PAGE非會員檔案建立制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織非會員檔案的建立與管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的決策、運(yùn)營及服務(wù)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及非會員相關(guān)業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案資料的建立、整理、存儲、查閱、使用及銷毀等管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映非會員的實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改。3.完整性原則：全面收集與非會員相關(guān)的各類信息，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：對非會員檔案中的敏感信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的建立、整理和管理，確保檔案管理工作的一致性和可操作性。二、檔案建立職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)活動中收集、整理非會員的基礎(chǔ)信息及相關(guān)業(yè)務(wù)資料，并及時(shí)提交給檔案管理部門。2.對所提交檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門進(jìn)行檔案信息的核實(shí)與補(bǔ)充。（二）檔案管理部門1.制定非會員檔案建立的具體流程和規(guī)范，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門正確收集和整理檔案資料。2.負(fù)責(zé)接收業(yè)務(wù)部門提交的檔案資料，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存儲。3.對檔案資料進(jìn)行審核、分類、編號、裝訂等整理工作，保證檔案的質(zhì)量和規(guī)范性。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲、保管及安全維護(hù)，按照規(guī)定的期限進(jìn)行檔案的存儲和銷毀處理。5.為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。（三）信息技術(shù)部門1.提供檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)支持，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.根據(jù)檔案管理的需求，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。三、檔案建立流程（一）信息收集1.業(yè)務(wù)部門在與非會員開展業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)按照檔案管理部門制定的信息收集清單，全面收集非會員的各類信息。信息收集清單應(yīng)涵蓋非會員的基本身份信息（如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式等）、業(yè)務(wù)相關(guān)信息（如業(yè)務(wù)往來記錄、交易金額、服務(wù)需求等）以及其他可能涉及的信息（如信用狀況、行業(yè)評價(jià)等）。2.收集方式可包括但不限于問卷調(diào)查、面談、業(yè)務(wù)記錄、文件資料收集等。業(yè)務(wù)人員應(yīng)確保所收集信息的真實(shí)性和完整性，并要求非會員提供必要的數(shù)據(jù)支持和證明材料。（二）資料整理1.將收集到的各類信息進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無效或不相關(guān)的信息。對信息進(jìn)行分類，如按照基本信息、業(yè)務(wù)信息、信用信息等類別進(jìn)行劃分，以便后續(xù)的審核和錄入。2.對整理后的資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查詢。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，例如按照年份、業(yè)務(wù)類型、順序號等進(jìn)行編排。3.將整理好的資料按照編號順序進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)資料的完整性，避免損壞或丟失。（三）審核提交1.業(yè)務(wù)部門對整理后的檔案資料進(jìn)行內(nèi)部審核，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。審核內(nèi)容包括信息的填寫是否規(guī)范、證明材料是否齊全、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤等。2.審核通過后，業(yè)務(wù)部門將檔案資料提交給檔案管理部門。提交時(shí)應(yīng)填寫檔案交接清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、提交日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（四）檔案錄入與存儲1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的檔案資料后，安排專人進(jìn)行檔案信息的錄入。錄入人員應(yīng)按照系統(tǒng)設(shè)定的字段和格式，準(zhǔn)確錄入檔案資料中的各項(xiàng)信息，確保錄入數(shù)據(jù)與原始資料一致。2.將錄入后的檔案信息存儲到公司/組織的檔案管理系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的編號和分類進(jìn)行存儲，便于快速檢索和查詢。3.對于一些重要的紙質(zhì)檔案資料，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子文件進(jìn)行存儲。數(shù)字化處理過程中應(yīng)保證電子文件的清晰度和可讀性，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。四、檔案內(nèi)容與分類（一）基本信息類1.個(gè)人信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫（或國籍）、婚姻狀況、聯(lián)系方式（如電話號碼、電子郵箱等）、身份證號碼（或其他有效身份證件號碼）等。2.組織信息：對于非會員為企業(yè)或組織的情況，應(yīng)包括企業(yè)名稱、法定代表人、注冊地址、經(jīng)營范圍、聯(lián)系方式、統(tǒng)一社會信用代碼等。（二）業(yè)務(wù)信息類1.業(yè)務(wù)往來記錄：詳細(xì)記錄與非會員的業(yè)務(wù)交易情況，包括業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間、業(yè)務(wù)類型（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等）、交易金額、交易數(shù)量、合同編號等。2.服務(wù)需求與反饋：記錄非會員對公司/組織服務(wù)的需求內(nèi)容、需求時(shí)間，以及對已接受服務(wù)的反饋意見，如滿意度評價(jià)、改進(jìn)建議等。3.項(xiàng)目參與情況：若非會員參與了公司/組織的特定項(xiàng)目，應(yīng)記錄項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目起止時(shí)間、在項(xiàng)目中的角色和職責(zé)、項(xiàng)目成果等信息。（三）信用信息類1.信用評級：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的信用評估體系或第三方信用評級機(jī)構(gòu)的評估結(jié)果，記錄非會員的信用等級。2.信用記錄：包括非會員的信用履約情況，如是否按時(shí)支付款項(xiàng)、是否遵守合同約定等，如有逾期或違約記錄，應(yīng)詳細(xì)記錄違約事項(xiàng)和違約時(shí)間。