PAGE地鐵建設(shè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)地鐵建設(shè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在地鐵建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及維護(hù)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的地鐵建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于工程前期文件、施工技術(shù)文件、竣工圖、設(shè)備資料、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：地鐵建設(shè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映地鐵建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，保證檔案的真實(shí)性和可靠性。3.及時(shí)歸檔原則：項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類檔案應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，不得積壓或延誤。4.有效利用原則：充分開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，為地鐵建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)及相關(guān)決策提供依據(jù)和支持。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司地鐵建設(shè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理地鐵建設(shè)項(xiàng)目的各類檔案，建立健全檔案管理體系，確保檔案的安全和完整。4.組織開(kāi)展檔案的整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為公司各部門(mén)提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。6.參與地鐵建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保檔案符合驗(yàn)收要求。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在地鐵建設(shè)項(xiàng)目中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門(mén)。2.明確本部門(mén)檔案管理責(zé)任人，督促項(xiàng)目工作人員及時(shí)將工作中形成的文件材料交專人保管，確保文件材料的齊全、完整。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、審核等工作，對(duì)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。4.參與檔案管理部門(mén)組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本部門(mén)人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管地鐵建設(shè)項(xiàng)目各部門(mén)移交的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的有序存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的信息化水平。5.為公司各部門(mén)提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，做好檔案借閱登記和催還工作。6.積極參與檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，根據(jù)公司需求編寫(xiě)檔案檢索工具、參考資料等，為公司決策提供支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。2.勘察設(shè)計(jì)文件：勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄等。4.竣工圖：包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、通風(fēng)與空調(diào)等專業(yè)的竣工圖，應(yīng)與工程實(shí)際相符，加蓋竣工圖章。5.設(shè)備資料：設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、設(shè)備合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。6.聲像檔案：工程建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像、錄音等資料，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。7.電子檔案：與地鐵建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的電子文件，如文檔、圖紙、表格、數(shù)據(jù)等，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理和存儲(chǔ)。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并保證其可讀性和可利用性。4.聲像檔案應(yīng)主題明確，圖像清晰，聲音清楚，具有保存價(jià)值。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.整理后的檔案應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為工程前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、竣工圖、設(shè)備資料、聲像檔案、電子檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.工程前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件應(yīng)在項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。2.施工技術(shù)文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月定期整理歸檔一次。3.竣工圖應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。4.設(shè)備資料應(yīng)在設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后及時(shí)歸檔。5.聲像檔案應(yīng)在事件發(fā)生后及時(shí)整理歸檔。6.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)重新整理。3.審核合格的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，然后上架保管。（三）保管期限1.地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括：勘察設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、設(shè)備資料等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：一般性的文件材料，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案的正確使用。2.優(yōu)先滿足地鐵建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及維護(hù)等工作的需要，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供支持。3.在保證檔案安全的前提下，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案的利用價(jià)值。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案的復(fù)制服務(wù)，但應(yīng)注明復(fù)制日期和出處，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，明確借閱期限，按時(shí)歸還。2.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還，對(duì)逾期未還的檔案進(jìn)行追查。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)相關(guān)人員及專業(yè)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.對(duì)仍有一定保存價(jià)值，但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為其他保管期限的處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的地鐵建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化：對(duì)地鐵建設(shè)項(xiàng)目的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。4.人員培訓(xùn)：加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作和管理信息化系統(tǒng)的能力。（三）信息化管理要