PAGE干部人事檔案室制度一、總則（一）目的為加強公司干部人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高干部人事管理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部人事檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司干部人事檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映干部的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.方便利用原則：建立健全檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，為公司干部人事工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立干部人事檔案室，隸屬于人力資源部，負責(zé)公司干部人事檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)干部人事檔案管理的法律法規(guī)和政策，制定公司干部人事檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)收集、鑒別、整理、歸檔、保管公司干部人事檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全。3.辦理干部人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，為公司干部人事工作提供檔案信息服務(wù)。4.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，確保檔案管理工作的正常開展。5.定期對檔案管理工作進行檢查、總結(jié)和評估，不斷提高檔案管理水平。6.負責(zé)對公司所屬各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范統(tǒng)一。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容干部人事檔案主要內(nèi)容包括：履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資、任免、出國（境）等材料以及其他可供組織參考的材料。（二）檔案分類1.履歷類：主要包括干部的個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等材料。2.自傳類：干部本人撰寫的自傳材料。3.考核類：干部的年度考核、任期考核、專項考核等材料。4.培訓(xùn)類：干部參加各類培訓(xùn)的相關(guān)材料。5.專業(yè)技術(shù)類：干部的專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）評定、聘任等材料。6.政審類：干部的政治歷史審查、入黨入團審查等材料。7.黨團類：干部的入黨、入團申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等材料。8.獎勵類：干部獲得的各類獎勵證書、表彰決定等材料。9.處分類：干部受到的黨紀(jì)政紀(jì)處分決定、處分解除決定等材料。10.工資類：干部的工資變動審批表、工資待遇證明等材料。11.任免類：干部的任免文件、任職通知等材料。12.出國（境）類：干部出國（境）審批表、護照簽證等材料。13.其他類：上述類別未涵蓋的其他可供組織參考的材料。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門干部人事檔案材料的收集工作，按照檔案內(nèi)容分類要求，及時將形成的檔案材料收集齊全，并定期移交干部人事檔案室。2.干部人事檔案室應(yīng)定期向各部門催交檔案材料，確保檔案材料的及時收集。3.對于新入職干部，人力資源部應(yīng)在干部入職一個月內(nèi)，將其檔案材料收集齊全并移交干部人事檔案室。（二）檔案整理1.干部人事檔案室收到檔案材料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類要求進行整理。2.整理檔案材料時，應(yīng)認(rèn)真核對材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的材料應(yīng)及時退回原部門補充或更正。3.檔案材料應(yīng)按照類別和時間順序進行排列，同一類別的材料應(yīng)按照重要程度和時間先后順序排列。4.檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋和檔案盒進行裝盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、姓名、檔案編號等信息。5.檔案整理完成后，應(yīng)建立檔案目錄，詳細記錄檔案材料的類別、名稱、份數(shù)、頁碼等信息，以便于查閱和管理。五、檔案保管（一）保管設(shè)施1.干部人事檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等功能。2.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存放檔案的設(shè)備，檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分別存放在不同的檔案架或檔案柜中。2.檔案應(yīng)按照編號順序排列存放，便于查找和管理。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。6.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱干部人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案的范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的內(nèi)容，不得查閱與工作無關(guān)的檔案信息。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案的人員應(yīng)填寫《干部人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.將《干部人事檔案查閱申請表》提交干部人事檔案室，檔案管理人員對查閱申請進行審核，審核通過后，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱范圍1.因特殊原因需要借閱干部人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案的范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的內(nèi)容，不得借閱與工作無關(guān)的檔案信息。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案的人員應(yīng)填寫《干部人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.將《干部人事檔案借閱申請表》提交干部人事檔案室，檔案管理人員對借閱申請進行審核，審核通過后，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點借閱檔案，不得擅自將檔案帶出公司。4.借閱人員借閱檔案的時間一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人員借閱檔案時，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并在《干部人事檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.干部因工作調(diào)動、離職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照干部人事管理權(quán)限進行，不得擅自越級轉(zhuǎn)遞檔案。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.干部所在部門應(yīng)在干部調(diào)動、離職、退休等手續(xù)辦理完畢后，及時將檔案材料整理齊全，并填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞時間等信息。2.將《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》和檔案材料一并提交干部人事檔案室，檔案管理人員對轉(zhuǎn)遞申請進行審核，審核通過后，為干部辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式，將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋檔案管理專用章。4.檔案管理人員應(yīng)及時將檔案材料通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞睫D(zhuǎn)遞給接收單位，并做好轉(zhuǎn)遞記錄。5.接收單位收到檔案材料后，應(yīng)及時將回執(zhí)寄回干部人事檔案室，檔案管理人員收到回執(zhí)后，應(yīng)將其歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到信息化管理系統(tǒng)中，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息檢索：通過信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案信息利用：利用信息化管理系統(tǒng)，為公司干部人事工作提供檔案信息服務(wù)，如干部選拔任用、考核評價、培訓(xùn)發(fā)展等。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程，確保檔案信息的安全和保密。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)正常運行。3.加強對檔案信息的備份管理，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熱愛檔案管理工作，保守檔案機密。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，并定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。2.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，確保檔案管理工作的正常開展。3.負責(zé)檔案信息的錄入、檢索、利用和管理，為公司干部人事工作提供檔案信息服務(wù)。4.負責(zé)對公司所屬各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范統(tǒng)一。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司人力資源部負責(zé)對干部人事檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作的規(guī)范程度。3.檔案信息的安全保密情況。4.檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：人力資源部定期對干部人事檔案管理工作進行檢查，檢查結(jié)果以書面形式通報。2.不定期抽查：人力資源部不定期對干部人事檔案管理工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（四）問題處理