PAGE數(shù)字檔案室移交制度一、總則（一）目的為了加強公司數(shù)字檔案室建設，規(guī)范數(shù)字檔案移交工作，確保數(shù)字檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用和長期保存，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務活動中形成的具有保存價值的數(shù)字檔案的移交管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：數(shù)字檔案移交工作應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保移交行為合法合規(guī)。2.完整準確原則：移交的數(shù)字檔案應真實、完整、準確地反映公司業(yè)務活動的全過程，保證檔案信息的原始性和可靠性。3.及時規(guī)范原則：各部門應按照規(guī)定的時間和要求，及時、規(guī)范地向數(shù)字檔案室移交數(shù)字檔案，確保檔案資源的有效整合和利用。4.安全保密原則：在數(shù)字檔案移交過程中，要嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。二、移交主體與職責（一）移交部門1.負責本部門數(shù)字檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量符合移交要求。2.按照規(guī)定的時間和流程，將本部門形成的數(shù)字檔案向數(shù)字檔案室進行移交，并提交相關(guān)的移交清單和說明材料。3.協(xié)助數(shù)字檔案室對移交的數(shù)字檔案進行審核、接收和存儲管理，配合解決移交過程中出現(xiàn)的問題。（二）數(shù)字檔案室1.制定數(shù)字檔案移交的具體流程和標準，負責接收各部門移交的數(shù)字檔案。2.對移交的數(shù)字檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案及時反饋給移交部門進行整改。3.負責數(shù)字檔案的存儲管理，建立健全數(shù)字檔案存儲系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠，并按照規(guī)定提供檔案利用服務。4.定期對接收的數(shù)字檔案進行統(tǒng)計分析，為公司的決策和管理提供數(shù)據(jù)支持。三、移交范圍與內(nèi)容（一）移交范圍1.公司在行政管理、業(yè)務運營、財務核算、人力資源管理、項目建設等各項活動中形成的具有保存價值的數(shù)字文件和資料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等數(shù)字檔案。3.公司自主研發(fā)的軟件、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等數(shù)字資產(chǎn)中涉及公司核心業(yè)務和重要信息的部分。4.其他按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定應移交數(shù)字檔案室的檔案。（二）移交內(nèi)容1.數(shù)字檔案的電子文件，包括但不限于文檔、表格、圖片、音頻、視頻等格式的文件。2.數(shù)字檔案的元數(shù)據(jù)，用于描述數(shù)字檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和管理等信息，確保檔案的可理解性和可追溯性。3.數(shù)字檔案的相關(guān)軟件、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，以及其操作手冊、技術(shù)文檔等資料，保證檔案信息的正常讀取和使用。4.與數(shù)字檔案形成過程相關(guān)的業(yè)務流程、審批記錄、工作筆記等輔助材料，有助于全面了解檔案的形成背景和過程。四、移交流程（一）準備階段1.移交部門按照公司檔案管理規(guī)定，對本部門的數(shù)字檔案進行全面梳理，完成檔案的分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.編制數(shù)字檔案移交清單，清單應詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、存儲位置、形成時間、保管期限等信息，并與檔案實體逐一核對，保證清單內(nèi)容準確無誤。3.對擬移交的數(shù)字檔案進行質(zhì)量檢查，重點檢查檔案的完整性、準確性、可讀性和格式規(guī)范性等，確保檔案符合移交要求。（二）申請移交移交部門填寫《數(shù)字檔案移交申請表》，詳細說明移交檔案的基本情況、移交原因、預計移交時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給數(shù)字檔案室。（三）審核受理1.數(shù)字檔案室收到《數(shù)字檔案移交申請表》后，對移交申請進行審核，主要審核移交檔案的范圍是否符合規(guī)定、整理質(zhì)量是否達標、移交清單是否完整準確等。2.如審核通過，數(shù)字檔案室向移交部門發(fā)出《數(shù)字檔案移交受理通知》，確定具體的移交時間和地點；如審核不通過，數(shù)字檔案室應及時反饋審核意見，要求移交部門進行整改，直至符合要求后重新提交申請。（四）移交實施1.移交部門按照《數(shù)字檔案移交受理通知》確定的時間和地點，將數(shù)字檔案的存儲介質(zhì)（如硬盤、光盤等）及相關(guān)的移交清單、說明材料等移交給數(shù)字檔案室。2.在移交過程中，雙方應辦理交接手續(xù)，填寫《數(shù)字檔案移交登記表》，詳細記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、存儲介質(zhì)編號、移交時間、移交人、接收人等信息，并由雙方簽字確認。3.移交部門應向數(shù)字檔案室提供必要的技術(shù)支持和培訓，確保數(shù)字檔案室能夠順利讀取和使用移交的數(shù)字檔案。（五）驗收歸檔1.數(shù)字檔案室接收移交的數(shù)字檔案后，按照移交清單對檔案進行逐一核對和驗收，重點檢查檔案的數(shù)量、內(nèi)容、格式、元數(shù)據(jù)等是否與移交清單一致，檔案的存儲介質(zhì)是否完好無損。2.如驗收合格，數(shù)字檔案室將接收的數(shù)字檔案按照公司數(shù)字檔案分類方案進行歸檔存儲，并更新數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息；如驗收不合格，數(shù)字檔案室應及時通知移交部門進行整改，直至驗收合格為止。