承辦人員應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤其辦理進(jìn)度，確保文件材料的及時流轉(zhuǎn)和處理。辦理完畢后，應(yīng)及時將文件材料收集整理。（二）部門內(nèi)部整理1.各部門檔案收集責(zé)任人定期對本部門形成的文件材料進(jìn)行檢查和整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。2.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明文件材料的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.將整理好的文件材料裝訂成冊，對于紙張規(guī)格不一致或破損的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裱糊、修復(fù)或復(fù)制，確保文件材料的整齊、美觀和完整。（三）檔案移交1.各部門在完成檔案資料的整理后，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.按照規(guī)定的時間和要求，將檔案資料移交至檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，明確交接責(zé)任。3.檔案管理部門對接收的檔案資料進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整、不準(zhǔn)確或不符合要求，應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。五、檔案收集時間要求（一）定期收集1.各部門應(yīng)每月定期將本部門整理好的數(shù)據(jù)資料移交檔案管理部門。具體時間為每月的最后一周，特殊情況可提前或推遲，但需提前通知檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在接收檔案資料后的一周內(nèi)完成審核、整理、分類等初步加工工作，并將檔案資料妥善保管。（二）不定期收集1.對于堤防工程建設(shè)、管理、防汛抗洪等工作中形成的重要緊急檔案資料，各部門應(yīng)在事件結(jié)束后的三個工作日內(nèi)收集整理并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時對不定期移交的檔案資料進(jìn)行處理，確保檔案資料的時效性和完整性。（三）年度歸檔1.每年年底，各部門應(yīng)將全年形成的檔案資料進(jìn)行全面整理，編制年度檔案目錄清單，并于次年一月底前移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對年度歸檔的檔案資料進(jìn)行全面審查和整理，按照永久、長期、短期等保管期限進(jìn)行分類存放，并編制年度檔案總目錄。六、檔案收集質(zhì)量要求（一）完整性1.收集的檔案資料應(yīng)涵蓋堤防所各項工作的全過程，包括前期規(guī)劃、建設(shè)施工、運(yùn)行管理、防汛抗洪等各個環(huán)節(jié)，不得遺漏重要文件材料。2.對于一項工作或一個項目形成的系列文件材料，應(yīng)收集齊全，如項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、施工過程記錄、竣工驗收文件等，確保檔案資料的連貫性和完整性。（二）準(zhǔn)確性1.檔案資料中的數(shù)據(jù)應(yīng)真實準(zhǔn)確，與實際工作情況相符。涉及工程建設(shè)、運(yùn)行管理等方面的數(shù)據(jù)，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審核和驗證。2.文件材料的內(nèi)容應(yīng)表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或錯誤的表述。文件材料上的簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全，確保文件的法律效力。（三）系統(tǒng)性1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類，使檔案資料層次分明、條理清晰。同一類檔案資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列，便于查找和利用。2.建立檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，通過編號、編目、編制索引等方式，使相關(guān)檔案資料能夠相互關(guān)聯(lián)，形成一個完整的信息體系。七、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門定期對各部門的檔案收集工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時性以及整理質(zhì)量等方面。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.建立檔案收集工作投訴舉報渠道，接受全體工作人員對檔案收集工作中存在的問題進(jìn)行投訴舉報。對投訴舉報事項進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實，依法依規(guī)處理。（二）考核辦法1.將檔案收集工作納入各部門年度績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)包括檔案收集的及時性、完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)