PAGE鐵路工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鐵路工程檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為鐵路工程建設(shè)、運營、維護及管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所承擔的各類鐵路工程項目檔案的管理，包括新建、改建、擴建鐵路工程以及相關(guān)配套設(shè)施建設(shè)項目。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《鐵路建設(shè)項目檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準制定。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，負責(zé)全公司/組織鐵路工程檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)；各工程項目部設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本項目檔案的收集、整理、歸檔等具體工作，實行分級管理。2.完整準確原則檔案管理工作應(yīng)確保鐵路工程建設(shè)全過程中形成的各類文件材料齊全、完整、準確，如實反映工程建設(shè)實際情況。3.同步管理原則檔案管理工作與鐵路工程建設(shè)同步進行，做到工程建設(shè)到哪里，檔案管理工作就跟進到哪里，確保檔案與工程建設(shè)進度相匹配。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值，為鐵路工程建設(shè)和運營管理提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）公司/組織檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織鐵路工程檔案管理制度。2.負責(zé)全公司/組織鐵路工程檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負責(zé)接收、保管和利用公司/組織重要鐵路工程項目檔案，確保檔案的安全和完整。5.參與重大鐵路工程項目檔案驗收工作，對項目檔案管理情況進行檢查和評估。（二）工程項目部檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行公司/組織鐵路工程檔案管理制度，制定本項目檔案管理實施細則。2.負責(zé)本項目檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常管理工作。3.對項目各部門及參建單位的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保文件材料的及時收集和規(guī)范整理。4.負責(zé)建立本項目檔案管理臺賬，記錄檔案的收集、整理、移交等情況。5.按照規(guī)定的時間和要求，向公司/組織檔案管理機構(gòu)移交項目檔案。6.配合做好項目檔案驗收工作，提供相關(guān)檔案資料，對驗收提出的問題及時整改。（三）各部門及參建單位職責(zé)1.負責(zé)本部門及本單位在鐵路工程建設(shè)過程中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向工程項目部檔案管理部門移交。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和整理，保證檔案質(zhì)量。4.積極配合工程項目部檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案收集（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。2.設(shè)計文件初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件等。3.施工文件施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.物資設(shè)備文件物資采購合同、設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備質(zhì)量證明文件等。6.竣工驗收文件竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工結(jié)算文件等。7.其他文件與鐵路工程建設(shè)有關(guān)的會議紀要、協(xié)議、來往信函等。（二）收集要求1.各部門及參建單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門及本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類文件材料。2.文件材料應(yīng)真實、準確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，載體符合要求。3.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，且存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠。4.收集的文件材料應(yīng)進行分類整理，按照形成時間順序或項目進展階段進行排列，便于后續(xù)的整理和歸檔。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照鐵路工程建設(shè)項目的組成和檔案內(nèi)容，將檔案分為工程前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程物資設(shè)備文件、工程竣工驗收文件等大類，每大類再根據(jù)具體內(nèi)容細分為若干小類。2.組卷將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷。組卷時應(yīng)注意卷內(nèi)文件的數(shù)量適中，厚度均勻，一般不超過20mm。不同載體的文件應(yīng)分別組卷。3.編目對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目。卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。同時，為每卷檔案編制備考表，注明卷內(nèi)文件的缺損、補充、移出、銷毀等情況，并由立卷人、檢查人簽字。4.裝訂案卷應(yīng)采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，保持整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對破損的文件應(yīng)進行修復(fù)。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.工程項目部檔案管理部門應(yīng)在每季度末將本季度整理好的檔案向公司/組織檔案管理機構(gòu)移交歸檔。2.鐵路工程項目竣工驗收后，工程項目部應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全部項目檔案向公司/組織檔案管理機構(gòu)移交歸檔。（二）歸檔要求1.移交的檔案應(yīng)符合整理要求，案卷質(zhì)量達到標準規(guī)定。2.移交檔案時，應(yīng)同時提交檔案移交清單，清單內(nèi)容包括案卷題名、卷號、冊數(shù)、起止日期、保管期限等，一式兩份，雙方簽字確認。3.公司/組織檔案管理機構(gòu)對接收的檔案進行核對和驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知工程項目部檔案管理部門進行整改。六、檔案保管（一）保管場所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。（二）保管期限鐵路工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及鐵路工程建設(shè)重大決策、重要技術(shù)資料、具有長期利用價值的文件材料等，如項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計文件、竣工驗收報告等。2.長期保管的檔案對鐵路工程建設(shè)和運營有重要參考價值，保管期限為30年的文件材料，如施工組織設(shè)計、工程測量記錄、試驗檢測報告等。3.短期保管的檔案對鐵路工程建設(shè)和運營參考價值相對較小，保管期限為10年的文件材料，如一般性的會議紀要、來往信函等。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、保管、移出等情況，便于對檔案進行跟蹤管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.采用現(xiàn)代化的檔案管理手段，如檔案管理軟件、電子存儲設(shè)備等，提高檔案管理的效率和水平。七、檔案利用（一）利用原則遵循保密、合法、合理、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價值。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失，按時歸還。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案時，應(yīng)進行登記，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、利用者等信息。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、查閱或借閱時間、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時間等，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案管理制度，對到期檔案進行鑒定。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案銷毀清冊，注明檔案題名、卷號、冊數(shù)、起止日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立鐵路工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為鐵路工程建設(shè)和運營管理提供便捷的信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的檢索和利用。3.檔案檢索利用利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功