PAGE慈溪市檔案館工作制度一、總則（一）目的為了加強慈溪市檔案館的管理，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于慈溪市檔案館全體工作人員，以及與檔案管理工作相關(guān)的各部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映歷史事實，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點，進行科學分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案收集（一）收集范圍1.黨政機關(guān)檔案：慈溪市各級黨政機關(guān)在履行職能活動中形成的各類文件、資料、會議記錄、紀要等。2.企事業(yè)單位檔案：本市各類企業(yè)、事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營、科研、管理等活動中形成的檔案，包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)流程、財務(wù)報表、人事檔案等。3.社會團體檔案：本市各社會團體在開展活動過程中形成的具有保存價值的文件、資料等。4.重點建設(shè)項目檔案：慈溪市范圍內(nèi)重大建設(shè)項目從立項到竣工驗收全過程形成的檔案，如工程規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。5.民生檔案：涉及人民群眾切身利益的檔案，如婚姻登記、社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生、教育、房產(chǎn)等檔案。6.歷史文化檔案：反映慈溪市歷史文化風貌、民俗風情、地方特色等方面的檔案，包括古籍、族譜、碑刻、照片、音像資料等。（二）收集要求1.明確責任：各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、準確地移交至檔案館。2.定期收集：根據(jù)檔案形成的規(guī)律，定期開展檔案收集工作，一般每年[X]月為集中收集月。3.主動收集：檔案管理人員要主動與各部門溝通聯(lián)系，了解檔案形成情況，及時督促收集檔案。4.齊全完整：收集的檔案應齊全完整，包括文件的正本、副本、底稿、附件等，確保檔案的原始性和真實性。5.質(zhì)量審核：對收集的檔案進行質(zhì)量審核，檢查文件格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、簽字蓋章是否齊全等，不符合要求的檔案應及時退回補充完善。（三）收集程序1.部門整理：各部門按照檔案分類方案，對本部門形成的檔案進行初步整理，編制檔案目錄。2.移交申請：各部門填寫檔案移交申請表，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字后，向檔案館提出移交申請。3.交接驗收：檔案館收到移交申請后，組織專人進行交接驗收。驗收人員對照移交申請表，對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進行逐一核對，驗收合格后辦理交接手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字確認。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等特征，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的檔案應便于存放、查找和借閱，提高檔案管理工作效率。（二）分類標準1.年度分類法：將檔案按年度進行分類，同一年度的檔案集中在一起。2.組織機構(gòu)分類法：按照慈溪市各部門的職能和組織機構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的類別。3.問題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題，將檔案分為若干個類別，如黨群工作、行政管理、經(jīng)濟建設(shè)、文化教育等。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：將不同單位或部門形成的檔案區(qū)分開來，各自構(gòu)成一個獨立的全宗。2.分類編號：按照選定的分類標準，對檔案進行分類，并為每一類檔案編制唯一的編號。編號應遵循科學性、系統(tǒng)性和擴展性原則，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂編目：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。同時，編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等信息，以便于查找和利用。4.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔號、年度、保管期限等信息，然后按照分類順序上架存放，便于管理和查閱。四、檔案保管（一）保管環(huán)境1.庫房選址：檔案館庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房建設(shè)：庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能。庫房內(nèi)要安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.溫濕度控制：庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應保持在[X]%[X]%之間。每天定時記錄庫房溫濕度情況，根據(jù)溫濕度變化及時采取調(diào)節(jié)措施。（二）檔案裝具1.檔案盒：應選用符合國家標準的檔案盒，檔案盒的規(guī)格應統(tǒng)一，材質(zhì)應堅固耐用，能夠有效保護檔案。2.檔案架：檔案架應牢固穩(wěn)定，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架的高度、層數(shù)應根據(jù)庫房空間和檔案數(shù)量合理設(shè)計，確保檔案存放安全、方便。（三）檔案保管期限1.定期保管期限：檔案的定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年三種。2.永久保管期限：對反映慈溪市重大歷史事件、重要政策法規(guī)、珍貴歷史文化遺產(chǎn)等具有長遠保存價值的檔案，應永久保管。3.保管期限劃分：各部門在移交檔案時，應根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值，提出合理的保管期限建議，由檔案館進行審核確定。（四）檔案清點與檢查1.定期清點：每年定期對檔案進行全面清點，核對檔案的數(shù)量、保管狀況等，確保檔案賬實相符。2.不定期檢查：在檔案整理、利用等工作過程中，對涉及的檔案進行不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、安全性等方面。3.檢查記錄：對每次檔案清點和檢查情況進行詳細記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等，并存檔備查。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)：檔案利用工作必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本：以服務(wù)社會、服務(wù)群眾為宗旨，積極為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織和個人提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密：在檔案利用過程中，要嚴格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全。（二）利用范圍1.查閱利用：黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織等因工作需要，可以查閱本單位或相關(guān)單位的檔案。個人因特殊原因需要查閱本人或親屬的檔案，如婚姻登記檔案、人事檔案等，經(jīng)檔案館審核同意后，可以查閱利用。2.出具證明：檔案館根據(jù)檔案內(nèi)容，為利用者出具與檔案相關(guān)的證明材料，如學歷證明、工齡證明、產(chǎn)權(quán)證明等。3.檔案展覽：利用檔案舉辦各類展覽，展示慈溪市的歷史文化、經(jīng)濟社會發(fā)展成就等，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。4.編研出版：對檔案進行整理、研究和編輯，出版檔案資料匯編、專題研究著作等，為社會提供豐富的檔案文化產(chǎn)品。（三）利用程序1.申請登記：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用時間等信息，經(jīng)所在單位或相關(guān)部門審核蓋章后，提交至檔案館。檔案館對申請進行登記，記錄利用者的基本信息、申請時間、利用內(nèi)容等。