PAGE縣級檔案館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣級檔案館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣級檔案館對各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則縣級檔案館對本行政區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映歷史事實，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和保存各類檔案，保證檔案的齊全完整，維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)檔案縣級各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.專門檔案本行政區(qū)域內(nèi)重大活動、重點建設(shè)項目、突發(fā)事件等形成的專門檔案，以及涉及民生的婚姻登記、土地確權(quán)、房屋產(chǎn)權(quán)等檔案。3.歷史檔案收集本行政區(qū)域內(nèi)解放前形成的歷史檔案，包括革命歷史檔案、舊政權(quán)檔案等。（二）收集要求1.定期接收各立檔單位應(yīng)按照規(guī)定定期向縣級檔案館移交檔案，一般每年一次。交接雙方應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，明確交接檔案的種類、數(shù)量、期限等內(nèi)容。2.隨時收集對于重大活動、重點建設(shè)項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目竣工后及時收集歸檔。對于突發(fā)事件形成的檔案，應(yīng)在事件處理完畢后立即進(jìn)行收集，確保檔案的時效性和完整性。3.征集接收通過多種渠道征集本行政區(qū)域內(nèi)散失在社會上的具有重要歷史價值和文化價值的檔案資料，包括個人捐贈、購買、交換等方式。鼓勵社會各界向縣級檔案館捐贈檔案資料，對捐贈者給予適當(dāng)獎勵和表彰。（三）檔案交接1.交接準(zhǔn)備移交單位應(yīng)按照檔案整理要求，對擬移交的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制檔案移交目錄，確保檔案的質(zhì)量。同時，對檔案的整理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.交接程序交接雙方應(yīng)在規(guī)定的時間和地點進(jìn)行檔案交接。移交單位應(yīng)向接收單位提交檔案移交目錄一式兩份，并在交接清單上簽字蓋章。接收單位應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交單位溝通解決。交接完畢后，雙方應(yīng)將檔案交接清單各執(zhí)一份存檔。三、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案整理按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，對文書檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作。采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法，將歸檔文件按年度分開，在每個年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，再根據(jù)保管期限分為永久、定期（30年、10年）三類。對每份歸檔文件進(jìn)行編號，編制歸檔文件目錄，逐件裝訂。2.科技檔案整理根據(jù)科技檔案的種類和特點，采用項目分類法進(jìn)行整理。將一個項目的檔案材料集中在一起，按項目進(jìn)展階段或?qū)I(yè)性質(zhì)進(jìn)行分類，編制項目檔案目錄，建立項目檔案卷內(nèi)目錄，對項目檔案進(jìn)行裝訂或裝盒保管。3.會計檔案整理按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，對會計檔案進(jìn)行分類整理。會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，會計賬簿應(yīng)按年度整理歸檔，財務(wù)報告應(yīng)按年度分別立卷。編制會計檔案目錄，注明檔案的名稱、年度、保管期限等信息。4.人事檔案整理依據(jù)《干部人事檔案工作條例》，對人事檔案進(jìn)行分類整理。按照檔案內(nèi)容分為十大類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免材料、其他材料。對每份材料進(jìn)行編號，編制人事檔案目錄，建立檔案副本，確保人事檔案的完整準(zhǔn)確。（三）整理質(zhì)量要求1.分類準(zhǔn)確嚴(yán)格按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類，確保檔案歸類合理，便于查找和利用。2.編號規(guī)范編號應(yīng)連續(xù)、清晰，不得重號、漏號，便于檔案的識別和管理。3.編目詳細(xì)編目信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括檔案的題名、日期、責(zé)任者、文號、頁數(shù)等內(nèi)容，便于檔案的檢索和利用。4.裝訂整齊裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字，保持檔案的原貌。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)縣級檔案館應(yīng)建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來發(fā)展需要合理確定，滿足檔案存放和管理的要求。2.庫房設(shè)施配備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備等。檔案密集架應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的承重能力和穩(wěn)定性。溫濕度控制設(shè)備應(yīng)能確保庫房內(nèi)溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。（二）檔案存放1.上架排列按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列上架。同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。檔案應(yīng)直立存放，避免平放或倒置，防止檔案受損。2.標(biāo)識管理在檔案架上設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于快速查找檔案。同時，在庫房內(nèi)設(shè)置檔案存放示意圖，標(biāo)明各類檔案的存放位置。（三）保管要求1.定期檢查建立檔案定期檢查制度，對檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查。一般每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置、保管環(huán)境等情況。