PAGE檔案室出入管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的安全管理，規(guī)范檔案資料的出入流程，確保檔案資料的完整性、保密性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案室出入的人員及相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案資料的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.規(guī)范有序原則：明確出入流程和要求，確保檔案室出入活動(dòng)有序進(jìn)行。3.權(quán)責(zé)明確原則：明確各相關(guān)人員在檔案室出入管理中的職責(zé)和權(quán)限。二、檔案室概述（一）檔案室位置與布局檔案室位于[具體地點(diǎn)]，內(nèi)部劃分為檔案存儲(chǔ)區(qū)、查閱區(qū)、整理區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間設(shè)置明顯標(biāo)識(shí)。（二）檔案存儲(chǔ)設(shè)施配備符合檔案保管要求的檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境適宜。（三）檔案分類(lèi)與編號(hào)按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，并為每類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，便于查找和管理。三、出入人員管理（一）檔案室工作人員1.職責(zé)與權(quán)限負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱等。熟悉檔案室的各項(xiàng)管理制度和操作規(guī)程，嚴(yán)格按照要求執(zhí)行。有權(quán)對(duì)違規(guī)進(jìn)入檔案室或違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行制止和糾正。2.入職與培訓(xùn)新入職的檔案室工作人員需經(jīng)過(guò)檔案管理知識(shí)和技能培訓(xùn)，了解檔案室的安全保密要求和出入管理制度。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、檔案室安全防范措施、出入流程等，培訓(xùn)合格后方可上崗。3.工作紀(jì)律嚴(yán)格遵守工作時(shí)間，不得遲到早退。工作期間保持檔案室整潔、安靜，不得在室內(nèi)吸煙、飲食、大聲喧嘩等。不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人使用。（二）查閱人員1.查閱申請(qǐng)因工作需要查閱檔案的人員，需提前填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程檔案室負(fù)責(zé)人接到查閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查閱目的是否合理、查閱范圍是否適當(dāng)?shù)?。?duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容準(zhǔn)備相關(guān)檔案，并安排查閱場(chǎng)所。3.查閱要求查閱人員需在檔案室指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)。查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案資料的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需提前向檔案室工作人員提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案室工作人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）其他人員1.參觀人員因工作交流、學(xué)習(xí)考察等原因需要參觀檔案室的人員，需提前與檔案室負(fù)責(zé)人聯(lián)系，說(shuō)明參觀目的、人數(shù)、時(shí)間等信息。經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意后，安排專(zhuān)人陪同參觀，并向參觀人員介紹檔案室的基本情況、檔案管理工作流程、安全保密措施等。參觀過(guò)程中，參觀人員應(yīng)遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)定，不得隨意觸摸、翻閱檔案資料。2.維修人員檔案室的設(shè)施設(shè)備需要維修時(shí)，維修人員需持有效工作證件進(jìn)入檔案室。維修人員在進(jìn)入檔案室前，需向檔案室工作人員說(shuō)明維修內(nèi)容和時(shí)間，并在《檔案室出入登記表》上登記。維修過(guò)程中，維修人員應(yīng)盡量減少對(duì)檔案資料的影響，如需移動(dòng)檔案柜或其他設(shè)備，需在檔案室工作人員的協(xié)助下進(jìn)行，并做好記錄。維修結(jié)束后，維修人員應(yīng)清理現(xiàn)場(chǎng)，確保檔案室整潔有序，并在《檔案室出入登記表》上注明維修情況。四、出入流程（一）進(jìn)入流程1.正常工作時(shí)間進(jìn)入檔案室工作人員憑工作證件直接進(jìn)入檔案室。查閱人員、其他經(jīng)批準(zhǔn)的人員在進(jìn)入檔案室時(shí)，需在檔案室門(mén)口的《檔案室出入登記表》上登記，注明姓名、部門(mén)、進(jìn)入時(shí)間、事由等信息。2.非工作時(shí)間進(jìn)入因特殊工作需要在非工作時(shí)間進(jìn)入檔案室的人員，需提前向檔案室負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，并說(shuō)明進(jìn)入原因和時(shí)間。經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案室門(mén)口的《檔案室出入登記表》上登記，并由檔案室工作人員陪同進(jìn)入。（二）離開(kāi)流程1.正常工作時(shí)間離開(kāi)檔案室工作人員在離開(kāi)檔案室時(shí)，需檢查門(mén)窗、設(shè)備等是否關(guān)閉和正常運(yùn)行。查閱人員、其他經(jīng)批準(zhǔn)的人員在離開(kāi)檔案室時(shí)，需將查閱的檔案資料歸還檔案室工作人員，并在《檔案室出入登記表》上登記離開(kāi)時(shí)間。2.非工作時(shí)間離開(kāi)在非工作時(shí)間進(jìn)入檔案室的人員，離開(kāi)時(shí)需向檔案室工作人員說(shuō)明離開(kāi)情況，并在《檔案室出入登記表》上登記離開(kāi)時(shí)間。檔案室工作人員確認(rèn)無(wú)誤后，關(guān)閉檔案室門(mén)窗，確保安全。五、檔案資料出入管理（一）檔案借出1.借出申請(qǐng)因工作需要借出檔案的部門(mén)或人員，需填寫(xiě)《檔案借出申請(qǐng)表》，注明借出檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案室負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，檔案室工作人員辦理檔案借出手續(xù)。2.借出手續(xù)檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，核對(duì)檔案資料的名稱、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。借出檔案時(shí)，雙方需在《檔案借出登記表》上簽字確認(rèn)，注明檔案名稱、數(shù)量、借出時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。檔案室工作人員將借出的檔案資料交給借閱人員，并提醒借閱人員妥善保管，按時(shí)歸還。3.歸還要求借閱人員應(yīng)按照預(yù)計(jì)歸還時(shí)間及時(shí)歸還檔案資料。如需延期歸還，需提前向檔案室負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，并說(shuō)明延期原因。