PAGE檔案管理制度宣講一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應(yīng)保持其完整性和系統(tǒng)性，全面反映公司發(fā)展歷程和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，同時(shí)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，為公司各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)。5.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并定期組織檔案管理培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。其主要職責(zé)包括：1.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案收集齊全，并進(jìn)行整理、分類。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交綜合管理部統(tǒng)一保管。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密工作，確保檔案不丟失、不損壞、不泄露。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面形成的文件材料。3.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：包括公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等方面的檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量管理、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案材料。6.合同檔案：包括公司各類合同、協(xié)議、意向書等檔案材料。7.證照檔案：包括公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等各類證照。8.聲像檔案：包括公司各類照片、錄音、錄像等聲像資料。9.實(shí)物檔案：包括公司獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、紀(jì)念品等實(shí)物。10.電子檔案：包括公司以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、資料等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+流水號(hào)”的方式，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.文書檔案：WS+流水號(hào)2.科技檔案：KJ+流水號(hào)3.人事檔案：RS+流水號(hào)4.財(cái)務(wù)檔案：CW+流水號(hào)5.業(yè)務(wù)檔案：YW+流水號(hào)6.合同檔案：HT+流水號(hào)7.證照檔案：ZZ+流水號(hào)8.聲像檔案：SX+流水號(hào)9.實(shí)物檔案：SW+流水號(hào)10.電子檔案：DZ+流水號(hào)流水號(hào)為四位數(shù)字，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件材料，并確保收集齊全、完整。具體收集范圍如下：1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司內(nèi)部形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面形成的文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.公司員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的檔案材料。6.公司財(cái)務(wù)預(yù)算決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等方面的檔案材料。7.公司市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量管理、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、客戶投訴處理記錄等。8.公司獲得的各類證照、榮譽(yù)證書等。9.公司各類照片、錄音、錄像等聲像資料。10.公司獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、紀(jì)念品等實(shí)物。11.公司以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案應(yīng)保持其原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，以防丟失。（三）整理方法檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷，編制項(xiàng)目檔案目錄。3.人事檔案：按照員工個(gè)人信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等類別進(jìn)行整理，建立員工人事檔案袋，編制人事檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類整理，建立會(huì)計(jì)檔案卷，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷，編制業(yè)務(wù)檔案目錄。6.合同檔案：按照合同類別、簽訂時(shí)間進(jìn)行分類整理，建立合同檔案卷，編制合同檔案目錄。7.證照檔案：按照證照類別進(jìn)行分類整理，建立證照檔案盒，編制證照檔案目錄。8.聲像檔案：按照載體形式、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立聲像檔案冊(cè)，編制聲像檔案目錄。9.實(shí)物檔案：按照實(shí)物類別進(jìn)行分類整理，建立實(shí)物檔案柜，編制實(shí)物檔案目錄。10.電子檔案：按照文件類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立電子檔案文件夾，編制電子檔案目錄。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案：次年上半年歸檔。2.科技檔案：項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.人事檔案：?jiǎn)T工離職后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交綜合管理部保管。5.業(yè)務(wù)檔案：業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。6.合同檔案：合同履行完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔。7.證照檔案：證照頒發(fā)或變更后一個(gè)月內(nèi)歸檔。8.聲像檔案：活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。9.實(shí)物檔案：實(shí)物獲得后一個(gè)月內(nèi)歸檔。10.電子檔案：定期進(jìn)行歸檔，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的歸檔時(shí)間，將整理好的檔案移交綜合管理部統(tǒng)一保管。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）保管措施1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并采用安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與保管臺(tái)賬一致。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定其價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷其價(jià)值大小。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)公司工作的實(shí)際效益出發(fā)，評(píng)估其價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見(jiàn)，填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按照規(guī)定的復(fù)印份數(shù)和格式進(jìn)行復(fù)印。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式公司鼓勵(lì)各部門充分利用檔案資源，為公司的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。檔案利用方式主要包括：1.提供檔案查閱服務(wù)，為公司各部門及員工提供所需的檔案信息。2.開(kāi)展檔案編研工作，編寫檔案資料匯編、大事記、組織沿革等，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。3.利用檔案舉辦展覽、講座等活動(dòng)，宣傳公司的歷史和文化，增強(qiáng)員工的歸屬感和榮譽(yù)感。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)