PAGE新加坡檔案收集制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的檔案收集工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、利用和傳承公司/組織歷史文化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的收集。（三）基本原則1.全面性原則涵蓋公司/組織各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的所有具有保存價值的文件、資料、記錄等，確保檔案內(nèi)容全面反映公司/組織的發(fā)展歷程和工作全貌。2.真實性原則收集的檔案必須是原始的、真實的，如實反映當(dāng)時的工作情況和歷史事實，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.及時性原則在檔案形成后，應(yīng)及時進行收集，避免因時間延誤導(dǎo)致檔案散失或損壞，確保檔案的時效性。4.完整性原則不僅要收集文件的正文，還要收集與之相關(guān)的附件、底稿、簽批意見等，保證檔案的完整性和關(guān)聯(lián)性。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.行政辦公文件，如通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。3.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、員工獎懲文件等。4.財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.法務(wù)檔案（如有），包括合同協(xié)議、訴訟案件資料、法律咨詢意見等。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場營銷檔案，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息資料等。2.生產(chǎn)管理檔案，包括生產(chǎn)計劃、工藝流程文件、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備維護資料、原材料采購合同等。3.研發(fā)創(chuàng)新檔案，如研發(fā)項目立項報告、實驗數(shù)據(jù)記錄、技術(shù)成果鑒定文件、專利申請資料等。4.銷售業(yè)務(wù)檔案，涵蓋銷售合同、訂單記錄、銷售統(tǒng)計報表、客戶反饋資料等。5.采購業(yè)務(wù)檔案，包括采購訂單、供應(yīng)商評估資料、采購合同執(zhí)行情況記錄等。（三）項目管理類檔案1.項目立項文件，如項目可行性研究報告、項目立項申請書、項目預(yù)算書等。2.項目實施過程中的各類文件，包括項目進度報告、項目變更記錄、項目質(zhì)量控制文件、項目協(xié)調(diào)會議紀(jì)要等。3.項目驗收文件，如項目驗收報告、項目成果評估文件等。（四）企業(yè)文化類檔案1.公司/組織文化建設(shè)相關(guān)文件，如企業(yè)文化理念、企業(yè)精神、企業(yè)價值觀宣傳資料等。2.公司/組織舉辦的各類文化活動資料，包括活動策劃方案、活動照片、視頻、新聞報道等。3.員工文化活動作品，如員工撰寫的文章、攝影作品、繪畫作品等。（五）其他類檔案1.公司/組織獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關(guān)資料，包括榮譽證書復(fù)印件、頒獎文件、照片等。2.與外部機構(gòu)合作交流的文件，如合作協(xié)議、交流活動記錄、往來信函等。3.對公司/組織發(fā)展有重要影響的其他特殊檔案，由檔案管理部門根據(jù)實際情況確定收集范圍。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案收集制度，明確檔案收集的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集工作，定期對各部門檔案收集情況進行檢查和評估。3.負(fù)責(zé)接收和集中保管公司/組織各部門收集的檔案，對檔案進行整理、分類、編目、裝訂等初步加工處理。4.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行數(shù)字化存儲和管理，方便檔案的查詢和利用。5.組織開展檔案收集工作的培訓(xùn)和宣傳，提高全體員工的檔案意識和收集能力。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織和督促本部門員工及時收集、整理本部門形成的各類檔案。2.各部門應(yīng)指定專人作為檔案收集員，負(fù)責(zé)具體的檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性。3.檔案收集員應(yīng)熟悉本部門業(yè)務(wù)工作流程，了解各類檔案的形成規(guī)律，按照檔案收集制度的要求，認(rèn)真做好檔案的收集、整理和移交工作。4.各部門在檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案進行初步分類和篩選，剔除無關(guān)或重復(fù)的文件，確保移交檔案的質(zhì)量。四、檔案收集流程（一）文件形成與積累1.公司/組織內(nèi)各部門員工在日常工作中，應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時將工作活動中形成的各類文件、資料、記錄等進行分類整理，妥善保存。2.對于重要文件和資料，應(yīng)進行備份存儲，防止因意外事件導(dǎo)致文件丟失。（二）定期收集1.各部門檔案收集員應(yīng)每月定期對本部門形成的檔案進行收集和整理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.在收集過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案及時進行補充和完善。（三）整理編目1.檔案收集員將收集到的檔案進行初步整理，按照檔案類別、時間順序等進行分類，剔除無關(guān)或重復(fù)的文件。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和管理。（四）移交歸檔1.各部門檔案收集員整理好的檔案，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)移交至公司/組織檔案管理部門。2.移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，明確檔案的移交數(shù)量、內(nèi)容和責(zé)任。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核和整理，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充完善。五、檔案收集質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，能夠客觀反映公司/組織的工作活動和歷史情況。2.檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于保管和利用，符合檔案管理的基本原則和方法。3.檔案編目應(yīng)清晰準(zhǔn)確，目錄清單信息完整，便于快速查找和定位檔案。4.檔案裝訂應(yīng)整齊規(guī)范，紙張無破損、褶皺，確保檔案的耐久性。（二）檢查與審核1.檔案管理部門定期對各部門移交的檔案進行檢查和審核，發(fā)現(xiàn)問題及時通知原部門進行整改。2.對于重要檔案或涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)的檔案，檔案管理部門應(yīng)進行重點審核，確保檔案質(zhì)量。3.在檔案收集過程中，各部門應(yīng)加強自我檢查和審核，確保檔案收集工作的質(zhì)量。（三）整改措施1.對于檢查審核中發(fā)現(xiàn)的問題，原部門應(yīng)及時制定整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改要求。2.整改完成后，原部門應(yīng)將整改情況書面報告檔案管理部門，檔案管理部門進行復(fù)查，直至檔案質(zhì)量符合要求。六、檔案保管期限（一）保管期限劃分原則根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素，綜合確定檔案的保管期限。（二）具體保管期限分類1.永久保管：公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件。涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要權(quán)益的文件。具有重要歷史價值和文化價值的檔案。公司/組織獲得的國家級榮譽證書、重要獎項等相關(guān)檔案。2.長期保管（[X]年）：公司/組織重要業(yè)務(wù)活動的文件，如重大項目的立項、實施、驗收文件等。公司/組織的財務(wù)報表、審計報告等重要財務(wù)檔案。員工人事檔案中的關(guān)鍵資料，如晉升記錄、重要培訓(xùn)經(jīng)歷等。3.短期保管（[X]年）：一般性業(yè)務(wù)文件，如日常工作的通知、報告、請示等。臨時性項目的相關(guān)文件，項目結(jié)束后對后續(xù)工作無重大影響的。一般性的客戶信息資料、市場調(diào)研資料等。（三）保管期限調(diào)整1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司/組織發(fā)展和實際情況進行動態(tài)調(diào)整。2.對于保管期限即將到期的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前進行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定是否延長保管期限或進行銷毀處理。七、檔案利用與保密（一）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)提前與公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進行查閱。（二）檔案保密1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感內(nèi)容的檔案，應(yīng)予以保密。2.在檔案收集、整理、保管、利用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施