PAGE學(xué)校檔案系統(tǒng)運(yùn)行制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行，有效保護(hù)和利用檔案資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，便于查詢和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)接收、征集學(xué)校各部門、各單位移交的檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。4.檔案利用：負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)提供利用服務(wù)，并做好利用登記工作。5.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。（三）各部門、各單位檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的具體實(shí)施，并接受學(xué)校檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍學(xué)校檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.黨群工作類：學(xué)校黨組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、黨員名冊(cè)等。2.行政管理類：學(xué)校行政機(jī)構(gòu)的各類文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)工作類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績(jī)冊(cè)、教學(xué)成果等。4.科學(xué)研究類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文、著作、科研成果鑒定材料等。5.學(xué)生工作類：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等。6.基本建設(shè)類：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收材料等。7.儀器設(shè)備類：儀器設(shè)備的購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書、維修記錄等。8.財(cái)會(huì)工作類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。9.外事工作類：外事活動(dòng)的文件、協(xié)議、合同、出訪報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本單位在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年歸檔完畢。2.跨年度的檔案，在次年年底前歸檔完畢。3.學(xué)校重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各單位檔案管理人員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，編制檔案移交清單。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案一并移交學(xué)校檔案管理部門。3.學(xué)校檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，退回移交部門重新整理。4.審核通過(guò)的檔案，由學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，并錄入檔案信息系統(tǒng)。四、檔案的整理與分類編號(hào)（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法學(xué)校檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先按年度分類，再按機(jī)構(gòu)分類，最后按保管期限分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)形式。2.全宗號(hào)：學(xué)校檔案管理部門為學(xué)校設(shè)立的檔案編號(hào)，用于區(qū)分不同學(xué)校的檔案。3.目錄號(hào)：按照檔案分類方案，對(duì)每一類檔案編制的目錄編號(hào)。4.案卷號(hào)：在每一本檔案目錄中，對(duì)每一卷檔案編制的順序號(hào)。5.件號(hào)：在每一卷檔案中，對(duì)每一份文件編制的順序號(hào)。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和形式特征，便于查找和利用。3.檔案目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案保管，一份用于檔案檢索。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.檔案架、檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管要求1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案排列上架，存放整齊有序。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。3.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。（四）檔案保密措施1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案保密管理。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱和利用范圍。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、方便利用的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行利用。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位因工作需要查閱、借閱檔案。2.校外單位因工作需要查閱、借閱學(xué)校檔案，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)。3.個(gè)人因特殊原因查閱、借閱本人檔案，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等。2.檔案查閱、借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)校檔案管理部門審批。3.學(xué)校檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。4.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在學(xué)校檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.檔案借閱一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需長(zhǎng)期借閱，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱、借閱人員的需求，及時(shí)提供檔案，并做好利用指導(dǎo)工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和審核批準(zhǔn)。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。（三）鑒定方法1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.檔案鑒定工作應(yīng)采取直接鑒定法，即逐件審查檔案內(nèi)容，分析其保存價(jià)值。3.檔案鑒定工作應(yīng)結(jié)合學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、工作重點(diǎn)和檔案利用情況，綜合考慮檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來(lái)價(jià)值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與存毀意見1.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和存毀意見。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限，包括永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。3.檔案鑒定工作結(jié)束后，檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案存毀意見。（五）銷毀程序1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份隨檔案銷毀，一份留存檔案管理部門備查。3.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負(fù)責(zé)實(shí)施，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息采集：對(duì)學(xué)校各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)。3.檔案信息存儲(chǔ)：建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行安全存儲(chǔ)。4.檔案信息檢索：開發(fā)檔案信息檢索功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。5.檔案信息利用：通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，為學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位以及校外單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（三）管理與維護(hù)1.建立檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息的采集、錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等操作流程。2.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.對(duì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件和數(shù)據(jù)，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、歸檔和保管。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立檔案工作監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各部門、各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案工作監(jiān)督檢查小組由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年對(duì)學(xué)校各部門、各單位檔案工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)學(xué)校部分部門、單位的檔案工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，開展專項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題整改1.檔案工作監(jiān)