PAGE新教育檔案管理制度一、總則（一）目的為加強新教育檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育教學、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及新教育相關的部門、機構及人員所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：新教育檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映新教育工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止泄露。4.便捷利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責新教育檔案的日常管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.制定和完善新教育檔案管理的各項規(guī)章制度和工作流程。3.負責新教育檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為教育教學、管理及研究提供參考依據(jù)。6.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門新教育檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。其主要職責包括：1.負責本部門新教育文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的文件材料進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.根據(jù)工作需要，協(xié)助檔案管理部門查閱、借閱本部門的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍新教育檔案的收集范圍包括但不限于以下方面：1.教育教學文件：教學計劃、教學大綱、教案、課件、試卷、成績冊等。2.師資隊伍建設文件：教師招聘、培訓、考核、職稱評定等相關材料。3.學生管理文件：學生招生、學籍管理、獎懲情況、畢業(yè)就業(yè)等材料。4.教育科研文件：科研項目申報、研究成果、學術論文等。5.學校管理文件：學校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、工作總結、會議紀要等。6.對外交流與合作文件：合作協(xié)議、交流活動記錄等。7.其他與新教育相關的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的真實性、完整性和準確性。2.對于重要文件材料，應一式兩份或多份，分別保存于不同的載體（如紙質、電子等），以防止丟失。3.收集的文件材料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教育教學類、學生管理類、教育科研類、財務管理類、后勤管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號方法可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結合的方式。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并打印成冊。檔案目錄應一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門兼職檔案員應在每年的[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和整理質量。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時通知移交部門進行補充或整改。2.審核通過后，檔案管理部門將檔案按照分類編號順序進行排列上架，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息，建立電子檔案目錄。3.檔案管理部門對歸檔的檔案進行統(tǒng)一編號，并在檔案封面、盒脊等位置標注檔案編號，同時制作檔案標簽，注明檔案名稱、編號范圍、保管期限等信息，粘貼在檔案盒上。（三）保管期限新教育檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如學校發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、重大事件檔案、上級重要文件等。2.長期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如年度工作計劃、工作總結、教學常規(guī)檔案等。3.短期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如一般性文件、臨時性活動檔案等。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.對電子檔案應定期進行備份，備份介質應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進行維護和檢查，確保電子檔案的可讀性和完整性。4.檔案管理人員應定期對檔案進行清查核對，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要檔案或機密檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織主管領導批準后方可查閱。3.外單位人員因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時，應出示有效證件，并在檔案查閱登記簿上登記。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表或介紹信，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱人員如需復印、拍照檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。復印、拍照的檔案材料應注明出處，并妥善保管，不得用于其他用途。（三）借閱權限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及重要檔案或機密檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織主管領導批準后方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人員到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)時，應出示有效證件，并在檔案借閱登記簿上登記。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，提供相應的檔案，并填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案名稱、編號、借閱時間、借閱期限等信息，由借閱人員簽字確認。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自帶出公司/組織。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等因素，按照國家有關檔案鑒定的標準和本公司/組織的實際情況，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制《檔案鑒定清冊》，注明檔案名稱、編號、保管期限、形成時間、鑒定意見等信息。2.檔案鑒定工作小組對《檔案鑒定清冊》進行審核，逐份鑒定檔案的存毀，并簽署鑒定意見。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，報公司/組織主管領導批準后進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門按照批準的《檔案銷毀申請表》，組織專人對擬銷毀的檔案進行清點核對，確保銷毀檔案與《檔案銷毀申請表》一致。2.對紙質檔案，應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀；對電子檔案，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，