PAGE信息公開(kāi)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織信息公開(kāi)檔案管理，確保信息公開(kāi)工作規(guī)范、有序進(jìn)行，保障公司/組織和相關(guān)利益者的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及信息公開(kāi)的檔案管理工作，包括但不限于各類文件、報(bào)告、記錄、數(shù)據(jù)等信息載體。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息公開(kāi)檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：信息公開(kāi)檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司/組織的實(shí)際情況。3.及時(shí)有效原則：及時(shí)收集、整理、歸檔信息公開(kāi)檔案，確保信息的時(shí)效性和有效性，滿足信息公開(kāi)工作需求。4.安全保密原則：加強(qiáng)信息公開(kāi)檔案的安全管理，防止信息泄露、丟失或損壞，同時(shí)對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息嚴(yán)格保密。二、信息公開(kāi)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.政策法規(guī)類：收集、整理國(guó)家及地方有關(guān)信息公開(kāi)的政策法規(guī)文件。2.公司/組織文件類：包括公司/組織制定的信息公開(kāi)相關(guān)制度、規(guī)定、通知等文件。3.信息公開(kāi)目錄類：按照信息公開(kāi)的范圍和要求，編制的信息公開(kāi)目錄清單。4.信息公開(kāi)申請(qǐng)與答復(fù)類：記錄信息公開(kāi)申請(qǐng)的受理、審查、答復(fù)等全過(guò)程的文件和資料。5.監(jiān)督檢查類：關(guān)于信息公開(kāi)工作的監(jiān)督檢查記錄、報(bào)告等。6.其他類：不屬于上述分類的其他與信息公開(kāi)檔案管理相關(guān)的文件、資料。（二）編號(hào)為便于信息公開(kāi)檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.政策法規(guī)類：以“ZF”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字順序號(hào)，如“ZF0001”。2.公司/組織文件類：以“GS”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字順序號(hào)，如“GS0002”。3.信息公開(kāi)目錄類：以“ML”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字順序號(hào)，如“ML0003”。4.信息公開(kāi)申請(qǐng)與答復(fù)類：以“SQ”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字順序號(hào)，如“SQ0004”。5.監(jiān)督檢查類：以“JD”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字順序號(hào)，如“JD0005”。6.其他類：以“QT”開(kāi)頭，后跟四位數(shù)字順序號(hào)，如“QT0006”。三、信息公開(kāi)檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)信息公開(kāi)檔案的收集工作，按照本制度規(guī)定的分類和范圍，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于上級(jí)部門下發(fā)的與信息公開(kāi)有關(guān)的文件、通知等，由綜合管理部門統(tǒng)一收集。3.在信息公開(kāi)申請(qǐng)受理過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將涉及的申請(qǐng)材料、處理意見(jiàn)等進(jìn)行收集。（二）整理1.收集到的信息公開(kāi)檔案應(yīng)進(jìn)行及時(shí)整理，確保檔案資料齊全、完整。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、排序，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、規(guī)范。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄。四、信息公開(kāi)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的信息公開(kāi)檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間為每年的[具體時(shí)間]。2.歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案存入專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格限制檔案查閱人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行總結(jié)和報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。五、信息公開(kāi)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱信息公開(kāi)檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案類別和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱信息公開(kāi)檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、所需檔案內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織信息公開(kāi)工作主管部門審核，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫查閱申請(qǐng)表或申請(qǐng)函，提交至相應(yīng)審批部門。2.審批部門按照權(quán)限進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后將申請(qǐng)表或申請(qǐng)函交檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用信息公開(kāi)檔案，應(yīng)在查閱后及時(shí)歸還檔案管理人員，并確保檔案的完整性和保密性。2.外部單位或個(gè)人利用信息公開(kāi)檔案，應(yīng)按照約定的用途使用，不得將檔案用于其他目的或泄露給第三方。3.對(duì)于利用信息公開(kāi)檔案過(guò)程中形成的相關(guān)成果，如報(bào)告、分析等，應(yīng)按照公司/組織規(guī)定進(jìn)行管理和歸檔。六、信息公開(kāi)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的信息公開(kāi)檔案。2.因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充的。3.法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，提出銷毀檔案清單，注明檔案類別、編號(hào)、名稱、形成時(shí)間等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的銷毀清單交檔案管理人員組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。5.銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)將銷毀記錄歸檔保存。七、信息公開(kāi)檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司/組織信息公開(kāi)工作主管部門負(fù)責(zé)對(duì)信息公開(kāi)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核1.建立信息公開(kāi)檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入公司/組織績(jī)效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、安全性等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問(wèn)題較多、影響信息公開(kāi)工作的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問(wèn)責(zé)。八、附則