五、移交時間要求（一）定期移交1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的數(shù)字檔案向數(shù)字檔案室進行移交。2.對于一些具有連續(xù)性或階段性的業(yè)務項目，在項目結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)，項目負責部門應將項目過程中形成的數(shù)字檔案全部移交至數(shù)字檔案室。（二）即時移交1.對于涉及公司重大決策、突發(fā)事件、重要合同簽訂等緊急事項形成的數(shù)字檔案，相關(guān)部門應在事項辦結(jié)后[規(guī)定時間]內(nèi)，即時向數(shù)字檔案室進行移交。2.當公司進行機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務重組等涉及檔案歸屬變更的情況時，相關(guān)部門應在調(diào)整或重組完成后[規(guī)定時間]內(nèi)，將涉及的數(shù)字檔案移交至新的責任部門或數(shù)字檔案室。六、質(zhì)量要求（一）完整性移交的數(shù)字檔案應包含該業(yè)務活動全過程中形成的所有相關(guān)文件和資料，不得遺漏重要信息。（二）準確性數(shù)字檔案的內(nèi)容應真實、準確，與實際業(yè)務活動相符，數(shù)據(jù)錄入、文件編制等應無差錯。（三）規(guī)范性1.數(shù)字檔案應按照公司統(tǒng)一規(guī)定的分類標準、編號規(guī)則、格式要求等進行整理和存儲，確保檔案的規(guī)范性和一致性。2.元數(shù)據(jù)應符合國家和行業(yè)相關(guān)標準，能夠準確描述數(shù)字檔案的各種特征，便于檔案的管理和利用。（四）可讀性移交的數(shù)字檔案應保證在公司現(xiàn)有的軟件和硬件環(huán)境下能夠正常讀取和使用，避免因格式不兼容、損壞等原因?qū)е聶n案無法查閱。七、存儲與管理（一）存儲方式1.數(shù)字檔案室應采用安全可靠的存儲設備和存儲系統(tǒng)，對移交的數(shù)字檔案進行集中存儲。存儲設備應具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。2.鼓勵采用多種存儲介質(zhì)進行備份，如磁帶、光盤、云存儲等，以提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）存儲環(huán)境1.數(shù)字檔案存儲場所應具備適宜的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案數(shù)據(jù)的安全保存。2.定期對存儲環(huán)境進行檢查和維護，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題，保證存儲環(huán)境符合要求。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立健全數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字檔案進行分類、編目、檢索、統(tǒng)計等管理，實現(xiàn)檔案信息的自動化處理和高效利用。2.對數(shù)字檔案的訪問權(quán)限進行嚴格控制，根據(jù)不同人員的工作職責和業(yè)務需求，設置相應的訪問級別，確保檔案信息的安全保密。3.定期對數(shù)字檔案進行數(shù)據(jù)備份和恢復測試，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時能夠及時恢復，保證檔案的正常使用。八、安全保密（一）安全措施1.數(shù)字檔案室應建立完善的安全管理制度，加強對存儲設備、網(wǎng)絡系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)等的安全防護，防止病毒入侵、黑客攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.對數(shù)字檔案存儲介質(zhì)進行定期檢查和維護，確保介質(zhì)的安全性和可靠性。存儲介質(zhì)應標明檔案內(nèi)容、存儲時間、保管期限等信息，并妥善保管。3.在數(shù)字檔案傳輸過程中，應采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴＃ǘ┍Ｃ芤?.參與數(shù)字檔案移交工作的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案信息。2.數(shù)字檔案室應設置專門的保密區(qū)域，對涉及公司機密的數(shù)字檔案進行單獨存儲和管理，嚴格限制訪問權(quán)限。3.對因工作需要查閱、使用數(shù)字檔案的人員，應進行嚴格的登記和審批，確保檔案信息的合理使用和安全保密。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立數(shù)字檔案移交工作監(jiān)督機制，由公司檔案管理部門負責對各部門數(shù)字檔案移交工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括移交工作的組織實施情況、檔案質(zhì)量情況、移交時間執(zhí)行情況、安全保密措施落實情況等。（二）檢查方式1.定期檢查：公司檔案管理部門每年至少組織一次全面的數(shù)字檔案移交工作檢查，對各部門的移交工作進行綜合評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要或發(fā)現(xiàn)的問題線索，對部分部門的數(shù)字檔案移交工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.對整改不力或拒不整改的部門，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行通報批評，并追究相關(guān)人員的責任。十、培訓與指導（一）培訓計劃1.數(shù)字檔案室應制定數(shù)字檔案移交工作培訓計劃，定期組織對各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務人員進行培訓，提高其檔案管理意識和業(yè)務水平。2.培訓內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、行業(yè)標準、公司檔案管理制度、數(shù)字檔案整理方法、移交流程、存儲管理、安全保密等方面的知識和技能。