PAGE苗圃檔案規(guī)章制度及管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)苗圃檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在苗圃生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本苗圃全體員工及與苗圃相關(guān)的各類業(yè)務(wù)活動所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：苗圃檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映苗圃各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理苗圃在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及苗圃機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善苗圃檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)苗圃各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架存儲等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和查閱檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的日常管理工作，確保檔案的整理規(guī)范、存儲安全。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括上級文件、苗圃工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案：如苗木種植規(guī)劃、育苗技術(shù)資料、病蟲害防治記錄、土壤檢測報告、氣象資料等。3.市場營銷檔案：客戶信息、銷售合同、市場調(diào)研報告、廣告宣傳資料等。4.科研項目檔案：項目申報書、研究方案、實驗記錄、成果報告等。5.基本建設(shè)檔案：苗圃土地規(guī)劃圖、建筑設(shè)計圖紙、工程建設(shè)資料等。6.設(shè)備儀器檔案：設(shè)備采購合同、使用說明書、維修記錄、儀器校準(zhǔn)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意剪裁、涂改。3.對重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處及與原件核對情況。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、市場營銷類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的地點。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類型和保管期限的檔案。（二）存儲方式1.檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等方式進(jìn)行存儲，排列應(yīng)整齊有序。2.對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對特殊載體檔案，如照片、錄像帶、光盤等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行存儲。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：凡是反映苗圃主要職能活動和歷史面貌的，對苗圃有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如苗圃發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、重大科研成果等。3.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，如一般的生產(chǎn)技術(shù)資料、重要合同等。4.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，如一般性文件、臨時性業(yè)務(wù)資料等。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查清查，一般每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、存儲狀況、保管期限等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和苗圃檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)大局原則：檔案利用要圍繞苗圃的中心工作，為生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供支持。3.方便利用原則：簡化利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，方便檔案利用者獲取所需檔案。（二）利用范圍1.苗圃內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要查閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案、執(zhí)法等需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.苗圃內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)苗圃相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.對涉及機(jī)密的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，予以鑒定銷毀。3.對仍有一定利用價值但保管期限已滿的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審核鑒定，確定銷毀檔案名單。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)苗圃負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的苗圃檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為苗圃各項工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，滿足檔案信息化管理的需要。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。3.開發(fā)檔案信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類編目、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等措施，確保檔案信息的安全。（三）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加信息化管理培訓(xùn)，提高其計算機(jī)操作技能和信息化管