PAGE文書檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司文書檔案由文書檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則。歸檔的文書材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則。確保文書檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.準(zhǔn)確性原則。文書材料的內(nèi)容和形式應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。5.系統(tǒng)性原則。按照一定的分類方法和規(guī)律，對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系。6.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保文書檔案的安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。二、管理職責(zé)（一）文書檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司文書檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各部門形成的文書檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)文書檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系。4.開展檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還到期檔案。5.定期對(duì)文書檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理和開發(fā)利用。7.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為公司各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。8.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。(二)各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書材料的形成、積累和整理工作，確保材料的齊全、完整。2.按照文書檔案室的要求，定期將本部門整理好的文書檔案移交至文書檔案室。3.嚴(yán)格遵守文書檔案管理制度，在工作中妥善保管本部門的文書材料，不得擅自銷毀或丟失。4.配合文書檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，如實(shí)提供相關(guān)信息。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料的形成1.公司各部門在工作中應(yīng)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.文件材料的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行，確保文件質(zhì)量。3.涉及多個(gè)部門的文件材料，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同完成文件的形成工作。（二）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)包括文件的正本、定稿、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議記錄等相關(guān)材料。3.對(duì)于重要會(huì)議形成的文件材料，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保文件的完整性。4.電子文件的收集應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、文件材料的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（二）分類方法與編號(hào)1.文書檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，如20XX年。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件反映的問(wèn)題進(jìn)行分類，如行政部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)類等。保管期限：分為永久、定期（30年、10年）。2.編號(hào)：按照分類方法，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。編號(hào)格式為：年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼+保管期限代碼+流水號(hào)。例如：2023XZYJ001，其中“2023”為年度，“XZ”為行政部代碼，“YJ”為永久保管期限代碼，“001”為流水號(hào)。（三）裝訂與編目1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙規(guī)格左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。2.編目包括編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包含序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名（文件標(biāo)題）、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目；備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立電子文件目錄，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.文書檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等條件的專門庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置溫濕度控制設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案的分類編號(hào)順序，將檔案存放在相應(yīng)的檔案裝具中，不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的檔案應(yīng)分開存放。2.對(duì)重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，并建立異地容災(zāi)備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司成立、合并、分立、改制等重要文件，公司章程、年度總結(jié)、重要會(huì)議紀(jì)要等。2.定期保管的檔案：保管期限為30年的檔案：反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案。如一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃等。保管期限為10年的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案。如臨時(shí)性通知、一般性報(bào)表等。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄在案。3.建立檔案盤點(diǎn)制度，對(duì)檔案裝具、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保其正常運(yùn)行和安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到文書檔案室查閱。2.查閱范圍限于已歸檔的文書檔案，查閱人員應(yīng)在文書檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、摘抄或傳播。（二）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文書檔案室負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告文書檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱與借閱登記1.文書檔案室應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱人員的姓名、部門名稱、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、日期、審批意見(jiàn)、歸還日期等信息。2.查閱、借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.成立檔案鑒定小組，由文書檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。2.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面分析，確定檔案的保管價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般每[X]年進(jìn)行一次。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的相關(guān)信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀清冊(cè)》等相關(guān)材料應(yīng)作為檔案長(zhǎng)期保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）電子文件歸檔與管理1.公司各部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時(shí)將電子文件歸檔至檔案信息化管理系統(tǒng)。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.對(duì)歸檔的電子文件應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，