PAGE民警個人檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強民警個人檔案管理，確保檔案資料的真實、完整、規(guī)范，充分發(fā)揮檔案在民警隊伍建設(shè)、考核評價、職業(yè)發(fā)展等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)全體民警個人檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映民警的真實情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集民警個人相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保密民警個人檔案信息，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準(zhǔn)確記錄民警的基本身份信息。2.政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式：反映民警的政治身份、婚姻狀態(tài)及溝通渠道。3.參加工作時間、入警時間：明確民警的工作經(jīng)歷和公安職業(yè)生涯起點。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)：記錄民警的教育背景。2.學(xué)位證書編號、學(xué)歷證書編號：便于查詢和驗證學(xué)歷學(xué)位信息。（三）警銜晉升1.警銜授予時間、晉升時間：詳細(xì)記錄警銜變化情況。2.晉升依據(jù)、相關(guān)審批文件：留存警銜晉升的相關(guān)證明材料。（四）工作經(jīng)歷1.曾任職單位、職務(wù)、任職時間：按時間順序記錄民警的工作履歷。2.工作職責(zé)、工作業(yè)績：簡要描述在各崗位上的主要職責(zé)和取得的工作成績。（五）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加的各類培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點：包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、思想政治培訓(xùn)等。2.培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核結(jié)果：記錄培訓(xùn)所學(xué)內(nèi)容及考核情況。（六）獎懲情況1.獲得的獎勵名稱、獎勵時間、獎勵授予單位：如個人三等功、嘉獎等。2.受到的處分種類、處分時間、處分決定單位：如實記錄違規(guī)違紀(jì)受到的處分。（七）考核情況1.年度考核結(jié)果、考核時間：反映民警年度工作表現(xiàn)。每個考核周期的考核結(jié)果，如優(yōu)秀、稱職、基本稱職、不稱職。2.考核評語、考核依據(jù)：詳細(xì)說明考核評語及得出考核結(jié)果的依據(jù)。（八）其他重要資料1.表彰決定、榮譽證書復(fù)印件：對獲得的重要表彰進行留存。2.處分決定書、檢討書等相關(guān)材料：涉及處分的完整資料。3.個人述職報告、工作總結(jié)：民警定期的工作匯報材料。4.其他與民警個人發(fā)展相關(guān)的重要資料：如特殊技能證書、專業(yè)資質(zhì)證明等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.新民警入職時：由本人填寫《民警個人檔案信息登記表》，提供相關(guān)證明材料原件及復(fù)印件，如身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、報到證等。2.人力資源部門：對新入職民警提交的材料進行初步審核，確保材料真實、齊全。審核無誤后，將材料復(fù)印件整理歸檔，并為民警建立個人檔案。3.檔案編號：按照一定規(guī)則為每個民警檔案分配唯一編號，便于管理和查詢。編號應(yīng)包含入職年份、部門代碼、個人序號等信息。（二）資料收集渠道1.民警本人提交：民警應(yīng)主動及時向檔案管理部門提交個人相關(guān)資料的更新或補充材料。2.所在部門提供：各部門負(fù)責(zé)收集本部門民警的工作業(yè)績、獎懲情況、考核結(jié)果等資料，并及時報送檔案管理部門。3.上級主管部門下發(fā)：對于上級主管部門下發(fā)的涉及民警個人的文件、通知等，檔案管理部門應(yīng)及時收集歸檔。（三）資料收集要求1.真實性：所有收集的資料必須真實可靠，提供資料的民警或部門應(yīng)對資料的真實性負(fù)責(zé)。2.完整性：確保收集到的資料涵蓋民警個人檔案應(yīng)包含的各項內(nèi)容，避免遺漏重要信息。3.時效性：及時收集新產(chǎn)生的資料，確保檔案信息的及時更新，一般資料應(yīng)在產(chǎn)生后[X]個工作日內(nèi)提交至檔案管理部門。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.分類清晰：按照檔案內(nèi)容的類別進行分類整理，如個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、警銜晉升等。2.順序規(guī)范：同一類別內(nèi)的資料按照時間順序或重要程度依次排列。3.材料齊全：確保每份檔案中的資料完整無缺，對于缺失的資料應(yīng)及時補充。（二）整理方法1.裝訂成冊：將各類資料按照整理順序依次裝訂，對于紙張較多的資料可采用活頁夾或檔案盒裝訂。2.編目編號：為每份檔案編制詳細(xì)的目錄，注明資料名稱、日期、頁碼等信息。同時按照檔案編號規(guī)則，在檔案封面、目錄頁及每份資料首頁標(biāo)注檔案編號。3.電子化錄入：建立民警個人檔案電子數(shù)據(jù)庫，將檔案中的重要信息進行電子化錄入，方便查詢和統(tǒng)計分析。錄入內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）歸檔存儲1.檔案庫房建設(shè)：設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、通風(fēng)、防潮、防火、防蟲。庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和防蟲藥品。2.檔案存放方式：按照檔案編號順序排列存放檔案，采用密集架或檔案柜進行存儲。每個檔案柜或密集架應(yīng)標(biāo)明存放檔案的范圍和編號區(qū)間。3.備份存儲：除紙質(zhì)檔案外，將電子檔案備份存儲在多種存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等，并分別存儲在不同地點，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本人查閱：民警有權(quán)查閱本人檔案，了解檔案內(nèi)容。查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。