PAGE地方稅務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)地方稅務(wù)檔案管理，確保稅務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在稅收征管、稅務(wù)稽查、政策研究等工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合地方稅務(wù)工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于地方各級稅務(wù)機(jī)關(guān)及其所屬單位在稅收征收管理、稅務(wù)行政管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。具體包括稅收征管檔案、稅務(wù)行政許可檔案、稅務(wù)稽查檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則地方稅務(wù)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。各級稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，對本單位及所屬單位的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則稅務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映稅收征管、稅務(wù)行政管理等工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。檔案形成過程中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和程序進(jìn)行記錄和整理，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理地方稅務(wù)工作中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全完整。不僅要涵蓋稅收業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，還要包括與之相關(guān)的行政管理、人事、財(cái)務(wù)等方面的資料，避免檔案缺失。4.系統(tǒng)性原則對稅務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排列，使其形成一個有機(jī)的整體，便于檢索和利用。按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，建立合理的檔案體系，確保檔案之間的關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性。5.安全性原則采取有效措施確保稅務(wù)檔案的實(shí)體安全和信息安全。加強(qiáng)檔案保管場所的安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)，防止檔案被盜、被毀、丟失等情況發(fā)生。同時(shí)，利用信息技術(shù)手段對檔案信息進(jìn)行加密存儲和管理，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)對本單位及所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案工作考核。集中統(tǒng)一管理本單位各類檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、檢索、利用等工作。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，確保檔案保管條件符合要求。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平。參與檔案的鑒定銷毀工作，對擬銷毀檔案進(jìn)行審核并按規(guī)定程序辦理銷毀手續(xù)。2.檔案形成部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在稅收征管、稅務(wù)行政管理等工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。按照檔案管理部門的要求，規(guī)范檔案形成過程中的記錄和整理工作，保證檔案質(zhì)量。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.檔案管理人員職責(zé)認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。負(fù)責(zé)檔案的檢索、查閱、借閱等服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，及時(shí)登記檔案利用情況。參與檔案的鑒定、銷毀工作，協(xié)助編寫檔案鑒定報(bào)告。負(fù)責(zé)檔案管理信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息安全和系統(tǒng)正常運(yùn)行。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅收征管檔案包括稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、發(fā)票管理、稅收減免、納稅評估、稅務(wù)稽查等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的各類資料，如稅務(wù)登記表、納稅申報(bào)表、完稅憑證、發(fā)票存根聯(lián)、減免稅審批表、稽查報(bào)告等。2.稅務(wù)行政許可檔案涵蓋稅務(wù)行政許可申請、受理、審查、決定等過程中形成的文件材料，如行政許可申請書、受理通知書、審查意見書、準(zhǔn)予行政許可決定書等。3.稅務(wù)稽查檔案包含稅務(wù)稽查選案、檢查、審理、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，如稽查任務(wù)通知書、檢查工作底稿、稅務(wù)稽查報(bào)告、稅務(wù)處理決定書、稅務(wù)行政處罰決定書等。4.人事檔案主要有干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資檔案、獎懲記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷、黨團(tuán)關(guān)系等資料。5.財(cái)務(wù)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、預(yù)算決算資料、資產(chǎn)清查報(bào)告等。6.基建檔案涉及基本建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件材料，如項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。7.設(shè)備檔案包含設(shè)備購置申請、合同協(xié)議、設(shè)備到貨驗(yàn)收單、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢處置文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和時(shí)間順序，及時(shí)收集本部門在工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。電子文件應(yīng)存儲在符合安全要求的載體上，并進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類按照檔案的門類和載體，將稅務(wù)檔案分為文書檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。即先按年度將檔案分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類，最后按照機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列。會計(jì)檔案按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別進(jìn)行分類，并按年度順序排列?？萍紮n案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個項(xiàng)目下再按照文件形成的階段和性質(zhì)進(jìn)行排列。聲像檔案按照載體形式和內(nèi)容主題進(jìn)行分類整理。電子檔案按照存儲格式和內(nèi)容分類進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2.編號文書檔案編號采用“全宗號年度保管期限件號”的結(jié)構(gòu)。