PAGE陜西檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了加強陜西檔案數(shù)字化工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陜西行政區(qū)域內(nèi)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案數(shù)字化工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案數(shù)字化應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確，不得對檔案原文進(jìn)行篡改、偽造。2.完整性原則：全面涵蓋單位各類檔案，保證數(shù)字化檔案與原始檔案在內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上的一致性，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案數(shù)字化過程中的信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案數(shù)字化工作流程、數(shù)據(jù)格式、存儲方式等符合要求，便于長期保存和共享利用。二、檔案數(shù)字化工作組織與職責(zé)（一）組織架構(gòu)各單位應(yīng)成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案數(shù)字化工作，決策重大事項，監(jiān)督工作進(jìn)展。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)字化工作計劃和方案，明確工作目標(biāo)、任務(wù)、步驟和要求。組織檔案整理、著錄等前期準(zhǔn)備工作，確保檔案實體完整、信息準(zhǔn)確。審核數(shù)字化檔案的質(zhì)量，對不符合要求的及時提出整改意見。負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化成果的驗收和移交，建立檔案數(shù)字化工作臺賬。2.信息技術(shù)部門提供檔案數(shù)字化所需的技術(shù)支持和設(shè)備保障，確保硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)穩(wěn)定運行。負(fù)責(zé)數(shù)字化加工設(shè)備的選型、采購、安裝調(diào)試和維護(hù)管理。按照檔案管理部門要求，開發(fā)或選用合適的檔案數(shù)字化加工軟件，確保數(shù)據(jù)處理符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，保障檔案數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)傳輸安全和存儲安全。3.業(yè)務(wù)部門配合檔案管理部門做好檔案整理工作，提供業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息和背景資料，協(xié)助準(zhǔn)確理解檔案內(nèi)容。參與檔案數(shù)字化成果的審核，對涉及本部門業(yè)務(wù)的數(shù)字化檔案進(jìn)行驗收確認(rèn)。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案整理1.檔案收集：各單位檔案管理部門按照檔案管理制度，及時收集各類檔案，確保檔案齊全完整。2.檔案分類：依據(jù)檔案的形成來源、時間、內(nèi)容、形式等因素，按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的分類體系進(jìn)行分類，便于后續(xù)管理和查找利用。3.檔案編號：為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于標(biāo)識和檢索。4.裝訂與編目：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的裝訂，去除金屬物等可能影響數(shù)字化掃描的物品。同時，按照規(guī)定格式編制檔案目錄，包括題名、責(zé)任者、日期、文號、頁數(shù)等信息。（二）數(shù)字化加工1.掃描根據(jù)檔案載體類型和保存狀況，選擇合適的掃描設(shè)備和掃描分辨率。一般情況下，紙質(zhì)檔案掃描分辨率不低于200dpi，對圖像清晰度要求較高的檔案可適當(dāng)提高分辨率。掃描過程中應(yīng)確保圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、偏色、模糊等現(xiàn)象。同時，對掃描圖像進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡潔明了，便于識別和管理，一般包含檔案編號、掃描頁號等信息。2.圖像處理對掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。去污處理應(yīng)去除圖像中的污漬、斑點等；糾偏處理要使圖像保持水平；裁剪去除多余的空白邊緣；拼接處理針對多頁掃描的檔案確保頁面拼接準(zhǔn)確。對于圖像色彩模式，一般采用24位真彩色，以保證圖像的真實還原。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化處理后的圖像與檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。通過檔案編號等關(guān)鍵信息，實現(xiàn)圖像與目錄數(shù)據(jù)的快速檢索和對應(yīng)。確保掛接后的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，能夠方便快捷地通過目錄查詢到相應(yīng)的數(shù)字化圖像。（三）質(zhì)量檢查1.抽檢比例：按照一定比例對數(shù)字化檔案進(jìn)行抽檢，抽檢比例一般不低于10%。對于重要檔案或關(guān)鍵業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)適當(dāng)提高抽檢比例。2.檢查內(nèi)容圖像質(zhì)量檢查：查看圖像是否清晰、完整，有無偏色、模糊、黑邊、白邊等問題；圖像分辨率是否符合要求。數(shù)據(jù)掛接檢查：核對數(shù)字化圖像與檔案目錄信息的掛接是否準(zhǔn)確，索引關(guān)系是否正確。著錄信息檢查：檢查檔案目錄著錄的題名、責(zé)任者、日期、文號、頁數(shù)等信息是否準(zhǔn)確完整。3.整改要求：對抽檢中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并反饋給數(shù)字化加工部門進(jìn)行整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，直至質(zhì)量符合要求為止。（四）存儲與備份1.存儲方式：數(shù)字化檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)采用分級存儲策略，根據(jù)檔案的重要性和使用頻率，將數(shù)據(jù)存儲在不同級別的存儲設(shè)備上。2.備份策略建立定期備份制度，每天或每周對數(shù)字化檔案進(jìn)行全量備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與生產(chǎn)系統(tǒng)分離的存儲介質(zhì)上。定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)的完整性檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)可正?；謴?fù)使用。除了定期全量備份外，還應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的變化情況進(jìn)行增量備份，提高備份效率。（五）驗收與移交1.驗收流程數(shù)字化加工任務(wù)完成后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對數(shù)字化檔案進(jìn)行驗收。