PAGE員工離職檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司員工離職檔案的管理，確保員工離職相關(guān)信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司對人力資源數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析以及后續(xù)可能的查詢使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工離職檔案的管理，包括但不限于主動辭職、合同期滿不再續(xù)簽、辭退、開除等各類離職情形。（三）管理原則1.真實性原則：員工離職檔案應(yīng)如實記錄員工離職過程中的各項信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋員工離職相關(guān)的各類資料，包括離職申請、審批文件、工作交接記錄、薪資結(jié)算憑證、離職面談記錄等，保證檔案資料的全面完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，對員工離職檔案中的個人隱私信息予以保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱，確保管理工作規(guī)范有序。二、離職檔案的內(nèi)容構(gòu)成（一）離職申請及審批文件1.員工提交的離職申請書，應(yīng)明確離職原因、預(yù)計離職日期等信息。2.各級審批人員簽署的同意離職的審批意見及日期。（二）工作交接記錄1.交接清單，詳細(xì)列出交接的工作事項、文件資料、資產(chǎn)設(shè)備等內(nèi)容，并由交接雙方簽字確認(rèn)。2.對于重要工作的交接，如有未完成的項目或任務(wù)，應(yīng)記錄交接后的跟進(jìn)情況及責(zé)任人。（三）薪資結(jié)算憑證1.離職員工的工資結(jié)算單，包括基本工資、績效工資、獎金、補(bǔ)貼等各項收入明細(xì)，以及扣除的社保、公積金、個人所得稅等費用。2.薪資調(diào)整記錄，如調(diào)薪審批文件、調(diào)薪前后薪資對比等。（四）離職面談記錄1.與離職員工進(jìn)行面談的記錄，包括面談時間、地點、參與人員、面談內(nèi)容等。面談內(nèi)容應(yīng)涉及員工離職原因、對公司的意見和建議、工作滿意度等方面。2.面談結(jié)果的總結(jié)及分析，為公司改進(jìn)管理提供參考依據(jù)。（五）培訓(xùn)記錄1.員工在公司期間參加各類培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果評估等。2.對于涉及專業(yè)技能培訓(xùn)或特殊資質(zhì)培訓(xùn)的，應(yīng)記錄員工培訓(xùn)后的資質(zhì)證書獲取情況。（六）考核評價記錄1.員工在職期間的績效考核結(jié)果記錄，包括各考核周期的考核成績、考核評語等。2.獎懲記錄，如獲得的表彰獎勵、違紀(jì)處分等相關(guān)文件及說明。（七）其他相關(guān)資料1.員工的勞動合同、保密協(xié)議復(fù)印件等相關(guān)法律文件。2.員工的健康體檢報告（如有要求）。3.其他與員工離職相關(guān)的重要資料，如特殊崗位的離職審計報告等。三、離職檔案的收集與整理（一）收集責(zé)任部門1.員工所在部門負(fù)責(zé)收集本部門員工離職相關(guān)的各類資料，并在離職手續(xù)辦理過程中及時提交給人力資源部門。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對各部門提交的資料進(jìn)行審核、匯總和整理。（二）收集時間要求1.員工提出離職申請后，所在部門應(yīng)在規(guī)定的離職手續(xù)辦理期限內(nèi)，按照要求完成各項資料的收集工作，并及時移交人力資源部門。2.對于緊急離職的情況，相關(guān)部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)，將離職檔案資料提交給人力資源部門。（三）整理要求1.人力資源部門收到離職檔案資料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容構(gòu)成的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。對每份資料進(jìn)行編號，確保資料的唯一性和可追溯性。2.對資料進(jìn)行排序，按照離職申請及審批文件、工作交接記錄、薪資結(jié)算憑證、離職面談記錄、培訓(xùn)記錄、考核評價記錄、其他相關(guān)資料的順序依次排列，形成完整的離職檔案卷宗。3.對于資料中的復(fù)印件，應(yīng)確保清晰可讀，并與原件進(jìn)行核對，注明“復(fù)印件與原件核對無誤”字樣，由核對人員簽字確認(rèn)。四、離職檔案的歸檔與保管（一）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照整理后的順序裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明員工姓名、離職日期、檔案編號等信息。2.電子檔案應(yīng)建立專門的文件夾，按照員工姓名進(jìn)行分類存儲，文件夾內(nèi)的文件命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查詢。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.員工離職檔案的保管期限為自離職之日起[X]年。對于涉及重要事項或法律糾紛的離職檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求延長保管期限。2.在保管期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門審核確認(rèn)，對無需繼續(xù)保存的離職檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（三）保管責(zé)任部門1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)離職檔案的集中保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對離職檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（四）保管環(huán)境要求1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度，確保檔案不受損壞。2.檔案存放應(yīng)整齊有序，便于查找和借閱。五、離職檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱離職檔案的，應(yīng)填寫《離職檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.人力資源部門因統(tǒng)計分析、人力資源規(guī)劃等工作需要查閱離職檔案的，可直接查閱，但應(yīng)做好查閱記錄。3.涉及員工個人隱私信息的內(nèi)容，如薪資明細(xì)、健康體檢報告等，未經(jīng)員工本人書面同意，不得查閱。（二）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個人因司法調(diào)查、審計等特殊原因需要借閱離職檔案的，應(yīng)出具正式的借閱函，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。借閱函應(yīng)明確借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可將離職檔案借閱給外部單位或個人，并要求借閱方出具借閱回執(zhí)，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對每次查閱和借閱離職檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱人員姓名、部門、查閱或借閱時間、查閱或借閱內(nèi)容、審批情況、歸還時間等信息。2.查閱和借閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。六、離職檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對離職檔案中的個人隱私信息和公司機(jī)密信息予以保密。未經(jīng)授權(quán)，不得向任何第三方泄露檔案內(nèi)容。2.在查閱和借閱離職檔案時，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱或借閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.對于涉及保密信息的離職檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，確保信息安全。（二）安全保護(hù)1.加強(qiáng)檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管區(qū)域。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存儲介質(zhì)的安全可靠。如發(fā)現(xiàn)存儲介質(zhì)出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或更換，并對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份恢復(fù)。3.對離職檔案的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，設(shè)置不同級別的訪問密碼，根據(jù)人員的工作職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行授權(quán)訪問。（三）違規(guī)處理1.對于違反離職檔案保密與安全規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、解除勞動合同