PAGE儲(chǔ)運(yùn)科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)儲(chǔ)運(yùn)科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于儲(chǔ)運(yùn)科在物資采購(gòu)、運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指儲(chǔ)運(yùn)科在工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：儲(chǔ)運(yùn)科檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映儲(chǔ)運(yùn)科的工作實(shí)際情況。3.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、客戶信息等重要檔案嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)及人員設(shè)置1.設(shè)立儲(chǔ)運(yùn)科檔案管理室，配備專(zhuān)職檔案管理人員[X]名，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.各業(yè)務(wù)崗位指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本崗位檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理室。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善儲(chǔ)運(yùn)科檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷(xiāo)毀。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員和全體員工的檔案意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案檢索的準(zhǔn)確性和便捷性。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀檔案。6.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。（四）各業(yè)務(wù)崗位兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位檔案資料的及時(shí)收集、整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理的要求，對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行初步分類(lèi)、編號(hào)，編制簡(jiǎn)單的目錄。3.定期將整理好的檔案資料移交檔案管理室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物資采購(gòu)檔案：包括采購(gòu)合同、訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.運(yùn)輸檔案：包括運(yùn)輸合同、運(yùn)輸計(jì)劃、運(yùn)輸記錄、貨物清單、運(yùn)費(fèi)結(jié)算憑證等。3.倉(cāng)儲(chǔ)檔案：包括入庫(kù)單、出庫(kù)單、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表（記錄）庫(kù)存臺(tái)賬、倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施設(shè)備資料、倉(cāng)庫(kù)安全檢查記錄等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)檔案：包括物資質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄等。5.業(yè)務(wù)往來(lái)函件：與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等之間的往來(lái)信函、傳真、電子郵件等。6.會(huì)議記錄：儲(chǔ)運(yùn)科組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議的記錄、紀(jì)要。7.工作計(jì)劃與總結(jié)：儲(chǔ)運(yùn)科年度、季度、月度工作計(jì)劃和工作總結(jié)。8.其他與儲(chǔ)運(yùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)崗位兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本崗位產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)。4.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致；電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，同時(shí)做好備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)。具體分類(lèi)如下：采購(gòu)類(lèi)：按照采購(gòu)項(xiàng)目、供應(yīng)商等進(jìn)行細(xì)分。運(yùn)輸類(lèi)：按照運(yùn)輸方式、運(yùn)輸線路等進(jìn)行細(xì)分。倉(cāng)儲(chǔ)類(lèi)：按照倉(cāng)庫(kù)區(qū)域、物資類(lèi)別等進(jìn)行細(xì)分。質(zhì)量檢驗(yàn)類(lèi)：按照檢驗(yàn)項(xiàng)目、物資批次等進(jìn)行細(xì)分。業(yè)務(wù)往來(lái)類(lèi)：按照往來(lái)對(duì)象、往來(lái)時(shí)間等進(jìn)行細(xì)分。其他類(lèi)：按照文件性質(zhì)、用途等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)方法如下：采用[編號(hào)規(guī)則]，例如：采購(gòu)類(lèi)檔案編號(hào)為“CG年份流水號(hào)”，其中“CG”表示采購(gòu)類(lèi)，“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，“流水號(hào)”為該類(lèi)檔案的順序號(hào)。運(yùn)輸類(lèi)檔案編號(hào)為“YS年份流水號(hào)”，倉(cāng)儲(chǔ)類(lèi)檔案編號(hào)為“CC年份流水號(hào)”等，以此類(lèi)推。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案資料進(jìn)行整理和修補(bǔ)，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映儲(chǔ)運(yùn)科主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為[X]年、[X]年兩種。定期保管的檔案在保管期滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按規(guī)定程序銷(xiāo)毀。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行存放。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、題名等信息；檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案的索引目錄，便于快速檢索。（三）保管環(huán)境要求1.檔案管理室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.檔案管理室內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)等。3.檔案存放應(yīng)遠(yuǎn)離熱源、水源和腐蝕性物質(zhì)，避免陽(yáng)光直射檔案。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.每月進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.檢查中如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全與完整。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的。2.外部單位因合作、審計(jì)、調(diào)查等合法事由需要查閱檔案的。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他需要查閱檔案的情況。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。2.外部單位查閱檔案，需提前提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱事由、查閱范圍等，并加蓋單位公章。經(jīng)儲(chǔ)運(yùn)科負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)另行填寫(xiě)申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進(jìn)行，如需借出檔案，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的編號(hào)、題名、借閱期限等，經(jīng)儲(chǔ)運(yùn)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借出。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門(mén)、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）檔案編號(hào)、題名、歸還日期等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)檔案的利用情況。（四）利用反饋1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)了解檔案利用情況，收集利用者的反饋意見(jiàn)，對(duì)檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。2.對(duì)于檔案利用效果較好的案例，應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和推廣，提高檔案的利用價(jià)值。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由儲(chǔ)運(yùn)科負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。3.具有下列情形之一的檔案，可列為無(wú)保存價(jià)值予以銷(xiāo)毀：已過(guò)保管期限，且確無(wú)利用價(jià)值的。內(nèi)容重復(fù)、無(wú)查考利用價(jià)值的。與現(xiàn)行政策、法規(guī)、制度等相抵觸，且無(wú)參考價(jià)值的。因保管不善，造成檔案嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)的。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出初步銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案鑒定申請(qǐng)表》，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)申請(qǐng)銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定是否予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)儲(chǔ)運(yùn)科負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