PAGE海事局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強海事局檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合海事局實際工作情況，制定本“檔案三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于海事局機關各部門、直屬機構及下屬單位在各項工作活動中形成的各類文件材料的整理、歸檔和管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則海事局檔案工作實行統(tǒng)一領導，由局辦公室負責統(tǒng)籌協(xié)調，各部門、各單位按照職責分工，分級負責本部門、本單位檔案的整理、歸檔和日常管理工作。2.齊全完整、真實準確原則應歸檔的文件材料必須齊全完整，如實反映海事局各項工作活動的全過程，確保檔案內容真實、準確、可靠。3.遵循規(guī)律、便于利用原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，分類科學、編號規(guī)范、排列有序，便于檔案的保管和利用。二、檔案管理職責分工（一）局辦公室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度和工作規(guī)劃，并組織實施。2.負責對局機關各部門、直屬機構及下屬單位檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，定期組織檔案工作考核。3.集中統(tǒng)一管理本局各類檔案，負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設工作，推進檔案數字化管理，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)。5.負責組織檔案工作人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質。（二）各部門、各單位職責1.負責本部門、本單位文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料齊全完整、真實準確。2.按照局檔案管理制度的要求，定期將本部門、本單位整理好的文件材料移交局辦公室歸檔。3.負責本部門、本單位檔案的日常管理和利用工作，配合局辦公室做好檔案的統(tǒng)計、編研等工作。4.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門、本單位檔案工作的具體組織和協(xié)調，指導本部門、本單位工作人員做好文件材料的收集、整理工作。三、文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與海事局工作相關的各類文件、指示、通知、通報等。2.海事局在履行行政管理職能過程中形成的各類文件，包括綜合性文件、業(yè)務文件、會議文件、請示報告、批復、函件等。3.海事局組織開展的各類專項工作、執(zhí)法行動、應急處置等活動中形成的文件材料，如工作方案、計劃、總結、報告、記錄、證據等。4.海事局與其他單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。5.海事局工作人員在工作中形成的具有保存價值的各類業(yè)務資料、技術資料、統(tǒng)計報表、調研成果等。6.反映海事局歷史沿革、機構設置、人員編制、重要活動等方面的文件材料。7.其他與海事局工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應進行認真核對，檢查文件的完整性、準確性和有效性，對不符合要求的文件材料應及時補充或修正。3.收集的文件材料應保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，按照文件的來源、時間、內容和形式等特征進行分類整理。2.分類應科學合理，層次分明，便于查找和利用。3.同一類文件應按照重要程度、時間順序等進行排列，編號應連續(xù)、規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度機構問題分類法進行整理。首先將文件材料按年度分開，然后按形成或承辦機構進行分類，最后在每個機構下按問題進行細分。每份文件應編制頁號，頁號編寫位置在文件正面右上角、背面左上角。按照分類方案對文件進行排列，編制歸檔文件目錄，目錄應包括件號（館編件號和室編件號）、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。將整理好的文件裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫全宗號（海事局全宗號）、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號等信息。2.業(yè)務檔案整理按照業(yè)務類型進行分類，如船舶登記檔案、船員管理檔案、通航管理檔案、海事執(zhí)法檔案等。每類業(yè)務檔案應根據其形成特點和管理要求，制定具體的分類方案和編號規(guī)則。例如，船舶登記檔案可按船舶種類、登記時間等進行分類編號；海事執(zhí)法檔案可按案件類型、立案時間等進行分類編號。對每份業(yè)務檔案材料進行編號、編目，建立業(yè)務檔案目錄數據庫，目錄應包括檔案編號、案件名稱、當事人信息、案由、處理結果、歸檔日期等內容。將業(yè)務檔案材料按照分類順序裝入檔案盒或檔案袋，在封面或標簽上注明檔案編號、類別名稱及起止日期等信息。3.科技檔案整理按照科技項目的性質和階段進行分類，如科研項目檔案、工程項目檔案、設備儀器檔案等。對每個科技項目檔案，應建立項目檔案卷內目錄，目錄內容包括文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等。科技檔案應按照項目進展情況，分階段進行整理歸檔，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。