PAGE規(guī)范學校檔案室制度學校檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強學校檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位及全體教職工形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案室對全校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映學校各項工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理學校在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.服務性原則：充分發(fā)揮檔案的信息資源作用，為學校教學、科研、管理等工作提供及時、有效的服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置學校設立獨立的檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室應具備必要的檔案保管設施和設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案管理制度并組織實施。2.負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導學校各部門、各單位的檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。4.開展檔案宣傳、教育和培訓工作，提高全校師生的檔案意識。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、科學化。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，具備專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行鑒定、銷毀等工作。5.積極開展檔案利用工作，為學校各項工作提供檔案信息服務。6.負責檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入、更新檔案信息。7.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍學校檔案的收集范圍包括：1.黨群工作類：學校黨組織、工會、共青團等組織形成的文件材料。2.行政管理類：學校行政機構形成的文件材料，如學校規(guī)劃、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度等。3.教學管理類：教學計劃、教學大綱、課程表、教案、學生成績等教學文件材料。4.學生管理類：學生學籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)生檔案等。5.科學研究類：科研項目申報材料、研究成果、學術論文等。6.基本建設類：學校基本建設項目的立項、設計、施工、竣工驗收等文件材料。7.儀器設備類：儀器設備的購置、驗收、使用、維修等文件材料。8.外事工作類：學校對外交流合作、外事活動等形成的文件材料。9.財會工作類：學校財務預算、決算、會計憑證、賬簿等文件材料。10.聲像檔案類：學校在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。11.實物檔案類：學校獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類文件材料，并定期移交檔案室。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，確保檔案材料的真實性和原始性。3.對重要活動、重大事件形成的檔案，應在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集歸檔。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作、行政管理、教學管理、學生管理、科學研究、基本建設、儀器設備、外事工作、財會工作、聲像檔案、實物檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應清晰、準確，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管條件檔案室應具備良好的保管條件，保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防塵、防光、防有害氣體等工作。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放于檔案柜中，排列整齊有序，便于查找。2.不同載體的檔案應分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等。3.對珍貴、易損的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是反映學校短期工作活動，在較短時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每年至少檢查一次，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、更換防蟲藥品等。3.做好檔案檢查記錄，記錄檢查時間、檢查人員、檢查情況及處理結(jié)果等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的價值，確保留存檔案的質(zhì)量。（二）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案的題名、編號、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負責人簽字確認。3.檔案銷毀清冊報學校主管領導審批后，由檔案管理人員會同有關人員進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀檔案應采用適當?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。5.對已銷毀的檔案，應在檔案目錄中注明“已銷毀”字樣，并永久保存銷毀記錄。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的收進、移出數(shù)量，整理、鑒定、銷毀情況，檔案利用情況等。（二）統(tǒng)計方法檔案管理人員應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案進行統(tǒng)計，并填寫相關統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應真實、準確、完整，報送及時。（三）統(tǒng)計分析定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的編研（一）編研內(nèi)容檔案編研內(nèi)容包括編寫學校大事記、組織沿革、基礎數(shù)字匯編、專題文件匯編等。（二）編研要求1.編研工作應遵循科學、實用、準確的原則，確保編研成果的質(zhì)量。2.編研成果應具有系統(tǒng)性、完整性和可讀性，便于學校師生查閱和利用。（三）編研程序1.制定編研計劃：根據(jù)學校工作需要和檔案資源狀況，制定編研計劃，明確編研題目、內(nèi)容、要求、時間安排等。2.收集資料：按照編研計劃，收集相關檔案資料，并進行整理、篩選。3.編寫初稿：根據(jù)收集的資料，編寫編研初稿，初稿應內(nèi)容準確、邏輯清晰、語言通順。4.修改完善：對初稿進行修改完善，征求相關部門和人員的意見，確保編研成果的質(zhì)量。5.審核定稿：編研成果經(jīng)檔案室負責人審核后，報學校主管領導審批定稿。6.出版發(fā)行：編研成果定稿后，根據(jù)需要進行出版發(fā)行或內(nèi)部交流。八、檔案的利用（一）利用范圍學校檔案的利用范圍包括學校內(nèi)部各部門及全體教職工，以及校外單位因工作需要查閱學校檔案的。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案原件或復印件。2.借閱：對確需借出檔案室的檔案，應辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：根據(jù)利用者需要，檔案室可為其出具檔案證明材料。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)利用：利用者應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.校外利用：校外單位因工作需要查閱學校檔案的，應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)學校主管領導批準后，方可到檔案室查閱