PAGE檔案館采購內控制度一、總則（一）目的為了加強本檔案館采購活動的內部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風險，提高采購效率，確保采購活動合法、合規(guī)、公開、公平、公正，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館內所有采購項目，包括但不限于檔案管理設備采購、檔案用品采購、檔案數(shù)字化服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴格按照本制度規(guī)定的流程和標準進行采購操作，確保采購過程規(guī)范有序。3.公開性原則：采購信息應在規(guī)定范圍內公開，接受內部監(jiān)督和外部監(jiān)督，保證采購活動的透明度。4.公平性原則：對待所有供應商應一視同仁，不得偏袒任何一方，確保公平競爭。5.公正性原則：采購決策應基于客觀事實和公正判斷，不受個人利益或其他不當因素影響。（四）職責分工1.采購部門負責采購項目的需求調研、采購計劃制定、采購文件編制、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行等工作。對采購項目的全過程負責，確保采購活動符合本制度要求和相關法律法規(guī)規(guī)定。2.檔案管理部門參與采購項目的需求調研，提出檔案管理專業(yè)方面的需求和建議。協(xié)助采購部門對采購項目進行驗收，確保采購的設備、用品等符合檔案管理工作的實際需要。3.財務部門負責采購預算的審核與控制，監(jiān)督采購資金的使用情況。參與采購合同的審核，確保合同中的財務條款符合財務管理制度要求。負責采購項目的賬務處理和資金支付。4.審計部門對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購結果的公正性等。對采購項目的績效進行評價，提出改進建議和意見。5.監(jiān)督部門對采購活動進行全程監(jiān)督，確保采購過程符合本制度規(guī)定和相關法律法規(guī)要求，防止違規(guī)行為發(fā)生。二、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據(jù)檔案館的年度工作計劃和檔案管理工作實際需求，會同檔案管理部門、財務部門等相關部門，編制年度采購預算。2.采購預算應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等詳細信息，并按照項目類別進行分類匯總。3.采購預算編制應充分考慮市場價格波動因素，預留一定的彈性空間，確保預算的合理性和可執(zhí)行性。（二）預算審批1.采購預算編制完成后，應提交至財務部門進行審核。財務部門應重點審核預算的合理性、資金來源的可靠性以及與檔案館整體財務預算的一致性。2.審核通過后的采購預算報檔案館領導審批。檔案館領導應根據(jù)檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略、資金狀況等因素，對采購預算進行全面評估和審批。3.經(jīng)審批后的采購預算應嚴格執(zhí)行，不得隨意調整。如因特殊情況需要調整預算，應按照規(guī)定的程序進行申請和審批。（三）預算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門應按照批準的采購預算組織實施采購活動，嚴格控制采購成本，確保采購項目在預算范圍內完成。2.財務部門應建立采購預算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對采購項目的預算執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。3.對于預算執(zhí)行偏差較大的采購項目，采購部門應及時查找原因，并采取有效措施進行糾正。如因客觀原因導致預算無法執(zhí)行到位，應按照規(guī)定的程序申請調整預算。三、采購流程控制（一）采購申請1.檔案管理部門或其他相關部門根據(jù)檔案管理工作實際需要，提出采購申請。采購申請應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術參數(shù)、預算金額、申請理由等詳細信息。2.采購申請應提交至采購部門，采購部門對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購申請的合理性、必要性、與預算的匹配性等。3.經(jīng)采購部門初步審核通過的采購申請，報檔案館領導審批。檔案館領導根據(jù)實際情況進行審批，審批通過后的采購申請進入采購流程。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)批準的采購申請，制定采購計劃。采購計劃應明確采購項目的采購方式、采購時間安排、采購責任人等詳細信息。2.采購計劃應根據(jù)采購項目的特點和實際情況，選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。3.采購計劃制定完成后，應提交至相關部門進行會簽。會簽部門包括檔案管理部門、財務部門、審計部門等。各部門應根據(jù)職責對采購計劃進行審核，提出意見和建議。（三）采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購計劃，編制采購文件。采購文件應包括采購公告、招標文件、談判文件、詢價文件等，具體內容應根據(jù)采購方式的不同進行編制。2.采購文件應明確采購項目的技術要求、商務條款、評標標準、合同條款等詳細信息，確保采購文件的完整性、準確性和公正性。3.采購文件編制完成后，應提交至相關部門進行審核。審核部門包括檔案管理部門、財務部門、審計部門等。各部門應根據(jù)職責對采購文件進行審核，重點審核采購文件的合規(guī)性、合理性、公正性等。（四）供應商選擇與管理1.采購部門通過公開渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應商參與采購活動。采購信息應包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、商務條款、采購方式、采購時間安排等詳細信息。2.采購部門對參與采購活動的供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.采購部門組織評審小組對供應商的投標文件或響應文件進行評審，評審小組應由采購部門、檔案管理部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。評審小組應按照評標標準對供應商進行綜合評價，選擇最優(yōu)供應商。4.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等詳細信息。5.