PAGE物流園區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物流園區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在園區(qū)運(yùn)營(yíng)管理、決策支持、業(yè)務(wù)拓展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物流園區(qū)內(nèi)各部門(mén)、入駐企業(yè)以及與園區(qū)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則園區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由園區(qū)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映園區(qū)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.分類(lèi)科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和保管期限等因素，進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。5.便捷利用原則建立健全檔案檢索體系和利用制度，提高檔案的利用效率，為園區(qū)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善園區(qū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)園區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理園區(qū)各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工程檔案、設(shè)備檔案等，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、數(shù)字化等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的利用效率。5.組織開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為園區(qū)領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)管理、客戶服務(wù)等提供檔案信息支持。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，保障檔案管理工作的正常開(kāi)展。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向園區(qū)檔案管理部門(mén)移交。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，配合園區(qū)檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守園區(qū)檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和方法管理本部門(mén)檔案，確保檔案的安全和保密。（三）入駐企業(yè)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本企業(yè)在園區(qū)內(nèi)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成檔案的收集、整理、保管和利用工作，接受園區(qū)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)。2.按照?qǐng)@區(qū)檔案管理要求，及時(shí)向園區(qū)檔案管理部門(mén)移交有關(guān)檔案資料，確保園區(qū)檔案信息的完整性。3.遵守園區(qū)檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案，保障檔案的安全和保密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.園區(qū)行政管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、決議、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文書(shū)檔案。2.園區(qū)業(yè)務(wù)部門(mén)在物流運(yùn)營(yíng)、倉(cāng)儲(chǔ)管理、運(yùn)輸調(diào)度、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同協(xié)議、運(yùn)單、貨單、庫(kù)存記錄、業(yè)務(wù)報(bào)表等業(yè)務(wù)檔案。3.園區(qū)財(cái)務(wù)部門(mén)在財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、審計(jì)監(jiān)督等工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。4.園區(qū)人事部門(mén)在人員招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、檔案管理等工作中形成的員工檔案、人事報(bào)表等人事檔案。5.園區(qū)工程建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等工程檔案。6.園區(qū)設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等過(guò)程中形成的設(shè)備清單、說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維護(hù)記錄、報(bào)廢審批表等設(shè)備檔案。7.園區(qū)組織開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等形成的活動(dòng)方案、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、調(diào)研報(bào)告等專(zhuān)項(xiàng)檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)和入駐企業(yè)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)和本企業(yè)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的原則，對(duì)于重要文件和業(yè)務(wù)資料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集歸檔，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、剪裁或偽造，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，使其系統(tǒng)化、條理化。2.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理，業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類(lèi)，人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)，工程檔案按照項(xiàng)目階段進(jìn)行分類(lèi)，設(shè)備檔案按照設(shè)備類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速檢索檔案信息。5.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，應(yīng)保持文件的整齊、牢固，便于翻閱和保管。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如圖紙、照片等，應(yīng)采用卷盒、文件夾等方式進(jìn)行保管，并在卷盒或文件夾上標(biāo)注相關(guān)信息。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定的原則，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由園區(qū)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案兼職管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)園區(qū)各類(lèi)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管反映園區(qū)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)園區(qū)發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如園區(qū)成立以來(lái)的重要文件、重大項(xiàng)目檔案、園區(qū)發(fā)展規(guī)劃、歷史沿革等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)園區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。如園區(qū)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、重要業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)園區(qū)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性通知、短期業(yè)務(wù)報(bào)表等。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期組織各部門(mén)檔案兼職管理人員對(duì)本部門(mén)保管期滿的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對(duì)各部門(mén)提交的檔案鑒定表進(jìn)行審核，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行最終審定，并形成檔案鑒定報(bào)告。3.根據(jù)檔案鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)園區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防鼠咬、防盜、防光、防塵、防污染等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，保證設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置不同的區(qū)域，分別存放不同類(lèi)型和保管期限的檔案，做到分類(lèi)存放、標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案的分類(lèi)順序排列，便于查閱和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用安全可靠的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類(lèi)方法進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。3.對(duì)于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特性進(jìn)行單獨(dú)保管，采取相應(yīng)的保護(hù)措施，如照片應(yīng)進(jìn)行沖印或數(shù)字化存儲(chǔ)，錄音、錄像應(yīng)定期進(jìn)行轉(zhuǎn)錄和檢查，確保檔案信息的完整性和可讀性。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等受損檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)注意保持庫(kù)房整潔，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、飲食、存放雜物等。4.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房門(mén)窗、門(mén)鎖、監(jiān)控設(shè)備等的管理，確保庫(kù)房安全。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和園區(qū)檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)園區(qū)各項(xiàng)工作為宗旨，積極主動(dòng)地為園區(qū)領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)管理、客戶服務(wù)等提供檔案信息支持，提高檔案利用效率。3.安全保密原則在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照保密要求進(jìn)行管理和利用。（二）利用范圍1.園區(qū)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定的程序辦理利用手續(xù)。2.入駐企業(yè)因業(yè)務(wù)開(kāi)展需要查閱、借閱與本企業(yè)相關(guān)檔案的，應(yīng)向園區(qū)檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理利用手續(xù)。3.因園區(qū)對(duì)外宣傳、合作交流、項(xiàng)目申報(bào)等工作需要，經(jīng)園區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可提供相關(guān)檔案資料進(jìn)行查閱、復(fù)制或?qū)ν馓峁?.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法依規(guī)查閱園區(qū)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理利用手續(xù)。（三）利用程序1.申請(qǐng)利用者需填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、查閱范圍、利用時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋所在部門(mén)或企業(yè)公章。2.審批檔案利用申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人或入駐企業(yè)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交園區(qū)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)利用者的申請(qǐng)內(nèi)容和檔案管理規(guī)定，進(jìn)行審核，確定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請(qǐng)，需經(jīng)園區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者憑有效證件到檔案管理部門(mén)查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照利用申請(qǐng)表上注明的查閱范圍，為利用者提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。4.借閱對(duì)于確需借閱檔案的，檔案管理部門(mén)應(yīng)與利用者簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、借閱數(shù)量、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等內(nèi)容。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。利用者借閱檔案后，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容。到期應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量、借閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量、歸還時(shí)間等內(nèi)容。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度的要求進(jìn)行編制，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定銷(xiāo)毀情況統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、整理、匯總工作，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。（二）信息化管理1.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.對(duì)園區(qū)各類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻設(shè)置等安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)功能的正常發(fā)揮。4.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，利用信息化手段提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為園區(qū)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。八、檔案的移交與處置（一）移交1.園區(qū)各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)形成的檔案定期向園區(qū)檔案管理部門(mén)移交。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并與檔案管理部門(mén)辦理交接手續(xù)。2.入駐企業(yè)因園區(qū)規(guī)劃調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因不再在園區(qū)開(kāi)展業(yè)務(wù)的，應(yīng)在終止業(yè)務(wù)前，將本企業(yè)在園區(qū)內(nèi)形成的檔案全部移交園區(qū)檔案管理部門(mén)。移交檔案時(shí)，應(yīng)按照?qǐng)@區(qū)檔案管理要求進(jìn)行整理和編目，并編制檔案移交清單，經(jīng)園區(qū)檔案管理部門(mén)驗(yàn)收合格后辦理交接手續(xù)。3.園區(qū)因機(jī)構(gòu)改革、資產(chǎn)重組、園區(qū)關(guān)閉等原因需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案移交規(guī)定，將園區(qū)檔案移交給相關(guān)部門(mén)或單位，并辦理檔案移交手續(xù)。