PAGE機關(guān)檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及全體工作人員在檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等過程中的保密管理活動。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的檔案，采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.合法合規(guī)原則：檔案保密管理活動必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保各項工作依法依規(guī)進行。3.全程管理原則：對檔案從形成到銷毀的全過程進行保密管理，確保每個環(huán)節(jié)都不出現(xiàn)泄密風險。4.預防為主原則：強化保密意識教育，完善保密制度和技術(shù)防范措施，預防檔案信息泄露事件的發(fā)生。二、檔案保密管理職責（一）保密工作領(lǐng)導小組成立機關(guān)檔案保密工作領(lǐng)導小組，由機關(guān)負責人擔任組長，各部門負責人為成員。領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機關(guān)檔案保密管理工作，研究解決保密工作中的重大問題，制定保密工作方針和策略。（二）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案保密管理制度，并組織實施。2.對檔案工作人員進行保密教育培訓，提高其保密意識和業(yè)務能力。3.負責檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的保密管理工作，確保檔案信息安全。4.設置專門的檔案庫房，配備必要的保密設施設備，如防盜門窗、防火設備、防潮防蟲設備、密碼鎖、監(jiān)控系統(tǒng)等，并定期進行檢查維護。5.對檔案信息進行分類分級管理，確定不同級別檔案的保密要求和訪問權(quán)限。6.負責與外單位進行檔案交接時的保密工作，簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的完整性和準確性。2.對本部門產(chǎn)生的檔案進行初步保密審查，確定檔案的密級和保密期限。3.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的保管和利用工作，嚴格遵守檔案保密規(guī)定。4.教育本部門工作人員遵守檔案保密制度，對違反保密規(guī)定的行為及時進行糾正和報告。（四）檔案工作人員職責1.嚴格遵守檔案保密制度，保守檔案秘密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案信息安全。3.對檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并提出改進建議。4.參加保密教育培訓，不斷提高自身的保密意識和業(yè)務水平。三、檔案的收集與整理保密（一）收集保密1.在檔案收集過程中，工作人員要嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。對于涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的檔案，要采取專人專收的方式，確保檔案在收集過程中的安全。2.對收集到的檔案進行初步登記，記錄檔案的名稱、來源、形成時間等信息。登記過程中要注意保密，防止登記信息泄露。3.對于從外單位接收的檔案，要嚴格履行交接手續(xù)，雙方簽字確認，并對檔案的保密情況進行檢查。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密跡象，要及時采取措施進行處理，并向上級報告。（二）整理保密1.檔案整理人員要在符合保密要求的環(huán)境中進行整理工作，整理場所要相對獨立，無關(guān)人員不得進入。2.在整理檔案時，要對檔案進行分類、編號、編目等操作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。同時，要注意對檔案內(nèi)容的保密，不得隨意翻閱、摘抄檔案信息。3.對于涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的檔案，要單獨整理，設置專門的標識，并采取加密存儲等措施，防止信息泄露。4.在檔案整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，要及時與檔案形成部門或相關(guān)人員溝通核實，不得擅自處理或隱瞞。四、檔案的保管保密（一）庫房管理1.檔案庫房要符合安全保密要求，具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等功能。庫房門窗要堅固，安裝防盜報警裝置和監(jiān)控設備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.庫房內(nèi)要設置專門的檔案架，按照檔案類別和保管期限進行分類存放。檔案架要編號標識，便于查找和管理。3.庫房要保持清潔衛(wèi)生，定期進行通風換氣，控制庫房的溫度和濕度，防止檔案因環(huán)境因素受損。4.庫房鑰匙要由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。工作人員進入庫房要進行登記，記錄進入時間、離開時間和人員姓名等信息。（二）存儲設備管理1.對存儲檔案信息的電子設備，如服務器、硬盤、光盤等，要進行加密存儲，并設置訪問密碼。密碼要定期更換，確保存儲設備的安全性。2.存儲設備要專人專用，不得擅自借給他人使用。如因工作需要必須借用，要經(jīng)過嚴格的審批手續(xù)，并對借用期間的設備安全負責。3.定期對存儲設備進行備份，備份數(shù)據(jù)要存儲在不同的物理位置，并分別進行加密保管。同時，要定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。（三）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，核對檔案的數(shù)量、種類和保管狀況。清點工作要在保密的環(huán)境中進行，清點結(jié)果要詳細記錄，并與檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對。2.對檔案庫房和存儲設備進行定期檢查，查看是否存在安全隱患，如門窗是否完好、溫濕度是否適宜、存儲設備是否正常運行等。發(fā)現(xiàn)問題要及時報告并采取措施進行處理。3.在檔案清點和檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密跡象，要立即啟動應急預案，采取相應的措施進行補救，并向上級報告。同時，要對事件進行調(diào)查，查明原因，追究相關(guān)人員的責任。五、檔案的利用保密（一）利用審批1.機關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，要填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.對于涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的檔案，要經(jīng)機關(guān)保密工作領(lǐng)導小組審批同意后方可利用。審批過程要嚴格保密，防止審批信息泄露。3.檔案管理部門要對利用申請進行審核，核實利用目的和申請人的身份，確保檔案利用符合規(guī)定。對于不符合利用條件的申請，要及時予以駁回，并說明理由。（二）利用場所與方式1.檔案利用要在專門的閱覽室或辦公室進行，不得將檔案帶出規(guī)定的利用場所。利用場所要相對獨立，便于保密管理。2.在利用檔案時，工作人員要嚴格遵守利用規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復制、拍照，要經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的方式進行操作。