PAGE投融資檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司投融資檔案管理，確保投融資活動相關文件資料的完整性、準確性和安全性，為公司投融資決策、項目實施及后續(xù)管理提供有力支持，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有投融資項目，包括但不限于股權融資、債權融資、項目投資、并購重組等活動中形成的各類文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司投融資檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映投融資活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，簽字蓋章齊全。3.安全保密原則嚴格保密檔案內(nèi)容，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。4.便于利用原則檔案管理應便于公司內(nèi)部各部門及相關人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司投融資檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管公司投融資項目的各類檔案資料，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.對檔案進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，保證檔案的規(guī)范化和標準化。4.負責檔案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。6.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。7.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理。（二）項目主辦部門職責1.負責本部門承辦的投融資項目檔案資料的收集、整理和初步審核工作，并及時移交檔案管理部門。收集的檔案資料應包括項目前期調(diào)研、可行性研究報告、項目立項文件、融資方案、投資協(xié)議、合同文本、會議紀要、往來信函等與項目相關的所有文件。2.在項目實施過程中，及時將項目進展情況、重要決策文件、變更事項等資料整理歸檔，并確保資料的真實性和完整性。3.協(xié)助檔案管理部門做好項目檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和解釋。4.對本部門保管的項目檔案進行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并配合檔案管理部門進行檔案清查工作。（三）其他部門職責公司其他部門應配合檔案管理部門和項目主辦部門做好投融資檔案管理工作，在工作中形成的與投融資項目相關的文件資料，應及時移交檔案管理部門。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復等。2.融資文件涵蓋融資申請書、融資方案、資金募集文件、銀行貸款合同、債券發(fā)行文件、股權融資協(xié)議等。3.投資文件如投資項目評估報告、投資決策文件（包括董事會決議、股東會決議等）、投資協(xié)議、股權轉讓協(xié)議、并購重組文件等。4.項目實施文件包含項目實施方案、項目進度報告、項目變更文件、項目驗收報告等。5.財務文件涉及投融資項目的財務預算、財務審計報告、資金往來憑證、財務報表等。6.法律文件如法律意見書、合同文本、合規(guī)審查文件、訴訟仲裁文件等。7.其他文件包括項目相關的會議紀要、往來信函、媒體報道、行業(yè)研究資料等不屬于上述分類的文件。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+項目類別代碼+順序號”的格式。2.年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。3.項目類別代碼根據(jù)檔案分類設置，例如：“Q”代表項目前期文件“R”代表融資文件“T”代表投資文件“S”代表項目實施文件“C”代表財務文件“L”代表法律文件“O”代表其他文件4.順序號為每類檔案按形成時間先后順序編排的流水號，從001開始。例如，一份2023年形成的融資文件，編號為“23R005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.項目主辦部門應在投融資項目啟動后，指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.收集的檔案資料應包括紙質文件、電子文件及其他載體形式的文件，確保各種載體文件內(nèi)容一致。3.對于重要文件的原件，應妥善保管；如因特殊原因需要借出原件的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（二）整理流程1.項目主辦部門在項目實施過程中，應定期對收集的檔案資料進行整理，按照檔案分類標準進行分類，并編制檔案目錄清單。2.整理后的檔案資料應進行編號、裝訂，確保文件的整齊、牢固。對于紙張規(guī)格不一致的文件，應進行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.編制檔案卷內(nèi)目錄，目錄應包括文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容，確保目錄清晰、準確。4.整理好的檔案資料應及時移交檔案管理部門，交接雙方應辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息。五、檔案的保管（一）保管方式1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應按照類別、年份、編號順序存放，便于查找和管理。同時，應建立檔案存放位置索引，注明各類檔案的存放地點。（二）保管期限1.投融資檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)及公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司重大投融資項目的決策文件、投資協(xié)議、股權結構變更文件、涉及公司核心利益的法律文件等。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括項目可行性研究報告、融資方案、項目實施過程中的重要文件等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，如一般性的項目往來信函、會議紀要等。（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。同時，應填寫檔案清查登記表，記錄清查情況。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時向上級報告，并提出整改建議，確保檔案管理工作的規(guī)范運行。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門及相關人員因工作需要查閱投融資檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.檔案查閱申請表提交至檔案管理部門后，檔案管理人員應根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，符合查閱條件的，安排查閱地點，并提供必要的協(xié)助。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案。4.如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的復印份數(shù)和格式進行復印。復印后的檔案資料應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復印件與原件一致）”字樣。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱投融資檔案的，借閱人應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。2.檔案借閱申請表批準后，檔案管理人員應向借閱人提供檔案，并辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記簿，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、借閱期限等信息。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自帶出公司。如因工作需要帶出公司的，應經(jīng)檔案管理部門負責人特別批準，并采取必要的保密措施。4.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應的責任。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守公司的保密制度，對投融資檔案的內(nèi)容予以保密，不得向無關人員泄露檔案信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，應采取加密存儲、限制訪問權限等特殊保密措施，確保檔案信息的安全。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、報警設備等，確保檔案庫房的安全。2.檔案管理人員應定期檢查檔案庫房的安全狀況，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并采取措施加以解決。3.對于電子檔案，應采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。同時，應定期對電子檔案進行維護和更新，確保電子檔案的可用性。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期限屆滿的投融資檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目主辦部門負責人及相關專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定小組應根據(jù)國家法律法規(guī)及公司實際情況，對檔案的保存價值進行評估，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.鑒定過程中，應詳細審查檔案的內(nèi)容、來源、歷史背景等因素，綜合判斷檔案的價值。對于仍有重要參考價值的檔案，應延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，檔案管理部門應填寫檔案銷毀申請表，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上檔案鑒定小組的鑒定意見。2.檔案銷毀申請