PAGE檔案聯(lián)絡(luò)員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案聯(lián)絡(luò)員管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門檔案聯(lián)絡(luò)員及涉及檔案管理工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門及相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案聯(lián)絡(luò)員職責(zé)（一）檔案收集1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和初步分類，確保文件材料齊全、完整。2.定期對(duì)本部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正文件材料收集過程中的遺漏和錯(cuò)誤。3.積極協(xié)助公司檔案管理部門收集與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件資料。（二）檔案整理1.按照公司檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和編目，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、裝盒等加工處理，保證檔案的質(zhì)量。3.編制本部門檔案目錄，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。（三）檔案移交1.定期將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門，辦理交接手續(xù)，確保檔案移交及時(shí)、準(zhǔn)確。2.在檔案移交過程中，向檔案管理部門提供檔案整理情況說明和相關(guān)電子目錄，便于檔案管理部門進(jìn)行核對(duì)和接收。（四）檔案保管1.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的保管工作，確保檔案存放安全、環(huán)境適宜。2.對(duì)本部門檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行登記和跟蹤，防止檔案丟失或損壞。3.配合檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中的問題。（五）檔案利用1.為本部門及公司其他部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案利用合法、合規(guī)。2.根據(jù)工作需要，協(xié)助公司內(nèi)部人員查閱、復(fù)制檔案資料，提供必要的幫助和支持。3.對(duì)檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給檔案管理部門，并配合做好相關(guān)處理工作。（六）檔案信息化建設(shè)1.協(xié)助檔案管理部門推進(jìn)本部門檔案的信息化錄入工作，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整地錄入系統(tǒng)。2.配合檔案管理部門做好檔案數(shù)字化工作，按照要求提供檔案原件進(jìn)行掃描等處理。3.利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的日常管理和查詢利用，提高檔案管理工作的效率和便捷性。（七）培訓(xùn)與宣傳1.積極參加公司組織的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平。2.向本部門員工宣傳檔案管理的重要性和相關(guān)知識(shí)，增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)，促進(jìn)本部門檔案管理工作的順利開展。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、記錄、信函、圖紙、照片、音像等各種載體的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議及其履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件材料。4.公司內(nèi)部各部門之間的往來(lái)文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。5.公司重要會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、紀(jì)要、記錄等。6.公司員工個(gè)人在工作中形成的具有代表性的文件材料，如工作總結(jié)、科研成果、獲獎(jiǎng)證書等。（二）收集要求1.各部門檔案聯(lián)絡(luò)員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的形成與工作進(jìn)程同步。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，同一事由的文件應(yīng)集中排列。3.每份歸檔文件應(yīng)編制頁(yè)碼，在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章，并填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。4.歸檔文件應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒進(jìn)行裝盒，一盒內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列整齊，盒脊應(yīng)填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等內(nèi)容。5.檔案目錄應(yīng)包括題名、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目，應(yīng)打印成冊(cè)，并與電子目錄保持一致。四、檔案移交與保管（一）移交時(shí)間1.各部門檔案聯(lián)絡(luò)員應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交。（二）移交手續(xù)1.檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。（三）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案存放安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置合理，并做好清查記錄。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個(gè)人工作、學(xué)習(xí)、研究等需要查閱本人相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱公司檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表或借閱登記表，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用期限1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，當(dāng)場(chǎng)查閱完畢，如需帶出查閱，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2.檔案借閱期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案聯(lián)絡(luò)員應(yīng)協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地提供相關(guān)數(shù)據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.公司應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。3.鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見，并填寫檔案鑒定意見書。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等模塊，滿足公司檔案管理工作的實(shí)際需求。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案聯(lián)絡(luò)員應(yīng)協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.在數(shù)據(jù)錄入過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守?cái)?shù)據(jù)錄入操作規(guī)程，對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，防止數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)做好系統(tǒng)安全防護(hù)工作，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。3.根據(jù)公司檔案管理工作的發(fā)展和變化，及時(shí)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的功能和性能。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案聯(lián)絡(luò)員的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作各項(xiàng)制度和要求得到有效落實(shí)。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、移交、保管、利用等工作的開展情況，檔案管理制度的執(zhí)行情況，檔案信息化建設(shè)情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將檔案管理工作納入各部門績(jī)效考核體系，對(duì)檔案聯(lián)絡(luò)員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理工作任務(wù)完成情況、檔案管理質(zhì)量、檔案利用效果、檔案信息化建設(shè)水平等方面。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，對(duì)考核優(yōu)秀