PAGE醫(yī)院食堂檔案制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院食堂檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院食堂管理、服務(wù)保障及歷史查考等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院食堂的所有檔案管理工作，包括但不限于行政管理文件、采購(gòu)供應(yīng)記錄、食品安全資料、人員管理檔案、財(cái)務(wù)管理憑證等各類與食堂運(yùn)營(yíng)相關(guān)的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院食堂的實(shí)際工作情況和歷史面貌。2.完整性原則：全面收集、整理與食堂業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等符合客觀事實(shí)。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、食堂商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全院檔案的集中統(tǒng)一管理，其中涵蓋醫(yī)院食堂檔案。同時(shí)，各食堂業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并接受醫(yī)院檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度，制定和完善醫(yī)院食堂檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院食堂檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂及數(shù)字化處理等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全醫(yī)院食堂檔案的檢索工具和數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案查詢利用效率。4.定期對(duì)醫(yī)院食堂檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案的銷毀和移交工作。5.負(fù)責(zé)對(duì)各食堂業(yè)務(wù)部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案管理人員正確開(kāi)展檔案管理工作。6.積極開(kāi)發(fā)利用醫(yī)院食堂檔案信息資源，為醫(yī)院食堂管理決策、服務(wù)質(zhì)量提升、食品安全追溯等提供依據(jù)和支持。（三）食堂業(yè)務(wù)部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類文件資料的收集、整理和初步分類，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照醫(yī)院檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案的查詢、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保本部門檔案的安全與完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案醫(yī)院食堂的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、會(huì)議記錄、通知通告等文件。食堂管理人員的任免文件、考核記錄、培訓(xùn)資料等人事管理檔案。食堂與醫(yī)院其他部門、外部單位的往來(lái)文件、合同協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等。2.采購(gòu)供應(yīng)檔案食品原材料、調(diào)料、餐具等物資的采購(gòu)計(jì)劃、訂單合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、驗(yàn)收記錄等。物資采購(gòu)價(jià)格變動(dòng)記錄、采購(gòu)成本分析報(bào)告等。庫(kù)存管理記錄，包括物資出入庫(kù)清單、盤點(diǎn)報(bào)告、庫(kù)存賬目等。3.食品安全檔案食品衛(wèi)生許可證、從業(yè)人員健康證明、培訓(xùn)記錄等相關(guān)證件和資料。食品加工過(guò)程中的各項(xiàng)操作規(guī)程、衛(wèi)生檢查記錄、消毒記錄等。食品安全事故應(yīng)急預(yù)案、處理記錄及相關(guān)報(bào)告。食品檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告，包括原材料檢驗(yàn)、成品抽檢等報(bào)告。4.人員管理檔案食堂員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、考勤記錄、工資發(fā)放表等。員工培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績(jī)等。員工獎(jiǎng)懲記錄、崗位變動(dòng)記錄等。5.財(cái)務(wù)管理檔案食堂財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)收支賬目、憑證、報(bào)表等。成本核算資料，包括食材成本、人工成本、水電費(fèi)等核算記錄。固定資產(chǎn)臺(tái)賬、設(shè)備采購(gòu)發(fā)票及維修記錄等。（二）收集要求1.各食堂業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作日?；?、制度化。2.檔案收集人員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文件資料，做到隨產(chǎn)生隨收集，防止文件資料散失。3.對(duì)于外來(lái)文件，如供應(yīng)商提供的數(shù)據(jù)資料、合作單位的函件等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時(shí)移交至相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理歸檔。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將醫(yī)院食堂檔案分為行政管理、采購(gòu)供應(yīng)、食品安全、人員管理、財(cái)務(wù)管理等五大類。在每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類，如行政管理類下可分為規(guī)章制度、人事管理、對(duì)外往來(lái)等；采購(gòu)供應(yīng)類下可分為物資采購(gòu)、庫(kù)存管理等。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的形式，例如“2XXXCG001”，其中“2XXX”表示年份，“CG”表示采購(gòu)供應(yīng)類別，“001”表示該類別下的流水號(hào)。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。對(duì)每份檔案編寫頁(yè)碼，確保檔案內(nèi)容的連續(xù)性和完整性。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的檔案進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件，便于閱讀和保管。對(duì)于紙張規(guī)格不一致或破損的文件，應(yīng)進(jìn)行裱糊、修補(bǔ)或復(fù)制，使其達(dá)到裝訂要求。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管醫(yī)院食堂涉及重大決策、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、重要?dú)v史事件記錄等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。反映醫(yī)院食堂發(fā)展歷程、具有標(biāo)志性意義的文件資料。涉及醫(yī)院食堂產(chǎn)權(quán)、債權(quán)債務(wù)等重要經(jīng)濟(jì)關(guān)系的文件。2.定期保管保管期限為30年的檔案，主要包括醫(yī)院食堂年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等一般性文件資料，以及采購(gòu)供應(yīng)、食品安全等方面的中期業(yè)務(wù)記錄。保管期限為10年的檔案，如食堂臨時(shí)性工作安排、一般性通知、短期人員考核記錄等。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，并具備良好的通風(fēng)、采光條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)備，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保管要求1.按照檔案的類別、保管期限和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案柜中，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還、銷毀等情況，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。五、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各部門因工作需要查閱食堂檔案，以了解食堂運(yùn)營(yíng)情況、食品安全狀況、物資采購(gòu)信息等，為工作決策提供參考依據(jù)。2.醫(yī)院食堂工作人員為規(guī)范操作流程、追溯食品安全問(wèn)題、查詢物資庫(kù)存等目的查閱相關(guān)檔案。3.醫(yī)院審計(jì)部門、紀(jì)檢部門等因工作需要對(duì)食堂檔案進(jìn)行審計(jì)、檢查時(shí)的查閱利用。4.因法律法規(guī)要求或其他特殊情況，需向外部單位或個(gè)人提供食堂相關(guān)檔案資料的查閱利用。（二）利用方式1.查閱醫(yī)院內(nèi)部人員查閱食堂檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)，查閱人員應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.借閱因工作需要借閱食堂檔案的，除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的完整和安全。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。3.復(fù)制對(duì)于確需復(fù)制的食堂檔案資料，查閱人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件清晰、完整。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人員、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制內(nèi)容及份數(shù)等。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織與程序1.醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院食堂檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。2.鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要性等因素，結(jié)合醫(yī)院食堂的實(shí)際情況和發(fā)展需求，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.鑒定工作小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，填寫《檔案鑒定意見(jiàn)書》，明確檔案的存毀情況，并由鑒定工作小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀檔案的審批與處理1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案前應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真