PAGE檔案管理制度失業(yè)職工失業(yè)職工檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司失業(yè)職工檔案的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)失業(yè)職工的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有失業(yè)職工檔案的管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)失業(yè)職工檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司及相關(guān)部門提供便捷的檔案查閱服務(wù)，同時(shí)保障失業(yè)職工依法查詢自身檔案的權(quán)利。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立人力資源部為檔案管理部門，負(fù)責(zé)失業(yè)職工檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和查閱失業(yè)職工檔案，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等工作，建立健全檔案目錄索引，方便檔案的查詢和利用。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，做好借閱登記和跟蹤管理，確保檔案按時(shí)歸還，不發(fā)生丟失、損壞等情況。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。6.積極配合公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案查詢需求，提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息服務(wù)。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和流程，提高檔案管理水平。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容失業(yè)職工檔案應(yīng)包括以下資料：1.職工個(gè)人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.就業(yè)經(jīng)歷：包括工作單位名稱、工作起止時(shí)間、崗位名稱、勞動(dòng)合同簽訂情況、離職原因等。3.社會(huì)保險(xiǎn)繳納記錄：包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)的參保時(shí)間、繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)金額等信息。4.工資收入情況：包括歷年工資發(fā)放明細(xì)、獎(jiǎng)金及福利情況等。5.職業(yè)技能培訓(xùn)記錄：包括參加各類職業(yè)技能培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、獲得證書等。6.獎(jiǎng)懲情況：包括獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)及受到的處罰記錄。7.勞動(dòng)合同解除或終止證明：由公司出具的勞動(dòng)合同解除或終止的相關(guān)證明文件。8.失業(yè)登記及相關(guān)手續(xù)辦理材料：包括失業(yè)人員登記表、失業(yè)證申領(lǐng)材料、就業(yè)創(chuàng)業(yè)證辦理材料等。9.其他相關(guān)材料：如個(gè)人簡歷、求職意向、工作成果證明等與職工就業(yè)相關(guān)的其他材料。（二）檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，將失業(yè)職工檔案分為以下幾類：1.個(gè)人基本信息類：主要存放職工個(gè)人基本情況的相關(guān)資料。2.就業(yè)經(jīng)歷類：記錄職工在公司及其他單位的就業(yè)經(jīng)歷。3.社會(huì)保險(xiǎn)類：集中保管職工社會(huì)保險(xiǎn)繳納的相關(guān)記錄。4.工資福利類：包含職工工資收入及福利情況的資料。5.培訓(xùn)證書類：存放職工職業(yè)技能培訓(xùn)獲得的各類證書。6.獎(jiǎng)懲記錄類：整理職工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰信息。7.勞動(dòng)關(guān)系類：主要是勞動(dòng)合同解除或終止的證明文件。8.失業(yè)登記類：歸集失業(yè)登記及相關(guān)手續(xù)辦理的材料。9.其他類：存放上述類別未涵蓋的其他與職工就業(yè)相關(guān)的材料。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.職工離職時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)將與職工相關(guān)的檔案資料整理齊全，移交至人力資源部檔案管理部門。移交時(shí)需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.對(duì)于職工在職期間形成的各類檔案資料，如培訓(xùn)證書、獎(jiǎng)懲文件等，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件或復(fù)印件提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門定期對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料缺失或有誤，及時(shí)與相關(guān)部門溝通補(bǔ)充或更正。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼的方式，如按照年份、類別、順序號(hào)進(jìn)行編排。3.為每份檔案資料編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、日期、來源等信息，以便快速查找和定位檔案內(nèi)容。4.將整理好的檔案資料按照類別順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號(hào)等信息。5.建立電子檔案目錄，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理，方便檔案的檢索和查詢。電子檔案目錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄相對(duì)應(yīng)，確保信息的一致性。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，用于存放失業(yè)職工檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等，以滿足檔案保管的要求。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別和年份順序排列存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和蟲害。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的失業(yè)職工檔案資料。2.失業(yè)職工本人憑有效身份證件，可查閱本人檔案中的相關(guān)資料。（二）查閱流程1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人只能在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案資料完整無損。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部機(jī)構(gòu)（如政府部門、司法機(jī)關(guān)等）因工作需要查閱或借閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定辦理手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱申請(qǐng)：借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱登記：檔案管理人員對(duì)批準(zhǔn)借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱期限、檔案名稱及編號(hào)等信息。4.借閱交付：檔案管理人員按照借閱申請(qǐng)表上的內(nèi)容，將檔案資料交付借閱人，并要求借閱人在借閱登記簿上簽字確認(rèn)。5.借閱跟蹤：在借閱期限內(nèi)，檔案管理部門應(yīng)定期跟蹤借閱檔案的使用情況，提醒借閱人按時(shí)歸還檔案。6.歸還驗(yàn)收：借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行仔細(xì)檢查，核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。7.借閱注銷：檔案管理人員在確認(rèn)檔案資料完整歸還后，在借閱登記簿上注銷該次借閱記錄。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對(duì)涉及職工個(gè)人隱私的檔案信息，如工資收入、社會(huì)保險(xiǎn)繳納情況等，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，未經(jīng)職工本人同意，不得向任何單位或個(gè)人提供。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人、借閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。2.安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等，對(duì)檔案庫房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施，保護(hù)檔案安全。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保檔案管理工作的安全有序進(jìn)行。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、人力資源部相關(guān)人員及公司內(nèi)部有關(guān)專家組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案資料是否齊全，有無缺失或損壞。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對(duì)檔案內(nèi)容與實(shí)際情況是否相符，有無錯(cuò)誤或虛假信息。3.檔案的時(shí)效性：判斷檔案所記錄的信息是否仍具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值，是否已過有效期限。4.檔案的利用率：統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱次數(shù)及利用效果，評(píng)估檔案的利用價(jià)值。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，做出鑒定結(jié)論。（五）保管期限劃分1.永久保管：對(duì)涉及公司核心利益、具有重要?dú)v史價(jià)值或長期查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用頻率，將檔案的保管期限劃分為[X]年、[X]年等不同檔次。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定小組鑒定仍有保存價(jià)值的，可延長保管期限；已無保存價(jià)值的，予以銷毀。（六）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.將檔案銷毀清單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