采購部門建立供應商管理檔案，對供應商的基本信息、業(yè)績情況、信譽狀況等進行記錄和管理。定期對供應商進行評估和考核，對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時采取措施進行處理。（五）采購合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同簽訂前，應提交至財務部門和審計部門進行審核。財務部門應重點審核合同中的財務條款，確保合同中的付款方式、結算方式等符合財務管理制度要求。審計部門應重點審核合同的合規(guī)性、公正性等。2.經(jīng)審核通過后的采購合同，由采購部門與供應商簽訂。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給檔案管理部門、財務部門、審計部門等相關部門。3.采購部門負責采購合同的執(zhí)行，跟蹤供應商的交貨情況、質量情況等。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時采取措施進行處理，維護檔案館的合法權益。4.檔案管理部門協(xié)助采購部門對采購項目進行驗收，確保采購的設備、用品等符合檔案管理工作的實際需要。驗收合格后，出具驗收報告。5.財務部門按照采購合同的約定，及時支付采購款項。支付款項前，應審核采購項目的驗收報告、發(fā)票等相關憑證，確保支付款項的真實性、合法性。（六）采購項目驗收1.采購項目完成后，采購部門應及時組織驗收。驗收小組應由采購部門、檔案管理部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。2.驗收小組按照采購合同的約定和相關標準對采購項目進行驗收，驗收內容包括采購項目的數(shù)量、質量、規(guī)格型號、技術參數(shù)、性能指標等。3.驗收合格后，驗收小組出具驗收報告。驗收報告應包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收日期、驗收結論等詳細信息。4.對于驗收不合格的采購項目，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取措施進行整改或重新提供貨物。如供應商拒絕整改或重新提供貨物，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（七）采購項目付款1.財務部門按照采購合同的約定，及時支付采購款項。支付款項前，應審核采購項目的驗收報告、發(fā)票等相關憑證，確保支付款項的真實性、合法性。2.采購款項的支付方式應按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉賬方式。如因特殊情況需要采用現(xiàn)金支付方式，應嚴格按照財務管理制度的規(guī)定進行審批。3.財務部門應建立采購項目付款臺賬，對采購項目的付款情況進行記錄和管理。定期對采購項目的付款情況進行核對和分析，確保付款信息的準確性和完整性。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析采購過程中可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、合同風險、驗收風險、付款風險等。2.采購部門應采用科學的風險評估方法，如定性評估法、定量評估法等，對識別出的風險因素進行評估，確定風險的等級和影響程度。3.根據(jù)風險評估結果，采購部門應制定相應的風險應對措施，明確風險應對的責任人和時間節(jié)點，確保風險得到有效控制。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施采購部門應密切關注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。建立市場價格監(jiān)測機制，定期收集市場價格信息，分析市場價格走勢，為采購決策提供參考依據(jù)。2.供應商風險應對措施加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，定期對供應商進行評估和考核，選擇信譽良好、實力較強的供應商作為合作伙伴。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任和賠償條款，降低供應商違約風險。建立供應商備用機制，對于重要的采購項目，應選擇多家供應商作為備用，以應對供應商出現(xiàn)意外情況無法按時供貨的風險。3.合同風險應對措施加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行合同簽訂，確保合同條款的完整性、準確性和公正性。合同簽訂前，應提交至財務部門和審計部門進行審核，重點審核合同中的財務條款和合規(guī)性條款。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時了解合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通協(xié)商，確保合同得到有效執(zhí)行。4.驗收風險應對措施加強采購項目驗收管理，建立嚴格的驗收制度和驗收流程，明確驗收標準和驗收責任。驗收小組應由采購部門、檔案管理部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，確保驗收工作的公正性和客觀性。驗收合格后，出具驗收報告。驗收報告應作為支付采購款項的重要依據(jù)。5.付款風險應對措施加強采購項目付款管理，嚴格按照合同約定的付款方式和付款時間進行付款。付款前，應審核采購項目的驗收報告、發(fā)票等相關憑證，確保支付款項的真實性、合法性。建立付款審批制度，明確付款審批流程和審批權限，防止未經(jīng)授權的付款行為發(fā)生。五、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購結果的公正性等。審計內容包括采購預算的執(zhí)行情況、采購文件的編制與審核情況、供應商選擇與管理情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購項目的驗收與付款情況等。2.審計部門應出具審計報告，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。采購部門應根據(jù)審計報告的要求，及時進行整改，確保采購活動符合本制度規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。3.監(jiān)督部門應加強對采購活動的全程監(jiān)督，確保采購過程公開、公平、公正。監(jiān)督內容包括采購信息的發(fā)布情況、評審小組的組成情況、評審過程的公正性等。4.監(jiān)督部門應建立監(jiān)督記錄制度，對監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄和跟蹤。對于