3.對于涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的檔案，要實行專人專管，利用過程中要有工作人員在場監(jiān)督，確保檔案信息不被泄露。4.利用結(jié)束后，利用人員要及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門要對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）利用登記與跟蹤1.對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用時間、利用人員、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。登記信息要妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。2.檔案管理部門要對檔案利用過程進行跟蹤，了解利用人員是否按照規(guī)定使用檔案，是否存在違規(guī)行為。如發(fā)現(xiàn)問題要及時制止，并向上級報告。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律和存在的問題，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。同時，要將統(tǒng)計分析結(jié)果上報機關(guān)保密工作領(lǐng)導小組。六、檔案的傳輸與交換保密（一）內(nèi)部傳輸1.在機關(guān)內(nèi)部傳輸檔案信息時，要采用加密傳輸方式，確保信息在傳輸過程中的安全。加密傳輸工具要符合國家保密要求，定期進行更新和維護。2.檔案傳輸要通過專門的內(nèi)部網(wǎng)絡進行，不得使用外部公共網(wǎng)絡傳輸涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的檔案。3.在傳輸檔案信息前，要對傳輸內(nèi)容進行加密處理，并對接收方的身份進行驗證。接收方收到檔案信息后，要及時進行解密和確認，確保傳輸信息的完整性和準確性。（二）對外交換1.機關(guān)與外單位進行檔案交換時，要簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務。保密協(xié)議要符合國家法律法規(guī)的要求，具有可操作性。2.對外交換檔案要經(jīng)過嚴格的審批手續(xù)，確保交換檔案的必要性和安全性。審批過程要嚴格保密，防止審批信息泄露。3.在對外交換檔案時，要對檔案進行加密處理，并采用安全可靠的傳輸方式，如專人送達、加密郵寄等。同時，要對交換過程進行跟蹤，確保檔案安全送達對方，并及時收回對方反饋的信息。4.對外交換檔案的過程中，如發(fā)現(xiàn)對方存在違反保密協(xié)議的行為，要及時采取措施進行制止，并向?qū)Ψ教岢鼍妗Ｈ缜楣?jié)嚴重，要終止檔案交換，并依法追究對方的責任。七、檔案的銷毀保密（一）銷毀審批1.檔案達到保管期限或失去保存價值需要銷毀的，要填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負責人審核簽字。2.對于涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的檔案，要經(jīng)機關(guān)保密工作領(lǐng)導小組審批同意后方可銷毀。審批過程要嚴格保密，防止審批信息泄露。3.檔案管理部門要對銷毀申請進行審核，核實檔案的真實性和銷毀必要性。對于不符合銷毀條件的申請，要及時予以駁回，并說明理由。（二）銷毀方式與場所1.檔案銷毀要采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程要在專門指定的場所進行，場所要具備防火、防盜、防泄漏等功能。2.對于電子檔案信息，要采用專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀軟件進行徹底刪除，并對存儲設備進行物理銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復。3.在檔案銷毀過程中，要安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的方式和程序進行。監(jiān)督人員要對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱和數(shù)量等信息。（三）銷毀記錄與備案1.對檔案銷毀情況進行詳細記錄，記錄內(nèi)容要包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱、數(shù)量、審批人員、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄要妥善保管，以備查詢和審計。2.檔案管理部門要將檔案銷毀情況報機關(guān)保密工作領(lǐng)導小組備案，備案內(nèi)容要包括銷毀檔案的清單、銷毀審批文件、銷毀記錄等。備案信息要長期保存，不得擅自銷毀。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全檔案保密監(jiān)督機制，定期對檔案保密管理工作進行檢查和評估。監(jiān)督檢查工作要由機關(guān)保密工作領(lǐng)導小組組織實施，確保監(jiān)督檢查的權(quán)威性和有效性。2.設立檔案保密監(jiān)督舉報電話和郵箱，鼓勵全體工作人員對違反檔案保密制度的行為進行舉報。對舉報信息要及時進行核實和處理，并對舉報人給予保護和獎勵。3.檔案管理部門要定期對自身的保密管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，要配合機關(guān)保密工作領(lǐng)導小組的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.檔案保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實情況。2.檔案工作人員的保密意識和業(yè)務能力，是否熟悉檔案保密規(guī)定和操作流程。3.檔案庫房和存儲設備的安全狀況，是否存在安全隱患。4.檔案利用審批、登記、跟蹤等制度的執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)利用檔案的行為。5.檔案傳輸與交換過程中的保密措施落實情況，是否存在信息泄露風險。6.檔案銷毀工作的審批、方式、記錄等情況，是否符合規(guī)定要求。（三）問題處理與整改1.在保密監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違反檔案保密制度的行為，要及時責令相關(guān)部門和人員進行整改，并按照規(guī)定追究責任。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要進行詳細記錄，分析原因，制定整改措施，并跟蹤整改落實情況。整改措施要明確責任部門、責任人、整改期限和整改目標，確保問題得到徹底解決。3.定期對保密監(jiān)督檢查情況進行總結(jié)分析，針對存在的共性問題和薄弱環(huán)節(jié)，完善檔案保密管理制度和措施，不斷提高檔案保密管理水平。九、保密教育培訓與宣傳（一）教育培訓1.定期組織檔案工作人員參加保密教育培訓，培訓內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、檔案保密制度、保密技術(shù)防范知識等。培訓要邀請專業(yè)的保密專家進行授課，確保培訓質(zhì)量。2.新入職的檔案工作人員要進行專門的保密入職培訓，使其了解檔案保密工作的重要性和基本要求，熟悉檔案保密制度和操作流程。培訓結(jié)束后要進行考核，考核合格后方可上崗。3.根據(jù)檔案工作實際情況和保密形勢的變化，適時開展針對性的保密教育培訓，如針對新型保密技術(shù)、新出現(xiàn)的保密風險等進行培訓，提高檔案工作人員的