例如，工程項目檔案可分為項目前期文件、設計文件、施工文件、竣工驗收文件等階段進行整理。將整理好的科技檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面標注項目名稱、檔案類別、保管期限、起止日期等信息，并編制科技檔案總目錄。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務檔案應在業(yè)務工作結束后一個月內完成歸檔。3.科技檔案應在項目驗收或結束后三個月內完成歸檔。（二）歸檔要求1.各部門、各單位應按照檔案整理規(guī)范，對整理好的文件材料進行系統(tǒng)排列，編制歸檔文件目錄一式兩份，一份隨檔案移交，一份留存本部門、本單位備查。2.歸檔的文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應符合檔案保管要求。3.對電子文件應進行備份，與紙質文件一并歸檔，并確保電子文件與紙質文件內容一致，存儲格式符合長期保存要求。（三）移交程序1.各部門、各單位檔案管理人員按照歸檔期限要求，將整理好的檔案向局辦公室移交。移交時，應填寫檔案移交清單，清單內容包括檔案名稱、類別、數量、起止日期等，并由移交人和接收人簽字確認。2.局辦公室檔案管理人員對移交的檔案進行認真核對，檢查檔案整理質量、數量及完整性等，對不符合要求的檔案應退回原部門、原單位重新整理。3.經核對無誤后，局辦公室檔案管理人員將接收的檔案按照規(guī)定的保管期限和分類方案進行上架存放，并及時更新檔案管理系統(tǒng)中的相關信息。五、檔案的保管與保護（一）保管期限劃分1.永久保管反映海事局主要職能活動和歷史面貌的，對海事局工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。如海事局重要的綜合性文件、重大決策文件及具有重要歷史意義的文件等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種。保管期限為30年的檔案，是指在較長時間內對海事局工作有查考利用價值的檔案。如一般性業(yè)務文件、重要會議記錄、階段性工作總結等。保管期限為10年的檔案，是指在較短時間內對海事局工作有參考價值的檔案。如一般性的通知、簡報、臨時性工作文件等。（二）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、溫濕度調控設備（空調、除濕機等）、消防設備（滅火器、消防栓等）、防蟲藥品、防盜報警裝置等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，并定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案整理與編目1.定期對檔案進行整理，檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。2.按照檔案管理系統(tǒng)的要求，對檔案進行編目和數字化處理，確保檔案信息的準確、完整和可查詢利用。3.建立檔案檢索工具，如全宗指南、分類目錄、專題目錄、文號索引、人名索引等，方便檔案的查找和利用。（四）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應定期報送局辦公室負責人審核，并按照規(guī)定向上級檔案管理部門報送。3.利用檔案統(tǒng)計數據，分析檔案管理工作中的問題和趨勢，為檔案管理決策提供依據。六、檔案的利用與服務（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關、其他單位因工作需要查閱本局相關檔案。3.司法機關、紀檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱本局相關檔案。4.其他符合法律法規(guī)規(guī)定的檔案利用需求。（二）利用方式1.查閱本局工作人員查閱檔案，可直接到局辦公室檔案查閱室進行查閱。查閱時，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容等信息。2.借閱本局工作人員因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，報局辦公室負責人審批。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制因特殊情況需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經局辦公室負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋檔案利用專用章，并注明復制日期、復制人姓名等信息。（三）利用服務1.局辦公室檔案管理人員應熱情接待檔案利用者，及時提供所需檔案，并做好利用登記和跟蹤服務工作。2.對涉及機密、敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用，確保檔案信息安全。3.定期收集檔案利用反饋意見，不斷改進檔案利用服務工作，提高檔案利用效率和質量。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據，結合海事局工作實際，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由局辦公室負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、各部門業(yè)務骨干等。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進行逐件審查，根據檔案的內容、來源、價值等因素，確定其保管期限和存毀價值。2.綜合分析法結合海事局工作發(fā)展趨勢、檔案利用情況等因素，對檔案進行綜合分析，判斷其是否仍具有保存價值。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，清冊內容包括檔案名稱、類別、保管期限、數量、銷毀原因等。2.