PAGEx鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)[x]鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[x]鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、下屬事業(yè)單位、各村（社區(qū)）等在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)對各類檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況。3.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱、借閱和使用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息安全，嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度、工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.集中統(tǒng)一管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.對各部門和村（社區(qū)）的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。5.做好檔案庫房的安全管理工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。（二）各部門及村（社區(qū)）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門和村（社區(qū)）檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將整理好并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的檔案移交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門和村（社區(qū)）檔案保管場所的安全管理，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門在履行職責(zé)過程中形成的文件材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案等。3.下屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、資料、科研成果、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.各村（社區(qū)）在村務(wù)管理、社區(qū)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面形成的文件、記錄、圖表等。5.鄉(xiāng)鎮(zhèn)舉辦的各類重大活動(dòng)、重要會議、突發(fā)事件處理等形成的聲像、電子等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門和村（社區(qū)）應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.會計(jì)檔案應(yīng)在會計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照國家有關(guān)規(guī)定整理歸檔，保管一年期滿后移交綜合檔案室。3.其他專門檔案應(yīng)根據(jù)其形成特點(diǎn)和實(shí)際情況，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門和村（社區(qū)）檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照文件形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對分類后的檔案材料進(jìn)行裝訂、編目，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.填寫檔案盒封面、脊背等信息，將整理好的檔案移交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。4.綜合檔案室對接收的檔案進(jìn)行檢查、核對，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法。即先按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個(gè)保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷，卷內(nèi)按文件材料的性質(zhì)、時(shí)間順序排列。3.會計(jì)檔案按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類整理。4.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，同時(shí)注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。5.電子檔案按照文件類型、年度、保管期限等進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行有效的存儲和管理。（三）編號與編目1.對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案采用全宗號年度保管期限目錄號案卷號的編號方法；科技檔案、會計(jì)檔案等根據(jù)其分類特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)編號。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等項(xiàng)目，以便于檔案的檢索和查閱。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室牽頭，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。2.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應(yīng)充分聽取各方面意見，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、客觀。（二）銷毀程序1.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期等信息。2.銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息徹底消除。4.銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的保管（一）保管場所1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防器材、防蟲藥品等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識。（三）庫房管理1.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房進(jìn)出人員。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，包括溫濕度檢查、設(shè)備運(yùn)行檢查、檔案實(shí)體檢查等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本信息。3.檔案的利用情況，包括查閱、借閱的人次、卷次等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度，確保檔案信息的合法使用。2.服務(wù)大局原則檔案利用要緊密圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會服務(wù)等提供有力支持。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，為利用者提供便捷、高效的檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，利用者應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或村（社區(qū)）負(fù)責(zé)人審核后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或村（社區(qū)）負(fù)責(zé)人審核、鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。（三）利用登記綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對查閱、借閱檔案的時(shí)間、內(nèi)容、利用者等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。利用登記記錄應(yīng)長期保存，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與歸檔1.各部門和村（社區(qū)）在工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集、整理，并及時(shí)移交至綜合檔案室。2.電子文件的收集應(yīng)確保其來源可靠、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，同時(shí)收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)、背景信息等。3.綜合檔案室對接收的電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行有效的存儲和管理。（二）電子檔案的保管1.采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案保管制度，明確保管人員職責(zé)，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，確保電子檔案信息安全。3.定期對電子檔案的存儲設(shè)備進(jìn)