歸還檔案時(shí)，借閱人員需確保檔案資料的完整性和保密性，不得有涂改、損壞、丟失等情況。檔案室工作人員在接收歸還的檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借出登記表》上注明歸還時(shí)間。（二）檔案歸還1.歸還流程檔案資料使用完畢后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還至檔案室。檔案室工作人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)檢查檔案的完整性、保密性等情況，如有問(wèn)題及時(shí)與借閱人員溝通解決。確認(rèn)無(wú)誤后，檔案室工作人員將歸還的檔案資料按照原分類(lèi)和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。2.特殊情況處理如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)向檔案室工作人員說(shuō)明情況，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案室工作人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如確屬借閱人員責(zé)任導(dǎo)致的檔案損壞或丟失，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）檔案轉(zhuǎn)移1.轉(zhuǎn)移申請(qǐng)因公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、檔案管理權(quán)限變更等原因需要轉(zhuǎn)移檔案的部門(mén)或人員，需填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)移檔案的名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)移原因、接收部門(mén)等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案室負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，檔案室工作人員辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。2.轉(zhuǎn)移手續(xù)檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容整理和核對(duì)檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。轉(zhuǎn)移檔案時(shí)，雙方需在《檔案轉(zhuǎn)移登記表》上簽字確認(rèn)，注明檔案名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)移時(shí)間、接收部門(mén)等信息。檔案室工作人員將轉(zhuǎn)移的檔案資料移交給接收部門(mén)，并協(xié)助接收部門(mén)做好檔案的接收和整理工作。六、安全與保密措施（一）安全防范1.門(mén)禁系統(tǒng)在檔案室門(mén)口安裝門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。檔案室工作人員和經(jīng)批準(zhǔn)的人員憑工作證件或授權(quán)卡進(jìn)入。2.監(jiān)控設(shè)備在檔案室內(nèi)部及周邊安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案室的出入情況、人員活動(dòng)等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保安全。3.消防設(shè)施配備完善的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。4.防盜措施檔案室門(mén)窗應(yīng)具備良好的防盜性能，安裝防盜鎖、防盜網(wǎng)等設(shè)施。加強(qiáng)對(duì)檔案室周邊環(huán)境的巡查，防止發(fā)生盜竊事件。（二）保密管理1.保密教育定期組織檔案室工作人員及涉及檔案查閱、使用的人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)。保密教育內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、檔案保密知識(shí)等。2.保密協(xié)議與檔案室工作人員及涉及檔案查閱、使用的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.檔案保密標(biāo)識(shí)對(duì)涉及機(jī)密、絕密等重要檔案資料，應(yīng)在檔案封面或顯著位置標(biāo)注保密標(biāo)識(shí)，提醒相關(guān)人員注意保密。4.保密監(jiān)督檢查定期對(duì)檔案室的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理監(jiān)督部門(mén)（如審計(jì)部門(mén)或綜合管理部門(mén)），負(fù)責(zé)對(duì)檔案室出入管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.出入登記情況檢查《檔案室出入登記表》的填寫(xiě)是否完整、準(zhǔn)確，是否存在漏登、錯(cuò)登等情況。2.檔案資料出入管理檢查檔案借出、歸還、轉(zhuǎn)移等手續(xù)是否齊全，檔案資料的完整性和保密性是否得到保障。3.安全與保密措施落實(shí)情況檢查門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施、防盜措施等安全防范措施是否正常運(yùn)行，保密教育、保密協(xié)議、保密標(biāo)識(shí)等保密管理措施是否落實(shí)到位。（三）檢查頻率監(jiān)督部門(mén)定期對(duì)檔案室出入管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，不定期進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題處理1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題監(jiān)督部門(mén)在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄，并向檔案室負(fù)責(zé)人反饋。2.整改要求檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)監(jiān)督部門(mén)反饋的問(wèn)題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行整改。3.跟蹤復(fù)查監(jiān)督部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)整改不力的部門(mén)或個(gè)人，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定年度檔案室出入管理制度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案室出入管理制度、檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、安全保密知識(shí)等。3.培訓(xùn)對(duì)象包括檔案室工作人員、涉及檔案查閱、使用的人員等。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，由檔案室負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)人員進(jìn)行授課，向員工講解檔案室出入管理制度和相關(guān)知識(shí)。2.在線學(xué)習(xí)利用公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供檔案室出入管理制度的在線學(xué)習(xí)資料，方便員工隨時(shí)學(xué)習(xí)。3.案例分析通過(guò)實(shí)際案例分析，讓員工了解違反檔案室出入管理制度可能帶來(lái)