2.組織查閱：因工作需要，組織人事部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)部門可以查閱民警檔案。查閱時需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍和查閱人員名單，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.特殊情況查閱：司法機關(guān)等因辦案需要查閱民警檔案的，需按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.申請：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱權(quán)限進行審批，對于不符合查閱權(quán)限的申請予以退回。3.查閱：審批通過后，檔案管理人員按照申請表要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）借閱規(guī)定1.借閱范圍：一般情況下，檔案不對外借閱。因特殊原因確需借閱的，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱手續(xù)：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、借閱時間、借閱用途等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案更新與維護（一）定期更新1.每年更新：檔案管理部門應(yīng)每年對民警個人檔案進行一次全面檢查和更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。2.動態(tài)更新：對于民警個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、獎懲情況等發(fā)生變化的，應(yīng)及時進行更新。更新時需提供相關(guān)證明材料，經(jīng)審核后予以歸檔。（二）信息變更流程1.個人申報：民警個人信息發(fā)生變更后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)填寫《檔案信息變更申請表》，并提交相關(guān)證明材料原件及復(fù)印件。2.部門審核：所在部門對民警提交的變更申請及證明材料進行審核，核實信息的真實性和準(zhǔn)確性。審核通過后，在申請表上簽字蓋章。3.檔案更新：檔案管理部門收到經(jīng)部門審核的變更申請后，對變更信息進行錄入和更新，并將變更后的證明材料復(fù)印件歸檔。（三）檔案維護措施1.安全防護：加強檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案安全。定期對檔案庫房進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.防潮防蟲：保持檔案庫房適宜的溫濕度，定期投放防蟲藥品，防止檔案受潮發(fā)霉、被蟲蛀蝕。3.設(shè)備維護：定期對檔案管理設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，如密集架、檔案柜、計算機、打印機等，確保設(shè)備正常運行，保障檔案管理工作的順利開展。七、檔案保密與安全（一）保密制度1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)檔案保密工作，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.保密范圍：嚴(yán)格保密民警個人檔案中的所有信息，包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、獎懲情況、考核結(jié)果等。3.保密措施：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息。在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.庫房安全：檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案存放安全。2.設(shè)備安全：加強對檔案管理設(shè)備的安全管理，定期進行維護和檢查，防止設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。3.數(shù)據(jù)安全：對電子檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和備份，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度和安全管理規(guī)定的行為：視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、記過、記大過等處分。2.對于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露、檔案損壞或丟失的：依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)處理。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：對于已超過保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以進行銷毀。2.檔案內(nèi)容無效：因機構(gòu)改革、人員變動等原因，導(dǎo)致檔案內(nèi)容已失去實際意義或與現(xiàn)行政策法規(guī)不符的，可以銷毀。3.重復(fù)或錯誤檔案：對于重復(fù)建檔或檔案內(nèi)容錯誤且無法更正的，可以銷毀。（二）鑒定程序1.成立鑒定小組：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察部門人員等組成檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進行鑒定。2.逐卷鑒定：鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐卷審查，根據(jù)銷毀條件，確定檔案是否具有保存價值。3.出具鑒定報告：鑒定小組對鑒定結(jié)果進行匯總，出具《檔案鑒定報告》，明確擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定依據(jù)等信息。（三）銷毀流程1.審批：《檔案鑒定報告》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀。2.銷毀實施：檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織專人對檔案進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