PAGE村社區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村社區(qū)各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本轄區(qū)內(nèi)所有村社區(qū)的檔案管理工作，包括村社區(qū)黨組織、村民委員會(huì)、社區(qū)居民委員會(huì)等組織形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村社區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由村社區(qū)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村社區(qū)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整系統(tǒng)原則全面收集村社區(qū)在各個(gè)方面形成的檔案資料，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于日后查閱和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）管理機(jī)構(gòu)村社區(qū)應(yīng)設(shè)立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由村社區(qū)黨組織書(shū)記或社區(qū)居民委員會(huì)主任擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)村社區(qū)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）管理人員職責(zé)1.檔案管理人員負(fù)責(zé)村社區(qū)檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為村社區(qū)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。2.各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作，并對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料移交檔案管理人員統(tǒng)一管理。協(xié)助檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類村社區(qū)黨組織建設(shè)、黨員管理、組織活動(dòng)等方面的文件材料。村社區(qū)團(tuán)組織建設(shè)、團(tuán)員管理、青年活動(dòng)等方面的文件材料。村社區(qū)婦女組織建設(shè)、婦女工作、權(quán)益保障等方面的文件材料。2.行政管理類村社區(qū)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、決議等文件材料。村社區(qū)各類規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件材料。村社區(qū)對(duì)外聯(lián)系、合作交流、接待來(lái)訪等方面的文件材料。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類村社區(qū)產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃、調(diào)研報(bào)告等文件材料。村社區(qū)招商引資、項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)管理等方面的文件材料。村社區(qū)財(cái)務(wù)收支、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)清查等文件材料。4.社會(huì)事務(wù)類村社區(qū)民政工作、社會(huì)保障、救助救濟(jì)等方面的文件材料。村社區(qū)計(jì)劃生育、醫(yī)療衛(wèi)生、文化教育等方面的文件材料。村社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)、安全生產(chǎn)等方面的文件材料。5.居民自治類村社區(qū)居民會(huì)議、居民代表會(huì)議記錄、決議等文件材料。村社區(qū)居民公約、村規(guī)民約、自治章程等文件材料。村社區(qū)民主選舉、民主決策、民主管理、民主監(jiān)督等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，日期準(zhǔn)確。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、居民自治等五大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。編號(hào)可采用年度類別順序號(hào)的結(jié)構(gòu)，如“2023黨群001”表示2023年黨群工作類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所村社區(qū)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.檔案架應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、便于分類存放檔案的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。2.檔案盒應(yīng)選用符合檔案管理要求的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、起止日期等信息。3.防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等設(shè)備應(yīng)配備防蟲(chóng)藥、防霉劑、滅火器、防盜門(mén)、防盜窗等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案村社區(qū)重要的法規(guī)性文件、決議、決定、會(huì)議記錄等。村社區(qū)土地、房產(chǎn)等重要資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證書(shū)、合同協(xié)議等。村社區(qū)涉及居民重大利益的文件材料，如拆遷安置、社會(huì)保障等。2.長(zhǎng)期保管的檔案村社區(qū)一般的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。村社區(qū)各類規(guī)章制度、工作流程等文件材料。村社區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)等方面的一般性文件材料，保管期限為10年30年。3.短期保管的檔案村社區(qū)臨時(shí)性、階段性工作形成的文件材料，保管期限為1年5年。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.村社區(qū)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.村社區(qū)居民因個(gè)人事務(wù)需要查閱與其自身相關(guān)的檔案。3.上級(jí)部門(mén)、其他單位或個(gè)人因工作需要查閱村社區(qū)檔案，須經(jīng)村社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.村社區(qū)內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.村社區(qū)居民查閱與其自身相關(guān)的檔案，應(yīng)持有效身份證件，填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案管理人員核實(shí)身份后，方可查閱。3.上級(jí)部門(mén)、其他單位或個(gè)人查閱村社區(qū)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)村社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱服務(wù)工作。2.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.村社區(qū)應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織，檔案管理人員和相關(guān)部門(mén)兼職檔案員參加。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。（二）銷毀手續(xù)1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立村社區(qū)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或TIFF等。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化處理后的電子文件按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并錄入相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能可實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名日期、責(zé)任者、保管期限等。2.檔案檢索功能可根據(jù)檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息進(jìn)行快速檢索，方便檔案的查閱和利用。3.檔案借閱功能可實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記等功能，提高檔案借閱的工作效率。4.檔案統(tǒng)計(jì)功能可對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（四）信息安全管理1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。3.嚴(yán)格控制檔案信息化管理系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)系統(tǒng)和篡改檔案數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.村社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.上級(jí)檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)村社區(qū)檔案管理工作情況的監(jiān)督檢查，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，責(zé)