PAGE火災檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司火災檔案室的管理，確保火災檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮火災檔案在公司消防安全管理工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位涉及火災相關檔案的管理。（三）管理原則火災檔案室管理遵循集中統(tǒng)一、分類管理、安全保密、方便利用的原則。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善火災檔案室管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司火災檔案，對各部門及所屬單位移交的火災檔案進行審核、整理、編目、上架等工作。3.建立火災檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索和管理，提高檔案利用效率。4.定期對火災檔案進行清查、核對，確保檔案的完整與安全。5.負責向公司內(nèi)部各部門及外部相關單位提供火災檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展火災檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門火災檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的真實、準確、完整。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的火災檔案移交至公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好火災檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對本部門火災檔案的安全保管負責，采取有效措施防止檔案損壞、丟失。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責火災檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、查閱、借閱登記等。3.定期對火災檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.做好火災檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。5.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)和工作能力。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公司內(nèi)部發(fā)生的火災事故檔案，包括火災報告、現(xiàn)場勘查記錄、火災原因調(diào)查分析報告、損失統(tǒng)計清單、處理結(jié)果等。2.消防設施設備的維護保養(yǎng)記錄、檢測報告、故障維修記錄等與火災預防相關的檔案。3.消防安全培訓、演練活動的計劃、方案、記錄、總結(jié)等檔案。4.《消防法》等法律法規(guī)及相關標準規(guī)范中要求留存的與火災管理有關的文件、資料。5.其他與公司火災管理工作相關的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應指定專人負責火災檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案材料應真實、準確、清晰，不得偽造、篡改。3.對于重要的火災檔案材料，應同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的一致性和完整性。（三）歸檔程序1.檔案形成部門在火災事故處理完畢或相關工作結(jié)束后，應及時對檔案材料進行整理。整理工作包括對文件材料進行分類、排序、編目、裝訂等，確保檔案材料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.整理好的火災檔案應按照規(guī)定的格式填寫檔案封面和目錄，注明檔案名稱、形成時間、保管期限等信息。3.檔案形成部門將整理好的火災檔案移交至公司檔案管理部門，雙方辦理交接手續(xù)，填寫《火災檔案交接清單》，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等內(nèi)容。4.檔案管理部門對接收的火災檔案進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時與檔案形成部門溝通，要求其補充或修正。審核無誤后，將檔案進行上架存儲。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規(guī)定和要求。（二）分類方法火災檔案采用年度機構問題分類法進行分類。1.年度分類：按照火災發(fā)生的年度將檔案分為不同類別，如20XX年度火災檔案、20XX+1年度火災檔案等。2.機構分類：根據(jù)公司內(nèi)部各部門及所屬單位的名稱，將檔案分為相應的機構類別，如行政部火災檔案、生產(chǎn)部火災檔案等。3.問題分類：按照火災檔案所反映的問題，將檔案分為火災事故類、消防設施管理類、消防安全活動類等類別。（三）編號規(guī)則1.火災檔案編號采用“年度+機構代碼+問題代碼+流水號”的形式。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如2023。3.機構代碼：由兩位大寫英文字母組成，根據(jù)公司內(nèi)部各部門及所屬單位的名稱首字母確定，如行政部為XZ，生產(chǎn)部為SC等。4.問題代碼：由兩位大寫英文字母組成，如火災事故類為HZSD，消防設施管理類為XFSS等。5.流水號：用四位阿拉伯數(shù)字表示，從0001開始依次編號。例如，2023年行政部的一份火災事故檔案編號為：2023XZHZSD0001。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、形成時間、保管期限、頁數(shù)等內(nèi)容。2.目錄應打印或書寫清晰、工整，一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)首頁，一份單獨成冊作為檢索工具。3.檔案卷內(nèi)文件應按照編號順序排列，編寫頁號，頁號編寫在文件正面右上角，背面左上角。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應設立專門的火災檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火門、滅火器、除濕機、防蟲藥等。（二）保管期限火災檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司重大火災事故、重要消防設施設備改造、消防安全管理決策等具有長遠歷史查考價值的檔案，應永久保管。2.長期保管：對公司一般火災事故、消防設施設備的定期維護保養(yǎng)記錄等在較長時間內(nèi)具有查考價值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管：對公司日常消防安全活動中的一般性文件、資料等保管期限較短的檔案，保管期限為10年。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在檔案柜中，每個檔案柜應標明存放檔案的類別和范圍。2.不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和查找。3.電子檔案應存儲在專門的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）保管檢查1.檔案管理人員應定期對火災檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況時，應及時采取措施進行修復、補充或處理，并做好記錄。3.每年應對檔案保管情況進行一次全面清查，確保檔案的安全與完整。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱火災檔案的，應填寫《火災檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱規(guī)定的，為查閱人員提供必要的查閱場所和設備，并指定專人負責協(xié)助查閱。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的范圍內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，并在《火災檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因特殊原因需要借閱公司火災檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《火災檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)公司主管領導簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對借閱申請進行嚴格審核，必要時可要求借閱單位提供擔?；蚝炗啽Ｃ軈f(xié)議。審核通過后，為借閱單位辦理借閱手續(xù)，收取一定的押金，并在《火災檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱情況。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。如需復制或摘錄檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。4.借閱人員應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準后方可延期。5.檔案歸還時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任，并要求其采取相應的補救措施。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司商業(yè)秘密、消防安全敏感信息等重要檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息安全。3.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案室，檔案管理人員離開檔案室時應關閉門窗、電源等設備。4.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應監(jiān)督查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案室的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保檔案室的安全。2.定期對檔案室的消防設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案，并按照應急預案進行處理。4.對因工作失誤或違反規(guī)定導致檔案損壞、丟失、泄露等情況的，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對保管期滿的火災檔案進行鑒定。2.鑒定工作應堅持全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立火災檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對保管期滿的火災檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否涉及公司重要機密、是否仍具有查考利用價值等。2.核對檔案的保管期限是否符合規(guī)定，檔案的完整性和準確性是否良好。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《火災檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱\編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責