PAGE科技檔案應(yīng)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司科技檔案的管理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在科技活動(dòng)中形成的各類科技檔案的管理。（三）定義科技檔案是指公司在科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝改進(jìn)、生產(chǎn)制造、設(shè)備管理、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則：對(duì)科技檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過(guò)程進(jìn)行有效管理，確保檔案工作與科技工作同步進(jìn)行。3.確保質(zhì)量原則：保證科技檔案的質(zhì)量，做到內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，手續(xù)完備，格式規(guī)范。4.便于利用原則：遵循方便利用的宗旨，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司科技檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司科技檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司各類科技檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的科技檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與公司重要科技項(xiàng)目的立項(xiàng)、驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。5.組織開發(fā)和利用科技檔案信息資源，為公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供服務(wù)。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時(shí)將項(xiàng)目文件材料歸檔，并辦理歸檔手續(xù)。3.對(duì)本項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作。（三）兼職檔案員職責(zé)1.在部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門科技檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.指導(dǎo)本部門人員做好文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保歸檔文件材料符合要求。3.定期向公司檔案管理部門報(bào)送本部門檔案工作情況，協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用等工作。三、科技檔案的形成與積累（一）文件材料的形成1.在科技項(xiàng)目立項(xiàng)階段，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容和任務(wù)，制定文件材料形成計(jì)劃，明確文件材料的種類、數(shù)量和形成時(shí)間要求。2.項(xiàng)目研究過(guò)程中，各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料應(yīng)及時(shí)形成，包括科研報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、圖紙、數(shù)據(jù)圖表、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)合同、會(huì)議紀(jì)要等。3.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，確保字跡清晰、圖像清晰、數(shù)據(jù)完整。（二）文件材料的積累1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的積累工作，對(duì)項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行及時(shí)收集、整理和分類存放。2.積累過(guò)程中，應(yīng)注意文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正或完善。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。四、科技檔案的整理（一）整理原則1.遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照科技檔案的類別、項(xiàng)目、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。3.整理后的科技檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）分類方法1.公司科技檔案采用年度項(xiàng)目保管期限分類法。2.年度：按照科技檔案形成的年度進(jìn)行劃分。3.項(xiàng)目：以公司承擔(dān)的科技項(xiàng)目為單元進(jìn)行分類，一個(gè)項(xiàng)目的檔案集中在一起。4.保管期限：根據(jù)科技檔案的重要程度和保存價(jià)值，劃分為永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限。（三）編號(hào)規(guī)則1.科技檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度項(xiàng)目代號(hào)類別號(hào)順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。4.項(xiàng)目代號(hào)：按照公司項(xiàng)目管理規(guī)定編制，具有唯一性。5.類別號(hào)：根據(jù)科技檔案的類別劃分，用大寫字母表示，如“A”表示科研項(xiàng)目檔案；“B”表示產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案；“C”表示工藝技術(shù)檔案等。6.順序號(hào)：按照檔案排列順序依次編號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（四）裝訂要求1.科技檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持文件材料的整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂后的檔案平整、美觀。3.對(duì)于幅面較大的圖紙等文件材料，應(yīng)折疊成A4紙大小后再進(jìn)行裝訂。（五）編目要求1.編制科技檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、項(xiàng)目代號(hào)、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。3.卷內(nèi)目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。五、科技檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.科技項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收前三個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目文件材料整理歸檔。2.對(duì)于跨年度的科技項(xiàng)目，應(yīng)在每年年底將當(dāng)年形成的文件材料進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的科技檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫《科技檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出歸檔檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門在接收歸檔檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將整理好的科技檔案移交至本部門兼職檔案員。2.兼職檔案員對(duì)移交的檔案進(jìn)行初步審核，確認(rèn)無(wú)誤后填寫《科技檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的科技檔案進(jìn)行再次審核，辦理歸檔手續(xù)，將檔案存入檔案庫(kù)房，并在《科技檔案移交清單》上簽字蓋章。六、科技檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.科技檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.對(duì)于重要的科技檔案，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，如電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，紙質(zhì)檔案可進(jìn)行縮微備份等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。（三）保管期限1.永久保管的科技檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括公司重大科研項(xiàng)目檔案、重要產(chǎn)品檔案、基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案等。2.長(zhǎng)期保管的科技檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司各項(xiàng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的科技檔案：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為15年以下。（四）檔案鑒定1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的科技檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和有關(guān)專家參加的鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《科技檔案銷毀清單》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、科技檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密、安全、方便利用的原則，確?？萍紮n案的合理利用。2.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等工作需要，可查閱、借閱科技檔案。2.外單位因工作需要查閱公司科技檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱科技檔案，應(yīng)填寫《科技檔案查閱申請(qǐng)表》或《科技檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱公司科技檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。如需摘抄、復(fù)制、拍照等，應(yīng)另行辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱科技檔案的期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失、損壞檔案。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)科技檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時(shí)間、查閱人或借閱人、查閱或借閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。八、科技檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司科技檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高科技檔案的管理效率和利用水平，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化要求1.對(duì)公司重要的科技檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰、完整。2.數(shù)字化后的檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入檔案目錄信息和全文信息，便于檢索和利用。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能1.科技檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。3.提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、項(xiàng)目代號(hào)等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。（四）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)科技檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.制定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.公司各部門科技檔案工作制度的執(zhí)行情況。2.科技檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等工作的開展情況。3.科技檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年對(duì)公司各部門的科技檔案工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門的科技檔案工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)公司重大科技項(xiàng)目、重要產(chǎn)品研發(fā)等專項(xiàng)工作，對(duì)相關(guān)部門的科技檔案工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案