PAGE招聘管理制度中檔案一、總則（一）目的為規(guī)范公司招聘管理工作中檔案的管理，確保招聘信息的真實性、完整性和保密性，提高招聘效率，保障公司和應聘者的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招聘活動中涉及的檔案管理工作，包括但不限于招聘廣告發(fā)布、簡歷篩選、面試、錄用等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類檔案資料。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映招聘過程和應聘者情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存招聘相關檔案資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：妥善保管招聘檔案，防止信息泄露，保護公司和應聘者的隱私。二、檔案內(nèi)容及分類（一）招聘計劃檔案1.年度招聘計劃：包括招聘崗位、人數(shù)、要求、時間安排等內(nèi)容。2.臨時招聘需求申請：記錄因特殊情況產(chǎn)生的臨時招聘需求及審批過程。（二）招聘渠道檔案1.招聘網(wǎng)站合作協(xié)議：與各招聘網(wǎng)站簽訂的合作合同及相關條款。2.內(nèi)部招聘平臺資料：公司內(nèi)部招聘系統(tǒng)的使用說明、操作記錄等。3.校園招聘合作資料：與高校合作開展校園招聘的協(xié)議、宣傳資料等。4.人才市場參展記錄：參加各類人才市場招聘會的相關資料，如展位申請、宣傳海報等。（三）應聘者檔案1.簡歷：應聘者提交的個人簡歷，包括基本信息、工作經(jīng)歷、教育背景等。2.面試評估表：面試過程中對應聘者的各項能力、素質(zhì)進行評估的表格。3.筆試試卷及成績：對應聘者進行筆試的試卷及成績記錄。4.背景調(diào)查資料：對通過面試的應聘者進行背景調(diào)查所獲取的相關信息，如工作經(jīng)歷核實、學歷驗證等。5.體檢報告：要求應聘者提供的體檢報告，確保其身體健康狀況符合崗位要求。（四）錄用檔案1.錄用通知：向被錄用者發(fā)出的錄用通知，包括崗位信息、薪資待遇、報到時間等。2.勞動合同：與被錄用者簽訂的勞動合同文本。3.入職手續(xù)辦理資料：新員工入職時填寫的各類表格、提交的證件復印件等。（五）其他檔案1.招聘活動總結報告：對每次招聘活動進行總結分析，評估招聘效果，提出改進建議。2.招聘相關費用支出記錄：包括招聘渠道費用、面試場地租賃費用、招聘人員薪酬等支出的明細記錄。三、檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.負責制定和完善招聘管理制度中檔案管理的相關規(guī)定。2.組織實施招聘檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對招聘檔案進行清理和銷毀，確保檔案的安全性和有效性。4.對招聘檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）招聘人員職責1.在招聘過程中，負責收集和整理應聘者的相關檔案資料，并及時提交給人力資源部門。2.嚴格按照檔案管理規(guī)定，妥善保管自己在招聘工作中產(chǎn)生的各類檔案，不得擅自銷毀或泄露。3.協(xié)助人力資源部門進行檔案的查閱和使用工作，提供必要的信息和解釋。（三）其他部門職責1.根據(jù)招聘需求，向人力資源部門提供準確的崗位信息和招聘要求。2.在面試過程中，客觀公正地對應聘者進行評價，并及時反饋面試情況。3.配合人力資源部門做好招聘檔案的管理工作，不得妨礙檔案管理工作的正常開展。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.招聘人員應在招聘活動結束后及時將相關檔案資料收集齊全，確保檔案內(nèi)容完整。2.對于應聘者提交的各類資料，應要求其提供原件或加蓋公章的復印件，以保證資料的真實性。3.收集的檔案資料應清晰、完整，不得有涂改、破損等情況。（二）整理方法1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.對于每份檔案，應編寫清晰的目錄，注明檔案名稱、日期、編號等信息，便于查找和管理。3.將整理好的檔案資料按照順序裝訂成冊或放入檔案盒中，并在檔案盒上標明檔案類別和年度。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理好的招聘檔案資料由人力資源部門指定專人負責歸檔。2.歸檔人員按照檔案類別和時間順序，將檔案資料逐一放入相應的檔案柜或存儲設備中，并做好登記。3.建立檔案索引目錄，記錄每份檔案的存放位置和相關信息，方便快速查閱。（二）保管方式1.招聘檔案應采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。2.電子檔案應存儲在服務器或其他安全的存儲設備中，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應設置嚴格的訪問權限，確保電子檔案的安全性和保密性。3.對于重要的招聘檔案資料，如涉及公司核心機密或關鍵崗位應聘者的檔案，應采取加密存儲、專人保管等特殊措施，確保檔案信息不被泄露。（三）保管期限1.招聘計劃檔案、招聘渠道檔案、招聘活動總結報告等檔案應長期保存。2.應聘者檔案自錄用之日起保存[X]年，以便在需要時進行查閱和核實。3.錄用檔案應在員工離職后按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定進行妥善保管，保管期限根據(jù)相關規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案清理與銷毀1.人力資源部門應定期對招聘檔案進行清理，對于超過保管期限或已無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，報經(jīng)公司領導審批后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。六、檔案查閱與使用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招聘檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負責人有權查閱所有招聘檔案資料，其他人員只能查閱與本人工作相關的檔案信息。3.涉及公司機密或重要崗位應聘者的檔案，未經(jīng)公司高層領導批準，嚴禁查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人將填寫好的檔案查閱申請表提交給人力資源部門。2.人力資源部門對申請表進行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員只能在規(guī)定的查閱地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復印、拍照等，確需復印或拍照的，應另行申請并經(jīng)批準。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案資料歸還原位，查閱記錄由陪同人員簽字確認后存檔。（三）檔案使用規(guī)定1.招聘檔案資料僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面同意，不得向任何第三方提供或泄露。2.在招聘、培訓、績效評估等工作中，如需使用招聘檔案資料，應按照規(guī)定的程序進行查閱和使用，確保檔案信息的合法、合規(guī)使用。3.對于因工作需要借閱招聘檔案的，應按照借閱流程辦理相關手續(xù)，借閱期限不得超過[X]個工作日，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。七、檔案信息化管理（一）建立招聘檔案管理系統(tǒng)1.公司應建立專門的招聘檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)招聘檔案的電子化管理。2.招聘檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，方便人力資源部門對招聘檔案進行管理和使用。3.系統(tǒng)應設置嚴格的用戶權限管理，不同人員只能根據(jù)自己的權限訪問相應的檔案信息。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.人力資源部門應安排專人負責將紙質(zhì)招聘檔案資料錄入到招聘檔案管理系統(tǒng)中，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對招聘檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時刪除過期或無效的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性和有效性。3.建立數(shù)據(jù)備份機制，定期對招聘檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）信息化安全管理1.加強招聘檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止外部網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對招聘檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復安全隱患。3.對系統(tǒng)用戶的賬號和密碼進行嚴格管理，定期更換密碼，防止賬號被盜用。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門應定期對招聘檔案管理工作進行自查，檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門應定期對招聘檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理的合規(guī)性和有效性，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議。（二）外部監(jiān)督