2.審核批準：檔案館對利用申請進行審核，根據(jù)檔案的保管期限、保密規(guī)定等，決定是否批準利用申請。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，需報經(jīng)檔案館負責人審批。3.查閱利用：經(jīng)批準后，利用者按照檔案館的安排，在指定地點查閱利用檔案。查閱利用過程中，利用者應遵守檔案館的各項規(guī)章制度，愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、復制、轉(zhuǎn)借檔案。4.歸還注銷：利用完畢后，利用者應及時將檔案歸還檔案館，并辦理歸還手續(xù)。檔案館對利用情況進行登記注銷，更新檔案利用記錄。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.全面審查：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，準確判斷檔案的價值。2.客觀公正：鑒定工作應堅持客觀公正的原則，不受任何主觀因素的影響，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。3.定期鑒定：定期對館藏檔案進行鑒定，及時調(diào)整檔案的保管期限，確保檔案資源的優(yōu)化配置。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負責人擔任組長，各業(yè)務(wù)科室負責人和檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定工作計劃，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核把關(guān)。（三）鑒定標準1.檔案內(nèi)容：檔案內(nèi)容是否反映慈溪市的重要歷史事件、重大決策、經(jīng)濟社會發(fā)展成就等，是否具有查考利用價值。2.檔案來源：檔案的形成單位是否具有重要地位，檔案是否具有代表性和典型性。3.檔案形成時間：對不同歷史時期形成的檔案，根據(jù)其歷史價值和現(xiàn)實意義，確定合理的保管期限。4.檔案保管狀況：檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等狀況，以及檔案載體的質(zhì)量狀況，對檔案價值的影響。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員根據(jù)檔案的保管期限劃分原則，對館藏檔案進行初步篩選，確定需要鑒定的檔案范圍。2.詳細審查：鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行詳細審查。審查人員應認真查閱檔案內(nèi)容，分析檔案的價值，填寫檔案鑒定意見書，提出鑒定意見。3.集體審議：鑒定工作小組召開會議，對鑒定意見進行集體審議。審議過程中，小組成員應充分發(fā)表意見，對有爭議的檔案進行深入討論，最終形成一致的鑒定結(jié)論。4.結(jié)果公示：將鑒定結(jié)果在檔案館內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，如有異議，相關(guān)人員可向鑒定工作小組提出申訴，鑒定工作小組應及時進行復查處理。5.調(diào)整歸檔：根據(jù)鑒定結(jié)果，對檔案的保管期限進行調(diào)整。對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀；對保管期限已滿但仍有保存價值的檔案，重新確定保管期限，并進行歸檔整理。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：對館藏檔案的數(shù)量、種類、年度分布等進行統(tǒng)計，掌握檔案資源的總量和結(jié)構(gòu)。2.檔案利用統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案利用的人次數(shù)、利用檔案的數(shù)量、利用目的等情況，分析檔案利用的規(guī)律和趨勢。3.檔案鑒定統(tǒng)計：對檔案鑒定工作的開展情況、鑒定結(jié)果等進行統(tǒng)計，為檔案資源的優(yōu)化配置提供數(shù)據(jù)支持。4.檔案設(shè)備統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案庫房的面積、檔案架的數(shù)量、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備等檔案設(shè)備的配備情況，確保檔案設(shè)備的正常運行。（二）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計：每月、每季度、每年定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，形成統(tǒng)計報表。2.實時統(tǒng)計：利用檔案管理系統(tǒng)，實時記錄檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的動態(tài)更新和統(tǒng)計分析。3.專項統(tǒng)計：針對檔案管理工作中的特定問題或項目，開展專項統(tǒng)計調(diào)查，深入分析相關(guān)數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計分析1.數(shù)據(jù)匯總：對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總整理，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.數(shù)據(jù)分析：運用統(tǒng)計學方法和數(shù)據(jù)分析工具，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，揭示檔案管理工作中的規(guī)律和問題。3.結(jié)果應用：根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，制定改進措施，優(yōu)化檔案管理工作流程，提高檔案管理工作水平。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.檔案數(shù)字化：將館藏檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲，提高檔案的利用效率和便捷性。2.管理信息化：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用、鑒定等工作的信息化管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學化水平。3.資源共享化：通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的共享利用，為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織和個人提供更加高效、便捷的檔案服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照檔案整理的要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應符合國家標準，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與檔案目錄信息進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.存儲備份：將電子檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.功能需求：根據(jù)檔案管理工作的實際需求，設(shè)計檔案管理信息系統(tǒng)的功能模塊，包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定等功能。2.系統(tǒng)開發(fā)：選擇專業(yè)的軟件開發(fā)公司，按照設(shè)計要求進行檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。系統(tǒng)開發(fā)過程中，要注重系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和易用性，確保系統(tǒng)能夠滿足檔案管理工作的需要。3.系統(tǒng)測試：對開發(fā)完成后的檔案管理信息系統(tǒng)進行全面測試，包括功能測試、性能測試、安全測試等，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)存在的問題。4.系統(tǒng)上線：經(jīng)過測試驗收合格后，將檔案管理信息系統(tǒng)正式上線運行。同時，對檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能使用方法。（四）安全保障1.網(wǎng)絡(luò)安全：建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