PAGE檔案局檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強本檔案局檔案的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案局內(nèi)部工作人員以及因工作需要借閱檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案借閱活動必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在借閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案安全的前提下，積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足其合理的檔案利用需求。二、檔案借閱申請與審批（一）內(nèi)部人員借閱1.申請流程內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還時間等信息。申請表需經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.審批流程將填寫完整的申請表提交至檔案管理部門。檔案管理部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請，予以批準，并在申請表上簽署審批意見；對于不符合規(guī)定的申請，應(yīng)向申請人說明理由，不予批準。（二）外部單位和個人借閱1.申請流程外部單位和個人如需借閱檔案，應(yīng)提前向本檔案局提交書面申請，說明借閱目的、所需檔案的詳細清單、借閱期限等內(nèi)容。申請需加蓋單位公章，并提供聯(lián)系人及聯(lián)系方式。2.審批流程檔案管理部門收到外部申請后，進行初步審查。對于涉及重要檔案或敏感信息的借閱申請，需報檔案局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進行綜合評估，決定是否批準借閱。審批通過后，檔案管理部門通知申請人辦理相關(guān)借閱手續(xù)。三、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.無論是內(nèi)部人員還是外部單位和個人，在獲得借閱批準后，均需到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員按照申請表內(nèi)容，在《檔案借閱登記簿》上詳細記錄借閱人姓名（或單位名稱）、借閱日期、檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計歸還日期等信息。2.對于外部借閱人員，還需登記其單位地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息，以便在借閱過程中進行溝通與聯(lián)系。（二）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門根據(jù)借閱登記情況，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》。借閱證應(yīng)注明借閱人姓名（或單位名稱）、借閱檔案清單、借閱期限等內(nèi)容。借閱人需妥善保管借閱證，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）檔案交付借閱人憑借閱證到檔案庫房領(lǐng)取所借閱的檔案。檔案管理人員與借閱人當面核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確保無誤后，將檔案交付給借閱人。對于重要檔案或珍貴檔案，檔案管理人員可根據(jù)實際情況進行復(fù)印或提供電子副本，供借閱人查閱使用，原件原則上不予外借。四、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.內(nèi)部人員借閱檔案一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.外部單位和個人借閱檔案的期限一般不超過[X]天。如因工作需要確需延長借閱期限，應(yīng)在到期前[X]個工作日向檔案管理部門提出書面申請，說明延長理由及延長后的歸還日期。檔案管理部門根據(jù)實際情況進行審批，批準后方可延長，但延長后的總借閱期限不得超過[X]天。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時歸還所借閱的檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失現(xiàn)象，借閱人應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔相應(yīng)的賠償責任。賠償責任的認定和賠償標準按照國家有關(guān)規(guī)定及本檔案局相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還日期，并收回《檔案借閱證》。五、檔案借閱過程中的安全與保密要求（一）安全要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出本檔案局辦公區(qū)域（如有特殊情況需帶出，應(yīng)提前辦理相關(guān)審批手續(xù)）。2.在借閱期間，借閱人應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案受到損壞、丟失、被盜等情況。如發(fā)生檔案安全事故，借閱人應(yīng)立即采取措施，并及時向檔案管理部門報告。3.借閱人使用檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定區(qū)域內(nèi)進行，不得在借閱檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需對檔案進行復(fù)制，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）保密要求1.借閱人應(yīng)對所借閱檔案的內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。嚴禁利用所借閱檔案從事任何違法違規(guī)活動。2.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，借閱人應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)及本檔案局的保密制度，采取必要的保密措施，確保信息安全。3.借閱期限屆滿或提前終止借閱時，借閱人應(yīng)將所借閱檔案及相關(guān)復(fù)印件、電子文檔等全部歸還檔案管理部門，不得私自留存或傳播。六、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記記錄是否完整、準確，借閱期限是否符合規(guī)定，檔案歸還情況是否正常等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并記錄在案。（二）不定期抽查檔案局將不定期對檔案借閱工作進行抽查，重點檢查檔案借閱過程中的安全與保密措施落實情況、借閱手續(xù)辦理是否規(guī)范等。對于違反檔案借閱制度的行為，將依法依規(guī)進行嚴肅處理。（三）違規(guī)處理1.對于內(nèi)部人員違反檔案借閱制度的行為，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、通報等處理；情節(jié)嚴重的，將按照本單位相關(guān)規(guī)定追究其責任。2.對于外部單位和個人違反檔案借閱制度的行為，檔案管理部門有權(quán)終止其借閱，并要求其承擔相應(yīng)的法律責任。同時，將其違規(guī)行為通報其所在單位或相關(guān)部門，建議采取進一步的處理措施。七、附則（一