驗收小組應(yīng)由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等人員組成。驗收小組按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)字化檔案的質(zhì)量、存儲與備份等情況進(jìn)行全面檢查。驗收合格后，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，明確驗收結(jié)論。2.移交要求驗收合格的數(shù)字化檔案應(yīng)及時移交至單位檔案管理部門進(jìn)行集中管理。移交時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對移交的數(shù)字化檔案進(jìn)行登記造冊，建立詳細(xì)的檔案目錄，包括檔案名稱、數(shù)量、存儲位置、備份情況等信息。四、檔案數(shù)字化安全管理（一）人員安全管理1.人員背景審查：參與檔案數(shù)字化工作的人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查，確保其政治素質(zhì)、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力符合要求。與數(shù)字化加工服務(wù)提供商簽訂保密協(xié)議，明確其人員的保密責(zé)任和義務(wù)。2.安全培訓(xùn)教育：定期對檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、數(shù)據(jù)保護(hù)意識、操作規(guī)程等。培訓(xùn)后應(yīng)進(jìn)行考核，確保工作人員熟悉安全要求和操作規(guī)程。（二）設(shè)備安全管理1.設(shè)備選型與配置：選用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化加工設(shè)備，確保設(shè)備具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全功能。對設(shè)備進(jìn)行合理配置，劃分不同的安全區(qū)域，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。2.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)：定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，檢查設(shè)備的硬件狀況和軟件系統(tǒng)，及時更新安全補丁，確保設(shè)備安全穩(wěn)定運行。對設(shè)備的維修、更換部件等操作進(jìn)行記錄，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.數(shù)據(jù)加密：在數(shù)字化加工過程中，對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，密鑰管理應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范，防止密鑰丟失或被盜用。2.訪問控制：建立嚴(yán)格的用戶訪問控制機制，對不同人員授予不同的訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。同時，記錄和審計用戶的訪問行為，以便及時發(fā)現(xiàn)異常情況。3.數(shù)據(jù)防泄漏：采取技術(shù)手段防止數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)、移動存儲設(shè)備等途徑泄漏。如安裝數(shù)據(jù)防泄漏軟件，對數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行監(jiān)控和過濾，禁止敏感數(shù)據(jù)外傳。（四）環(huán)境安全管理1.場地安全：檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)具備安全的物理環(huán)境，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保場地安全。對加工場所進(jìn)行定期巡查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.網(wǎng)絡(luò)安全：建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，限制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問，確保網(wǎng)絡(luò)安全。五、檔案數(shù)字化成果利用與管理（一）利用方式1.在線查詢：建立檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供在線查詢服務(wù)。用戶可根據(jù)授權(quán)權(quán)限，在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞等信息，快速檢索到所需的數(shù)字化檔案。2.借閱與復(fù)制：根據(jù)工作需要，用戶可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱數(shù)字化檔案的電子副本。如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)過審批，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。（二）利用管理1.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)用戶的工作崗位和職責(zé)，設(shè)置不同的檔案利用權(quán)限。如普通用戶只能查詢部分公開的數(shù)字化檔案，涉及重要機密的檔案需經(jīng)特定審批流程才能訪問。2.利用記錄：對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的等信息。利用記錄應(yīng)長期保存，以便進(jìn)行統(tǒng)計分析和審計監(jiān)督。（三）成果管理1.數(shù)據(jù)更新：隨著檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案信息的變化，及時對數(shù)字化檔案進(jìn)行更新和維護(hù)。如檔案內(nèi)容修改、補充新的檔案等，確保數(shù)字化檔案與實際檔案保持一致。2.系統(tǒng)維護(hù)：定期對檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和功能完整性。及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的故障和問題，保障用戶正常使用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：各單位檔案管理部門應(yīng)定期對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括工作流程執(zhí)行情況、質(zhì)量控制情況、安全管理情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改，并跟蹤整改結(jié)果。2.外部監(jiān)督：接受上級檔案管理部門、相關(guān)行業(yè)主管部門以及社會公眾的監(jiān)督。對于外部監(jiān)督提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改落實，并將整改情況反饋給監(jiān)督部門。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：建立檔案數(shù)字化工作考核指標(biāo)體系，包括工作進(jìn)度、質(zhì)量達(dá)標(biāo)率、安全事故發(fā)生率、用戶滿意度等指標(biāo)。2.考核周期：定期對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行考核，考核周期一般為