PAGE檔案文書管理制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案文書管理，確保檔案文書的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案文書的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案文書形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案文書由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案文書管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案文書應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案文書應(yīng)齊全完整，涵蓋公司各項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案文書進(jìn)行保密管理。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案文書管理體系，方便公司員工查閱利用檔案文書，提高工作效率。二、檔案文書管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案文書管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案文書管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案文書的集中統(tǒng)一管理，包括檔案文書的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、上架等工作。3.建立健全公司檔案文書檢索體系，編制檔案文書檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案文書的查找和利用。4.負(fù)責(zé)公司檔案文書的安全保管，做好檔案文書庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案文書的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案文書進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。6.組織開(kāi)展檔案文書的利用工作，為公司各部門及員工提供檔案文書查閱、借閱等服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案文書管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案文書管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案文書管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案文書的形成、積累和整理工作，確保檔案文書的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案文書管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案文書移交綜合管理部門集中統(tǒng)一管理。3.負(fù)責(zé)本部門檔案文書的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案文書查閱、借閱等規(guī)定，確保檔案文書的安全。4.協(xié)助綜合管理部門做好檔案文書的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案文書的利用需求信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案文書管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案文書管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案文書的具體管理工作，包括檔案文書的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、上架等，確保檔案文書管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案文書的安全保管工作，定期對(duì)檔案文書進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案文書的安全。4.積極開(kāi)展檔案文書的利用工作，熱情接待檔案文書查閱、借閱人員，及時(shí)提供所需檔案文書，提高檔案文書的利用率。5.負(fù)責(zé)檔案文書管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案文書管理工作的正常開(kāi)展。6.定期對(duì)檔案文書管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施，不斷提高檔案文書管理水平。三、檔案文書的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像制品等各種形式的檔案文書。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等文件。3.公司員工在工作中形成的重要文件、報(bào)告、總結(jié)、記錄等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文書的收集工作，確保檔案文書的及時(shí)、完整收集。2.檔案文書的收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，不得遺漏、丟失重要檔案文書。3.對(duì)收集到的檔案文書應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件，確保檔案文書的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案文書的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品研發(fā)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類和人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案文書進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案文書的管理和查找。3.編目：編制檔案文書目錄，包括檔案文書的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案文書進(jìn)行裝訂，確保檔案文書的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案文書的保管（一）保管期限檔案文書的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案文書：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文書，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案文書：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案文書，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案文書：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案文書，列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（二）保管要求1.檔案文書庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案文書的安全。2.檔案文書應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)電子檔案文書應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案文書保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案文書的入庫(kù)、出庫(kù)、查閱、借閱等情況，做到賬物相符。5.定期對(duì)檔案文書進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案文書的完整和安全。五、檔案文書的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案文書。查閱、借閱檔案文書應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案文書：查閱人員應(yīng)填寫《檔案文書查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案文書的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案文書，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督查閱。查閱人員不得在檔案文書上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案文書。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案文書歸還綜合管理部門。2.借閱檔案文書：借閱人員應(yīng)填寫《檔案文書借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案文書的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，借閱人員到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案文書，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案文書妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案文書內(nèi)容。如因保管不善造成檔案文書損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案文書，未經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.檔案文書的利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的。3.查閱、借閱檔案文書的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案文書管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。六、檔案文書的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案文書的鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、維護(hù)檔案文書的完整與安全的原則，確保鑒定結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確、合理。（二）鑒定組織成立檔案文書鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案文書進(jìn)行定期鑒定，確定檔案文書的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案文書逐件進(jìn)行審查，分析檔案文書的內(nèi)容、來(lái)源、價(jià)值等，確定其保管期限和銷毀范圍。2.綜合分析法：結(jié)合公司的發(fā)展歷史、工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)變化等情況，對(duì)檔案文書進(jìn)行綜合分析，確定其保管期限和銷毀范圍。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)擬銷毀的檔案文書，由檔案管理人員編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案文書的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案文書鑒定小組審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員在指定地點(diǎn)對(duì)檔案文書進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案文書徹底銷毀。4.監(jiān)銷記錄：銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔備查。七、檔案文書管理信息化（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案文書管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文書管理的信息化、自動(dòng)化、規(guī)范化，提高檔案文書管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案文書數(shù)字化：對(duì)公司重要的檔案文書進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案文書的在線查閱和利用。2.檔案文書管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案文書管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文書的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)借閱、鑒定、銷毀等全過(guò)程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案文書管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案文書數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化建設(shè)實(shí)施1.制定信息化建設(shè)方案：根據(jù)公司檔案文書管理的實(shí)際情況和需求，制定檔案文書管理信息化建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、實(shí)施步驟、保障措施等。2.組織實(shí)施：按照信息化建設(shè)方案的要求，組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)測(cè)試等工作，確保檔案文書管理信息系統(tǒng)的順利上線運(yùn)行。3.培訓(xùn)與推廣：對(duì)公司員工進(jìn)行檔案文書管理信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提高員工的信息化應(yīng)用能力，推廣檔案文書管理信息化工作。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案文書管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案文書管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案文書管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案文書的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案文書管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，包括檔案文書庫(kù)房、辦公設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查