全宗號由上級檔案管理部門統(tǒng)一編制；年度為檔案形成年度；保管期限分為“永久”“長期”（10年）“短期”（5年）；件號為每件檔案在其分類排列中的順序號。會計(jì)檔案編號采用“全宗號年度類別案卷號”的結(jié)構(gòu)。類別按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等劃分；案卷號為每個類別下檔案案卷的順序號?？萍紮n案編號采用“全宗號項(xiàng)目代號分類號案卷號”的結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目代號為項(xiàng)目名稱的縮寫或編號；分類號根據(jù)項(xiàng)目文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類編號；案卷號為每個分類下檔案案卷的順序號。聲像檔案編號采用“全宗號年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。類別按照照片、錄音、錄像等劃分；順序號為每件聲像檔案在其類別中的排列順序號。電子檔案編號與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號一致，并在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。電子檔案應(yīng)編制電子目錄，目錄信息應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)，便于查詢和利用。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫，提高電子檔案檢索效率。4.裝訂文書檔案一般以件為單位進(jìn)行裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。會計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行裝訂，確保會計(jì)憑證、賬簿等的完整性和規(guī)范性。其他檔案根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂或整理，保證檔案的整齊有序。三、檔案的保管（一）保管場所1.各級稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等要求。庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等必要的設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案存儲管理制度，確保電子檔案的存儲安全。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式進(jìn)行妥善保管。照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件后分類存放，并做好標(biāo)識；錄音、錄像帶等應(yīng)存放在防潮、防蟲的盒套內(nèi)，并注明內(nèi)容、日期等信息。（三）保管期限1.稅務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期（10年）、短期（5年）三種。永久保管的檔案主要包括涉及稅收政策法規(guī)制定、重大稅務(wù)案件處理、重要人事任免、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的文件材料。長期保管的檔案包括一般稅務(wù)案件處理、重要稅收征管資料、年度財(cái)務(wù)報(bào)表等在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料。短期保管的檔案主要有一般性納稅申報(bào)資料、發(fā)票存根聯(lián)等保存期限較短的文件材料。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求進(jìn)行，不得擅自縮短或延長保管期限。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案進(jìn)行清理和處置。（四）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案保管場所、設(shè)施設(shè)備、檔案信息等的安全管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，確保檔案管理工作安全有序進(jìn)行。2.加強(qiáng)對檔案庫房的安全防范，安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房24小時(shí)有人值守。定期對庫房安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格檔案借閱、查閱登記制度，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，防止檔案信息泄露。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對自然災(zāi)害、突發(fā)事件等可能對檔案造成的損害。定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。四、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則稅務(wù)檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)圍繞稅收征管、稅務(wù)行政管理等中心工作，為稅務(wù)機(jī)關(guān)決策、執(zhí)法、服務(wù)等提供有力支持。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱稅務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好查閱登記。外部單位或個人因工作需要查閱稅務(wù)檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱過程中，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、攝像檔案內(nèi)容。2.借閱稅務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿時(shí)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案是否完好無損。外部單位或個人原則上不得借閱稅務(wù)檔案，確因特殊情況需要借閱的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供必要的擔(dān)保。借閱期限和借閱要求按照內(nèi)部借閱規(guī)定執(zhí)行。3.復(fù)制稅務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。外部單位或個人因工作需要復(fù)制稅務(wù)檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制，并做好復(fù)制登記。復(fù)制的檔案應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名或單位名稱、利用目的、利用內(nèi)容、批準(zhǔn)人、承辦人等信息。檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定審核，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合稅務(wù)工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去查考利用價(jià)值的檔案，如超過保管期限且無繼續(xù)保存必要的一般性納稅申報(bào)資料、過期發(fā)票存根聯(lián)等，可以考慮銷毀。3.對涉及稅收政策法規(guī)制定依據(jù)、重大稅務(wù)案件證據(jù)、重要人事檔案等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案，應(yīng)永久保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.將檔案鑒定清冊提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行審核。鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對每一份檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、稅務(wù)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。4.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和