（四）其他信息類1.行業(yè)評價(jià)：收集整理非會員在行業(yè)內(nèi)的評價(jià)信息，如行業(yè)口碑、市場競爭力排名等。2.特殊事項(xiàng)記錄：記錄與非會員相關(guān)的其他特殊事項(xiàng)，如重大事件、法律糾紛等，以及這些事項(xiàng)對公司/組織業(yè)務(wù)的影響。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司/組織的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案的存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的原始紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范進(jìn)行分類存放。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限。一般情況下，基本信息類檔案保管期限為長期；業(yè)務(wù)信息類檔案保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)活動的時(shí)效性和相關(guān)法律法規(guī)要求確定，例如合同檔案保管期限為合同履行完畢后[X]年；信用信息類檔案保管期限為與信用評估相關(guān)的業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]年；其他信息類檔案保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于[X]年。2.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀處理。（三）安全維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和紙質(zhì)檔案的質(zhì)量。對于存儲電子檔案的服務(wù)器、存儲設(shè)備等，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并檢查備份數(shù)據(jù)的可用性。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。配備必要的消防器材和安全監(jiān)控設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫房的安全。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)教育，提高其安全意識和操作技能，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露或損壞。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱非會員檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字。2.檔案查閱申請表應(yīng)提交給檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否允許查閱，并安排專人協(xié)助查閱。3.不同級別的人員查閱檔案的權(quán)限不同。一般情況下，普通員工只能查閱與其工作相關(guān)的非會員檔案信息；部門負(fù)責(zé)人可以查閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的非會員檔案；涉及公司/組織重要決策或特殊業(yè)務(wù)需求的，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱相關(guān)檔案。（二）查閱流程1.查閱人員持經(jīng)審批的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中檢索相關(guān)檔案信息，并打印出需要查閱的檔案資料或提供電子檔案的查閱權(quán)限。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中應(yīng)保持檔案資料的整潔和完整，不得涂改、損壞或丟失檔案資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將查閱的檔案資料歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）借閱管理1.如因特殊情況需要借閱非會員檔案，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、借閱范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批簽字。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請并獲得批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，并到檔案管理部門辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，確保檔案資料完整無損。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對非會員檔案中的敏感信息，如個(gè)人隱私信息、商業(yè)機(jī)密信息等，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施進(jìn)行保護(hù)。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案管理系統(tǒng)中，對涉及敏感信息的檔案設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的信息。3.檔案管理人員在處理檔案資料時(shí)，應(yīng)避免在公共場所談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容。如需在內(nèi)部討論或使用檔案信息，應(yīng)在保密的環(huán)境下進(jìn)行，并確保參與人員具有相應(yīng)的權(quán)限。（二）安全防范1.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。2.對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在存儲過程中被竊取或篡改。同時(shí)，定期對存儲設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地安全的位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處理措施。定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。八、檔案銷毀與處置（一）銷毀鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行清理和鑒定，確定哪些檔案可以進(jìn)行銷毀處理。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員共同參與。2.鑒定過程中，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度、歷史價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評估，確保銷毀的檔案不會對公司/組織的業(yè)務(wù)、法律等方面造成不利影響。對于涉及重要業(yè)務(wù)或法律糾紛的檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)要求延長保管期限或進(jìn)行特殊處理。（二）銷毀流程1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因和銷毀方式。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方可進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀方式可根據(jù)檔案的存儲形式選擇，電子檔案應(yīng)通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份驗(yàn)證；紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀人員等信息。3.銷毀工作完成后，檔案管理部門