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.日常維護(hù)加強(qiáng)對檔案庫房的日常維護(hù)管理，保持庫房清潔衛(wèi)生，定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。注意觀察庫房內(nèi)的溫濕度變化情況，及時采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)，防止檔案因溫濕度不適而受損。3.安全管理嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作。設(shè)置專人負(fù)責(zé)庫房管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。定期對消防設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。五、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管期限，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由縣級檔案館館長擔(dān)任組長，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.分析評估法對檔案進(jìn)行分類分析，評估不同類別檔案的整體價值，確定各類檔案的存毀比例。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管檔案反映本行政區(qū)域重大歷史事件、重要政策法規(guī)、重要人物活動等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案；本行政區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位形成的具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如重要的會議記錄、決策文件、財務(wù)報表等。2.定期保管檔案在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，定期保管期限分為30年和10年。3.無需保管檔案已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無查考利用價值的臨時性文件等。（五）鑒定程序1.初鑒檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行初步審查，提出初步鑒定意見，確定需要進(jìn)一步鑒定的檔案范圍。2.詳鑒鑒定工作小組對初鑒確定的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，逐件分析檔案的價值，提出存毀意見。3.審核鑒定工作小組對詳鑒結(jié)果進(jìn)行審核，形成最終的鑒定報告。鑒定報告應(yīng)包括鑒定工作的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果等內(nèi)容。4.審批鑒定報告經(jīng)縣級檔案館館長審批后生效。對需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報經(jīng)同級檔案行政管理部門批準(zhǔn)后實施銷毀。六、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量，包括檔案的總卷（件）數(shù)、不同年度、保管期限、門類的檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的查閱人次、查閱卷（件）數(shù)、利用效果等情況。3.檔案整理情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案整理的數(shù)量、進(jìn)度、質(zhì)量等情況。4.檔案保管情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案庫房的面積、設(shè)備配備情況、溫濕度變化情況、檔案安全事故等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立統(tǒng)計臺賬檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。統(tǒng)計臺賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.定期統(tǒng)計報表縣級檔案館應(yīng)定期向上級檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，反映本館檔案管理工作的基本情況。統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整。3.數(shù)據(jù)分析與利用對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，及時采取措施加以改進(jìn)。七、檔案利用（一）利用范圍1.依法提供利用縣級檔案館應(yīng)依法向社會開放檔案，為公民、法人和其他組織提供檔案查閱服務(wù)。開放的檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和編目，編制開放檔案目錄，供利用者查閱。2.內(nèi)部利用為本行政區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織提供檔案查閱服務(wù)，滿足其工作需要。同時，為檔案管理人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)、研究等方面的檔案利用服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.查閱登記利用者查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱檔案的種類和范圍、查閱時間等信息。查閱登記表應(yīng)妥善保管，以備查詢。2.審批手續(xù)對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，利用者應(yīng)按照規(guī)定履行審批手續(xù)。審批手續(xù)應(yīng)明確審批部門、審批權(quán)限、審批程序等內(nèi)容，確保檔案信息的安全。3.查閱方式利用者查閱檔案應(yīng)在檔案查閱場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱檔案時，應(yīng)使用檔案管理人員提供的查閱工具，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。（三）利用服務(wù)1.提供咨詢檔案管理人員應(yīng)熱情接待利用者，為其提供檔案查閱咨詢服務(wù)。解答利用者關(guān)于檔案內(nèi)容、存放位置、查閱方法等方面的問題，幫助利用者順利查閱檔案。2.協(xié)助查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，協(xié)助其查找和調(diào)閱檔案。在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或利用者有特